Zoomでプレゼンのコツ〜気をつけることと便利な機能〜

昨今Zoomでのプレゼンの機会が増えてきましたが、対面と勝手が違い戸惑うことも多いです。よりわかりやすいプレゼンを行うために、Zoomで気をつけるポイントと便利な機能を解説します。

Zoomプレゼンの注意点

プレゼンの基本的なやり方やコツは対面のプレゼンと変わりませんが、Zoomならではの注意点もあります。資料作りに関わることもあるためはじめに確認しておきましょう。

動画やアニメーションはできるだけ使わない

Zoomではスライドに動画を埋め込んだり、アニメーションを取り入れたりすると人によって動かない、カクカクするということがあります。パソコンが重くなる原因になってしまうため極力使わないようにしましょう。どうしても動画を見る必要がある場合は一旦Zoomでの画面共有を停止して、別で動画を共有すると比較的上手くいきます。

身振り手振りは伝わりにくい

対面のプレゼンでは身振り手振りを使って表現することが多いと思います。しかし、Zoomで同じことをするとカメラが小さくて見にくい、人によっては画面全体にスライドを表示していて発表者を見ていないということがあります。もし何かスライドとは別に自分のビデオで製品や資料など見せたいものがある場合は「カメラをご覧ください」と一言注意をいれるようにしましょう。

1枚あたりの時間を短くする

1枚のスライドが表示されて長々説明されると聞いている方も集中が切れてしまします。対面に比べると目の前の動きが圧倒的に少ないため、スライドを分けるなどして1枚あたりの説明を短めにしましょう。

発表者ツールを活用する

PowerPointにはプレゼンの際に便利な発表者ツールという機能があります。この機能はZoomで共有した場合も問題なく使えるため上手く活用しましょう。

発表者ツールの表示方法

PowerPointの発表者ツールの表示方法を解説します。

①プレゼンに使うスライドを立ち上げたら「スライドショー」タブから「最初から」もしくは「現在のスライドから」を選択します。

②右クリックをして「発表者ツールを表示」を選択します。

発表者ツールを表示することができました。Zoomで画面を共有した場合にも相手にはスライドの部分しか見えません。ノートに書いた文章は右下に表示されるので、話したい内容をあらかじめメモしておくと確認しながらプレゼンすることができます。また左上に表示されている時間はプレゼンをはじめてから経過した時間です。時間制限がある場合はここから確認できます。

ポインターと書き込み

次に発表者ツールで使用できるポインターと書き込みについてご紹介します。
ポインター
①一番左にあるペンのアイコンをクリック
②「レーザーポインター」を選択します。

ポインターが表示されました。注目して欲しいところに持って行くと説明がしやすくなります。マウスポインターの矢印はスライドの色と被って見にくいというときに使ってみてください。

書き込み
①ペンのアイコンをクリック
②「ペン」を選択します。
③マウスや液晶用のペンを使って書き込みができます。マーカーや蛍光ペンがあるので用途で使い分けて下さい④もう一度ペンのアイコンをクリックして「スライド上のインクをすべて消去」を選択すると書き込みを全て消すことができます。また、「消しゴム」を選択すると一部のみ消すことも可能です。

ポインターと書き込みの方法を紹介しました。難しい操作は必要ないためぜひ活用してみてください。

聞き手に飽きさせない工夫をする

Zoomでのプレゼンは聞き手の意識が散漫になりやすいです。真面目な顔をして聞いていてもカメラの死角でスマホをいじっているかもしれませんし、パソコンに通知が来るかもしれません。そんな誘惑に耐えて飽きずにプレゼンを聞いてもらうための方法を3つ紹介します。

ビデオで聞き手の反応を確認

プレゼンをはじめると自分には下の画像のように見えます。右下のビデオで参加者の様子がわかるため退屈していないか、説明についてこれているかなど随時参加者の様子をチェックしておきましょう。

このように参加者のビデオを最小にして見えないようにすることもできますが、プレゼンが一方的になってしまうためあまりおすすめしません。

質問やクイズ形式にする

プレゼンの途中で簡単な質問やクイズを挟むと参加者も飽きずにプレゼンに参加することができます。ただし漠然とこの問題についてどう思いますか？と尋ねても、ミュートを外して話すべきなのか、考えるだけでいいのか戸惑ってしまいます。お互いにコミュニケーションが取れず微妙な空気になってしまうので質問をする際には○○さんこの問題どちらが正解だと思いますか？など「誰に聞いているのか明確にする」「一言で答えられる質問にする」ことに気をつけてください。

スタンプやコメントで反応を求める

Zoomにはスタンプで反応したり、チャットでコメントをする機能があります。スタンプやコメントはミュートを外して話すよりもハードルが下がります。プレゼンのはじめに途中で何か質問があればコメントに書いて下さいと前置きしておくとより良いでしょう。
スタンプの表示方法
①右下の「反応」アイコンをクリックして、好きなスタンプを選択します。

②ビデオの左上にスタンプが表示されました。スタンプは別のスタンプを選択するか数秒経つと消えます。

スタンプを使えばビデオをオフにしている参加者がいても多数決をとったり、次に進んでも問題ないか反応を確認することができます。

コメントを送る
①下にある「チャット」の吹き出しアイコンをクリックすると、チャット欄が表示されます。

②チャット欄で「送信先」を全員にするとミーティングに参加している全員に、個人名にするとその人だけにチャットを送ることができます。

最後に

Zoomのプレゼンのコツと便利な機能を紹介していきました。対面と比べて相手の反応がわかりにくいため、一方的にならずコミュニケーションを取ることを意識することが必要です。そのためにもプレゼンの前に何度か練習してPowerPointとZoomをマスターしましょう。