説明会にエントリーシートは必要？その場で記入するパターンも解説

主催企業によって異なりますが、説明会参加者にもエントリーシートの提出が求められることがあります。会場についてからその場で記入することもあるので、この記事では事前に準備しておくケース、その場で記入する両方のケースについて解説します。

エントリーシート提出が必要な説明会もある

企業説明会は就活の中でも初期段階の活動であり、比較的参加のハードルは低めですが、エントリーシートの提出を求められることもあります。開催前に提出を済ませる場合と会場で記入する場合の2パターンがあるので、募集要項をよく確認して準備が漏れないようにしてください。

事前に準備・提出する場合

事前にエントリーシートを提出する必要があるのは、志望者が毎年たくさんいる大企業に多いパターンです。説明会を開催するにも時間とコストがかかるため、エントリーシート提出というハードルを設けて自社への関心が高い就活生が参加するようにしたいという狙いが隠れています。

会場で記入を求められる場合

会場で記入を求められる場合は、事前に告知されていないことも多いです。参加までにどのくらい企業について調べているか、志望動機が固められているかを確認したいという意図を持つ企業がこの形式をとる傾向にあります。また、時間内に言われたことがこなせるかどうかのチェックの場になっているケースも見られます。

説明会より前にエントリーシートを記入する場合の準備と流れ

エントリーシート提出が説明会前の場合と説明会当日の場合とでは、流れや注意点が異なります。ここでは説明会前に提出する場合の準備と流れについて、注意点を含めて解説します。

提出のタイミングと形式を確認する

説明会よりも前に記入する場合には、提出のタイミングと形式をしっかり確認しておく必要があります。設定された期日までに郵送する、メールでデータを送る、説明会の会場で記入済みのエントリーシートを提出する、など様々なパターンがあり得るので、提出のタイミングと形式を忘れず確認してください。

提出に必要なものを揃える

提出の形式に応じて必要なものが変わってくるので、記入する内容以外にも気を配りましょう。エントリーシートをデータとして提出する場合は、データのファイル名が指定されていないか確認してください。指定が無くても「(企業の正式名称)会社説明会_(フルネーム)_エントリーシート」など、ファイルをみる相手が内容を判別できるような名前にすると、きちんとした印象になります。

エントリーシートの実物を郵送したり社員に手渡したりする場合は、封筒とクリアファイルを用意する必要があります。いずれも新品を使うようにしてください。エントリーシートは基本A4サイズなのでクリアファイルもA4サイズ、封筒は角型2号をそれぞれ選ぶようにしましょう。クリアファイルは無色透明のものを、封筒はクラフト紙タイプもありますが、エントリーシート提出にはフォーマルな白色無地のものをおすすめします。

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エントリーシートをカバンに入れて会場に持参する際は、封筒に入れたエントリーシートがカバンの中で折れないように封筒ごとクリアファイルに入れましょう。郵送の際も、クリアファイルに入れたうえで封筒に入れることで、郵送中にエントリーシートが折れたり汚れたりするのを防げます。

内容をしっかり検討したうえで記入する

事前に記入しておく場合は、書く時間も内容を吟味する時間もたくさんあるので、その分審査も厳しくなりがちです。清書する前に、誤字脱字やよりよくできる箇所がないかよく確認しましょう。

自分で書いたものを見直すだけでは見落としが起こりがちなので、客観的な意見を取り入れるのがおすすめです。具体的には、知識がある人（大学の就活相談部門など）に添削を頼んだり、ネットの記事を参考にしたりする方法があります。

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渡す際のマナーを確認する

説明会の会場で提出する場合は社員の方に手渡しすることになるので、渡す際のマナーを確認しておくことが大切です。封筒ごと渡すのか、書類のみの状態にするのかなどの指示も聞き逃さないようにしてください。

エントリーシートを渡す際の基本的な手順は、以下の通りです。

①（必要であれば）エントリーシートを封筒やファイルから取り出す
②エントリーシートの向きを相手に合わせる
③渡す相手の目を見て、軽く挨拶する（「よろしくお願いいたします」でOK）
④両手で丁寧に渡す

手順を知っておくと焦りを防げるので、説明会の直前になったらもう一度上記の手順をおさらいしておきましょう。

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説明会当日にエントリーシートを記入する場合の準備と流れ

説明会の当日にエントリーシートを記入する場合は、準備の仕方や当日の流れが事前記入のときと全く違います。手順をよく確認して当日の忘れ物やミスを防ぎましょう。

説明会の案内をしっかり読む

当日に記入する場合は事前にアナウンスされないことも多いですが、案内メールや説明会の情報が載っているサイト等で会場にて記入する旨を告知している企業もあります。また「当日エントリーシート記入」という文言がなくても、「文房具持参」などの言葉があった場合は要注意です。

使い慣れた筆記用具を持参する

会場内で記入する場合は、企業がペンなどを用意してくれていることもありますが、使い慣れていないものでは書き間違いなどが起こりやすく、スムーズに書くのが難しくなります。説明会には使い慣れた筆記用具を持っていくようにすると、初めて使うものより書きやすく、落ち着いて取り組めます。

エントリーシート記入に使うのは一般的に黒のボールペンなので、手持ちの黒ボールペンで使い慣れたものを説明会に持っていきましょう。消せるインクのペンは公的書類には使えないので、それ以外のボールペンを選ぶようにしてください。

志望動機・ガクチカの内容をメモしておく

エントリーシートに書く内容は企業によって少しずつ異なりますが、必ず書くことになるのが志望動機とガクチカの2つです。説明会前にエントリーシートに書きたい志望動機、ガクチカの内容を記入したメモを用意して当日持っていけば、書きたいことを忘れたり書き損じたりといった事態を防げるのでおすすめです。

書きたいことは頭に入っていると思っていても、当日は会場特有の緊張感で忘れてしまうことも考えられます。時間が無いという場合も、箇条書きでもいいので簡単にメモしていくと安心です。

最後に

説明会のエントリーシートを事前に記入しておくのと当日記入するのとでは、前もってするべき準備も提出の流れも全く違っています。エントリーシートは企業に自分の志望度の高さを伝える大事な書類なので、よりよいものが提出できるよう準備しておきましょう。