就活で使う送付状(​​添え状)の書き方と送り方を解説

就活中はES(エントリーシート)や履歴書といった書類を企業に送ることが増えます。ここでは書類送付の際に必要な送付状(添え状)について、正しい書き方や注意すべきポイントを解説していきます。

添え状
目次

就活で添付状が必要なのはなぜ?

送付状とは?

送付状とはES(エントリーシート)や履歴書を郵送する際に同封する書類のことです。添え状やカバーレターなどと呼ばれることもあり、ビジネスの場では当たり前に使われているものです。

送付状には、「誰が誰にどんな書類を送ったか」が一目でわかるように記されています。書くべきことや書き方はある程度決まっているので、誰でも簡単に作成できます。

送付状がいらないケース

就活中企業に履歴書やエントリーシートを送付する際には、送付状を同封するのがマナーです。しかし会社説明会や面接会場などで、履歴書やエントリーシートを手渡しする場合は送付状は必要ありません。

応募書類の送付にあたって、企業から「送付状は不要です」と言われることがあるので、その場合は企業の指示に従いましょう。

添え状の書き方

パソコンで作成する

添え状は、パソコンで作成するのが一般的です。テンプレートをダウンロードするか、word(ワード)ソフトで作成するかして、A4サイズの用紙に印刷しましょう。パソコンがない場合や手書きで書きたい場合は、手書きでも構いません。

添え状の書き方例

添え状

【1】日付
まずは右上に、書類を投函する日付を書きます。添え状を作成した日を入力してしまわないよう注意してください。年の表記は西暦でも間違いではありませんが、平成や令和などの和暦が基本です。

【2】宛名
日付の次に宛名を書きます。日付は右側に寄せますが、宛名は左端から書きます。宛名の敬称は場合により異なるので注意しましょう。

会社名だけ分かっている場合 → 〇〇株式会社御中
部署名まで分かっている場合 → 〇〇株式会社〇〇部御中
担当者名がわかっている場合 → 〇〇株式会社〇〇部〇〇様

【3】差出人

次に差出人であるあなたの情報を書きます。以下の項目を、右端に寄せて書きいていきましょう。

学校名・学部名・学科名
氏名
郵便番号と住所
電話番号
Eメールアドレス

【4】タイトル

中央に添え状の要旨がわかるタイトルを大きく書きます。履歴書やエントリーシートの送付なら「選考書類の提出につきまして」「選考応募書類の送付につきまして」などで構いません。

【5】本文

本文には、頭語・挨拶文・用件・結語、を書きます。

「頭語」と「結語」はセットで使います。頭語と結語の代表的なものは、「拝啓」と「敬具」です。あまり深く考えなくていいので、文章の始めに頭語、文章の最後は右端に結語を書くと覚えてください。

頭語に続けて挨拶文を書きますが、これも定型分があるので覚えておきましょう。続けて用件を簡潔に伝えます。履歴書やエントリーシートを送る場合の添え状ならば、応募書類をお送りすること、面接の機会をいただきたいことを盛り込めば十分です。

【6】記書き
記書きは本文から1行あけて、中央に「記」と書きます。送付書類を書く際の決まり文句で、「この先に今回送ったものを記していますよ」という意味です。送ったものの名称と枚数を記載するとき、「●枚」でも「●通」でもどちらでも構いません。最後に「これで終わりです」という意味の「以上」を最後の行の右端に書きます。

送付状の送り方マナー

クリアファイルに入れる

書類が用意できたら、内容の不備や誤字脱字がないか、足りない書類はないかを確認します。書類はそのまま封筒に入れるのではなく、まとめてクリアファイルに挟んでから封筒に入れましょう。

複数の書類がまとまってきれいにおさまりますし、受け取った人も取扱いやすいです。クリアファイルに入れておけば書類が折れ曲がったりするのを防げて、水濡れの防止にもなります。

書類の向きと順番に注意

書類の向きはすべて揃えるようにします。上下はもちろん、すべて表面が上になるように重ねていきましょう。

重ねる順番にも注意してください。上から「送付状、エントリーシート、履歴書、その他の書類」となるように重ねます。

封筒は角2サイズ

封筒は書類を折らずに入れられるサイズを選びましょう。履歴書やエントリーシートの送付なら、白色無地の角2サイズがベストです。

送付状作成で注意すべきポイント

誤字脱字がないかチェック

送付状が完成したら、誤字脱字がないか必ず確認しましょう。誤字脱字が多い書類を見た採用担当者は、「仕事をしても雑なんだろう」「慎重さが足りない」などとネガティブな印象を持ってしまいます。

送付状に限らず、就活で企業に送る書類やメールは何度も見直しをしてから送るのが鉄則です。とくにテンプレートを使う場合は、企業名や日付の変更忘れがないかよく確認してください。

自己PRは書かない

採用担当者にアピールしたいあまり、送付状に自己PRを書いてしまう就活生もいます。しかし、送付状に自己PRや希望条件などを書くのはおすすめしません。

送付状の目的は、誰が誰にどんな書類を送ったか記すことです。送付状じっくり読む人もあまりいないので、必要なこと以外は書かないのが賢明です。

簡潔にまとめる

送付状作成で大切なポイントは、「必要な情報をわかりやすくまとめる」ことです。書き方で個性を出したり、特別なことを書いて目立とうとする必要はありません。

今回ご紹介した書き方が、送付状のもっとも一般的な書式です。決められた形式に沿って、わかりやすくまとめることを意識してください。

最後に

たかが送付状と思う人もいるでしょうが、企業の担当者は細かいところまで見ているものです。社会人として知っておいて損はない知識なので、この機会に正しい書き方・送り方をマスターしておきましょう。



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