就活で必要な添え状(送付状)の書き方

就職活動を始めると、エントリーシートや履歴書といった書類を企業に送ることが増えます。
ここでは、書類送付の際のマナーと言われている、添え状(送付状)について、その書き方を解説していきます。

添え状
目次

そもそも添え状とは?

「添え状」とは、エントリーシートや履歴書を郵送する際に同封する書類のことです。
就活生の皆さんはあまりなじみがないかもしれませんが、ビジネスの場では当たり前に使われているものです。

添え状が必要なのはなぜ?

添え状は、
・誰が
・誰に
・何を
・何枚送った
ということがわかるようにするために、必要な書類です。

たまに、「添え状なんて無駄だから必要ない」と言っている方もいますが、そんなことはありません。
筆者も以前人事担当者をしていたのでわかりますが、添え状もなく履歴書だけポーンと送られてくると、「この人ちょっと常識ないな」と思ってしまいます。
そのため、添え状がなかった人は悪い意味で印象に残っていることがあります。

しかし、何千と書類が届くような大手企業では、履歴書等の応募書類を開封したり、整理したりするのは別の企業に委託している場合もありますので、必ずしもその企業の採用担当者が添え状を見るとは限りません。
そうはいっても、添え状を送って損なことはありません。
添付しておけば安心なもの、と思っておきましょう。

添え状に入れるべき項目

添え状は、手書きである必要はありません。
テンプレートさえ作っておけば、使いまわしがきくものです。
自分の考えを織り込むことは必要ないので、悩む必要もありませんよ。
作成の際には、A4の用紙1枚に収まるように作成しますが、以下の項目は必ず入れるようにしましょう。

日付

まずは、右上に書類を提出(投函)する年月日を書きます。
たまに、添え状を作成した日を入力する方がいますが、提出する日とあまりに乖離があるとよくありませんので、提出予定の日を入力しましょう。

また、年の表記は和暦(平成など)が基本です。
西暦でも間違いではありませんが、履歴書などの応募書類に記載する年号は和暦が多いためです。
もしも提出書類の年号が西暦であれば、添え状も西暦表記で構いません。

宛名

日付の次の行には、提出先の宛名を書きます。
日付は右側に寄せますが、宛名は左端から書きます。
宛名に対する敬称は、以下のように場合によって異なりますので、注意しましょう。

・会社名のみ分かっている場合…「御中」を付ける(例:●●株式会社御中)
・会社名と部署名が分かっている場合…「御中」をつけるか、「部署名+ご担当者様」と表記する(例:●●株式会社人事部御中/●●株式会社人事部ご担当者様)
・会社名、部署名、担当者名がわかっている場合…「様」をつける(例:●●株式会社人事部山田様)

差出人

次の行には、差出人であるあなたの名前を書きます。
以下の項目を、右端に寄せて書きいていきましょう。

・学校名、学部名、学科名
・氏名
・郵便番号、住所
・電話番号
・Eメールアドレス
住所など、あまりに1行が長くなるようなら、1つの項目を複数行に分けて書いても構いません。

タイトル

1行あけて、中央に添え状の要旨がわかるようなタイトルを書きます。
履歴書やエントリーシートの応募の際であれば、「選考書類の提出につきまして」で構いません。

頭語・結語、挨拶文、本文

また1行あけ、今度は左側から本文を書いていきます。
添え状はビジネスレターの一種ですので、ビジネスレターの構成に則って作成します。
その際、以下の項目を入れていきましょう。

・頭語、結語
ビジネスレターでは、「頭語」と「結語」をセットで使います。
頭語と結語の代表的なものは、「拝啓」と「敬具」です。
あまり深く考えなくても構いませんので、文章の始めに頭語、文章の最後、右端に結語を書く、と覚えておきましょう。

・挨拶文
頭語の後につける文章です。「●●の候~」と、季節ごとに「●●」の部分を変える必要がある挨拶文もありますが、今回は、通年で使える挨拶文をご紹介します。

例1:時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
例2:貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

上記はあくまで一例ですので、気になる方はご自身でも調べてみてくださいね。

・本文
用件を簡潔に伝えます。「私は、●●大学の●●と申します」など、自己紹介を改めて書く人もいますが、それは不要です。
履歴書やエントリーシートを送る場合の添え状ならば、応募書類をお送りすること、また、面接の機会をぜひいただきたいことなどを盛り込めば十分でしょう。
これも、下記に例文を示しますので、参考にしてください。

例:この度、貴社の新卒採用に応募いたしたく、下記の応募書類をお送りいたします。
ぜひ、面接の機会をいただけましたら幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。

記書き、送付するもの一覧、以上

本文を書き終えたら、完成までもう一息です。
送付書類を記載するときにも、ビジネスレターのルールに則って、以下の項目を書いていきます。

・記書き
本文から1行あけて、中央に「記」と書きます。
これは、送付書類をその下に書く際の決まり文句です。
この先、送ったものを記していますよ、という意味を表しています。

・送付するもの一覧
「履歴書1枚」など、送ったものの名称と枚数を記載します。「●枚」の代わりに、「●通」と書く場合もありますが、どちらでも構いません。

・以上
これで終わりです、という意味の「以上」を最後の行の右端に書きます。

   

こんな添え状はNG

添え状は、「この書類を送りますよ」ということが伝わればOKですので、シンプルでよく、かつ個性を表現する書類ではありません。
では、具体的にはどのような添え状がNGだと思われてしまうのでしょうか。
例を示しました。

誤字脱字が多い

添え状というのは、じっくり読むものではありませんが、こうした書類をいつも見慣れている人事の方にとっては、さっと見ただけで誤字脱字を見つけることは簡単です。

誤字脱字が多いと、「この学生は、提出前に書類を見直すこともしないのか…」と思われてしまいます。
こんな少しのことで、採用担当者は「きっと仕事をしても雑なんだろう」「注意深く物事を見られないのだろう」などと、ネガティブな印象を持ってしまいます。
添え状に限らず、書類は必ず提出前に見直しを!

(手書きの場合)消えるボールペン使用、文字が乱雑

添え状は手書きである必要はありませんが、パソコンで作らなければいけないというわけでもありません。
手書きで提出したい!という方は、消えるボールペンで書くことは避けましょう。
輸送などの間に紙に圧力がかかって、文字が消えてしまうこともありえます。
また、手書きで書くからには、文字は丁寧に書きましょう。
乱雑な文字では、「志望度が低いのだろうな」と思われてしまいますよ。

自己PRが長々と書いてある

添え状の目的は、「誰が誰に、何を何枚送った」ということであると冒頭でお伝えしました。
その目的外のことを長々と書くことは、リスクが高いです。「やる気があっていい!」と評価する採用担当者もいるかもしれませんが、「ここでPRされても…履歴書やエントリーシートでPRすればいいのに」と思うのが正直なところです。
なぜなら、添え状自体、ずっと保管しておくものではなく、場合によってはすぐに捨ててしまう企業もありますので、真剣に読んでもらうことを目的にしていないからです。

最後に

応募書類提出の際に同封する「添え状」。
その意味と、書き方をご理解頂けましたか?ビジネスレターの基本をおさえて、常識ある就活生を目指しましょう。


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