内定先に電話をかけるときのマナー

電話を使ったコミュニケーションが減っていることから、電話をかける際のマナーに自信がないという学生の方は多いのではないでしょうか。就活時も選考が進んだり、内定をもらえたりするまで、企業側と電話でやりとりする機会はまずないと思います。ここでは、内定先企業に電話をかける際に知っておきたい、マナーについて説明します。

電話をかける前に気を付けること

内定を承諾する連絡や、内定者懇親会の欠席の連絡などで、内定先に電話で連絡しなければならない機会もあると思います。内定先に電話をする前にどんなことに気を付けたらよいのか、いくつかのポイントにわけて紹介します。

電話をかける時間帯は10～12時、14～16時頃

電話をかける際は、相手の状況を想像して時間を選びましょう。

就業直後の9～10時は、メールのチェックや朝の打合せなどで慌ただしいことが想定されるので避けます。昼休みと昼休み直後の12～14時も席を外している場合が多いので避けます。終業時間の近い16時以降も帰社に向けて忙しくしていることが予想されるので、やめたほうがよさそうです。

それらの時間を外した、10～12時、14～16時頃を目安に電話をかけるようにしましょう。

電波状況のよい静かな場所を選ぶ

せっかく電話を取り次いでもらったのに、電波が悪くて会話が途切れてしまう、うるさい場所なので会話が聞き取れないなどの失礼なことは、絶対にないようにしましょう。電話の相手が、自分のために仕事を中断して時間を割いてくれていることを忘れずに、静かに落ち着いて話せる環境で電話をかけるようにしてください。

用件をメモにまとめておく

会話を簡潔にわかりやすく済ませられるように、話の要点をメモに書いて手元に置いておきましょう。必要事項を箇条書きにしてもよいですし、緊張してうまく話せないかもしれないと心配な方は、自分の話す言葉を台本のように書いておいてもいいと思います。伝え忘れや聞き忘れがあって、もう一度電話する必要がないように準備しましょう。

メモと筆記用具を手元に置く

先方から伝えられたことは、忘れないようにメモを取るようにしましょう。手元にメモ用紙と筆記用具を置いて電話をかけてください。

電話で話すときに気をつけることは？

準備が整ったら、次は電話をかけましょう。落ち着いた口調で聞き取りやすいように話すように心がけましょう。

名乗ってから取次をお願いする

内定先への電話に限らず、電話をする際の基本でもありますが、まずは自分の名前を名乗りましょう。内定先に電話をする際は、「大学名・学部名・氏名（フルネーム）」の順で伝え、自分がどこの誰かわかるようにしてください。

担当者に再度名乗り、用件を簡潔に伝える

担当者に取り次いでもらったら、再度名乗ります。電話を取り次いだ方から名前は伝わっているはずですが、もう一度名乗るのがマナーです。名乗ったら用件を簡潔に伝えます。用件が手短に済む内容なら、そのまま話を進めて構いません。

もし、担当者に相談したいことがあるなど込み入った内容であれば、「こういった内容で少し相談させていただきたいのですが、お時間はよろしいでしょうか？」と確認をとってください。

お礼を言って電話を切る

最後は、お礼を言ってから電話を切りましょう。電話はかけた方が先に切るのがマナーとされていますが、話し終えてすぐに電話を切ると失礼になるのでやめてください。心の中でゆっくり1、2と数えてから終話ボタンを押すようにしましょう。

不在の場合はかけなおす旨を伝える

ここまで、担当者とのやりとりを紹介しましたが、担当者が不在の場合や席を外していることも考えられます。その場合の対応の仕方について説明します。

ビジネスマナーでは、電話の相手が不在の場合は、電話をかけた側が再度かけ直すのがマナーです。
もし、戻り時間がはっきりしないので企業側から電話すると申し出てもらった場合には、お願いしましょう。その際、自分の電話番号と電話に出られる時間帯をしっかり伝えてください。

メールよりも電話をかけたほうが気持ちが伝わる

用件だけならメールで十分伝わりますが、内定先であれば、ここに至るまで何度も面接などをしてもらい、自分に対してかなりの手間と時間を割いてもらっているはずです。

また、内定後の連絡内容は、内定の承諾・断りや、内定懇親会や研修の連絡など、内容も重要であることが多いと思います。そのため、メールで用件だけを伝えるよりは、電話で用件に加えて感謝の気持ちや申し訳ない気持ちも直接伝えらえるといいと思います。

特に内定の断りを伝える電話はとてもしにくいと思いますが、ここまで選考してもらった感謝の気持ちと申し訳ない気持ちを直接伝えられます。今後社会に出て一緒に仕事をする機会もあるかもしれないので、誠意ある対応を心がけましょう。

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最後に

内定先に電話をするのは緊張すると思いますが、担当者は学生ならそれも当然と思っています。マナーを守ってさえいれば失礼にあたることはないので、肩の力を抜いてリラックスした気持ちで電話をしましょう。