【学生団体】イベントを開催するときに知っておくべきこと

「学生団体を立ち上げて、イベントを企画しました」と聞くとなんだかとてもかっこいいし、就活でも活かせそうなエピソードですよね。しかし実際にどうすればいいのかわからない方も多いと思います。

そこで今回は、学生団体の立ち上げやイベント開催の方法について解説。具体的にどんな活動をすればいいのか、イベントを成功させるためのポイントなどをご紹介します。

学生団体を立ち上げる

まずはイベントを企画・実行する学生団体を立ち上げましょう。

メンバーを集める

一番初めにやることは、メンバーの募集です。どんなに有能な学生でも、たった一人でイベントを実行までやり遂げることはほぼ不可能ですし、そもそも一人では学生団体とは言えません。

メンバーを集める基準は、やりたいことの方向性が同じかどうか。あなたがイベントをどんどん打ち出したいのに、イベントに興味のない人ばかり集めても意味がありません。 ただし、考え方はあなたと違う人を集めると良いでしょう。似たような考えの人ばかり集めると居心地がいいですし運営も楽ですが、様々な観点からのリスクヘッジがしにくいですし、今後の発展も難しいでしょう。

まずは知り合いに声をかけてみて、何人かコアメンバーを固めましょう。そこから口コミを広めたりSNSを利用したりして、15人くらいを目標にメンバーを集めてみてください。

活動方針を決める

次に、活動方針を決めていきます。企業でいうところの、ビジョンとミッションを作り出すイメージです。なぜ学生団体を作るのか、何のための団体なのか、何を成し遂げたいのか、そのためにどんなことをするのかといった方向から考えてみてください。

例えばイベントをメインとする団体であれば、「大学生と社会人の交流を生み出して、大学生が社会に出るまでに色々な選択肢を考えられる機会をつくる」ことを目的に、「色々なフィールドで活躍する社会人と、学部や学科関係なく色々な大学に所属する学生が交流できるイベントを企画する」といった活動が考えられるでしょう。

年間スケジュールを決める

団体の方向性が決まったら、年間スケジュールを立てていきます。まずは一年の中で、どのくらいのイベントを企画するか、イベント以外にはどんな活動をするかを決めましょう。

そしてそれぞれの活動やイベントを、どういったスケジュールでやっていくのかを考えてください。一年目はわからないことも多いので、ある程度余裕を持ったスケジュールを立てておくと安心です。

予算案を決める

次に予算案を決めていきます。どのイベントにどのくらいのお金を使うのか、活動や運営にどんな経費がかかるのかを考えていきます。

インカレではなく大学内のサークルなどとして立ち上げる場合は、学生会などからお金が出ることもあるのであわせて調べてみてください。

イベントの開き方

学生団体が出来上がったら、イベントを企画していきます。

イベントを企画する

どんなイベントをやるのか、企画をしていきます。初めにイベントのコンセプトを決めてください。例えばハロウィンやクリスマスなどの季節もののイベントにあわせると企画も立てやすいでしょう。

みんなでわいわい楽しく集まるタイプなのか、まじめに学生と社会人の交流を目的とするのかなどでも、どんな企画を立てるかが変わってきます。

イベントのコンセプトが決まったら、具体的にどんなことをするのか考えていきましょう。

イベントの詳細を決める

例えば「発展途上国の教育改善に興味がある学生と、実際に現場で働いている方をつなげる」というコンセプトを作ったら、「現在の課題を発見し、それに対するソリューションを考え、発表する」といった内容を決めてください。

学生と社会人参加者をグルーピングしてディスカッションする、最後にプレゼンするときの方法を指定するなど、具体的な部分も固めていきましょう。

日時や場所を決めるのも重要です。どこで活動する人がターゲットなのか、どのくらいの規模で開くのかなどもとに決めます。

イベントの内容は場所の雰囲気に左右されることもあるので、おしゃれなダイニングバーでお酒を飲みながらやるのか、会議室を借りてかっちりとした雰囲気を作りたいのかなど考えましょう。

スポンサーを集める

お金のかかるイベントを開くときには、企業などスポンサーを集めることもあります。メンバーの中に営業担当を作って、色々な企業にお願いに行きましょう。

営業に行くときに準備したいのは、「自分たちの団体について」「イベントのコンセプトと内容」「協賛内容の提案」「協賛と引き換えにやること」の4つです。「自分たちの団体について」「イベントのコンセプトと内容」についてはどの企業でも使いまわせるので、一度しっかりと作り込んでおいてください。

学生団体の数は多いですが、「協賛内容の提案」「協賛と引き換えにやること」をしっかりと作れるところは意外と少ないのが実情。つまりここさえ明確にできれば、スポンサーを集められる確率は上がります。

協賛と引き換えに、こちらは何を出来るのか。具体的にどんなもの・金額が必要なのかをわかりやすく伝えましょう。

イベントを告知する

イベントの大枠が決まったら、さっそく告知をしていきます。まずは自分たちの団体のサイトを立ち上げ、そこに詳細をのせましょう。チープな作りだと参加者のモチベーションが下がるので、メンバーの中でも知見がある人にしっかり作ってもらってください。

そして、SNSでもガンガン広めていきます。TwitterとInstagramはもちろん、Facebookのアカウントがあると、社会人の目にも止まりやすくなるでしょう。

イベントを成功させるためのポイント

ここでは、イベントを開くときのポイントを紹介します。

とがったイベントの方が人が集まる

「お花見」「交流会」など、似たようなイベントが山のようにあるようでは、人集めに苦労します。ユニークさがあり、他では聞いたことのないようなものにした方が人が集まりやすいでしょう。

例えば「クリスマスパーティ」ではありふれていますが、「あえてお寺で開くクリスマスパーティ」なら、「なんだこれ？」と引っかかりやすいですよね。このように場所やターゲットの属性を限定するのは、かんたんにオリジナリティを出す方法です。

タイムスケジュールは必須

イベント当日の流れを、タイムスケジュールにしてきちんと組んでおきましょう。何にどれくらい時間をかけるのか決めておくと、イベントをスムーズに進めることができます。

予想外のことも起こる可能性があるので、慣れるまでは余裕を持ったスケジュールを立てるようにすることです。

トラブルに備えておく

何かあった時の対処方法や担当者を決めておく必要があります。イベント当日のトラブルや緊急の事態が起きた時にはどう対処するのか、しっかりと事前に話し合っておきましょう。

会場に問題があった場合やけが人が出た場合などの連絡先も、メンバーで共有しておくようにします。

イベント当日から終了後のポイント

主催は裏方に徹する

学生団体に入っている学生の中には、自己主張が強いタイプもいます。ですが、主催者側が出しゃばりすぎるとイベントは白けがちに。あくまでも裏方であるという意識をもって、イベント参加者が楽しめるコンテンツ作り・運営に励みましょう。

イベントの反省会をしよう

イベントが終了したら、イベントについて「よかった点・悪かった点」「改善すべき点」などについてメンバーで話し合ってみましょう。

アンケートを作成して、イベントに参加した人に感想を聞いてみるのも参考になります。SNSのコメントから感想を集める方法もあるので、団体やイベントのアカウントを作成しておくといいですね。

定期的にSNSでアピールする

今や、SNSはイベントの必須ツールです。どんなイベントを開くのか、そこに参加するとどんなメリットがあるのか、積極的にアピールしましょう。

気をつけたいのが、「昔作ったまま放置されているアカウントがある」という状態です。イベントに興味を持った人がそのアカウントを見て「今はもう活動していないのかな」「運営が適当そう」という印象を持ってしまいます。

SNSやブログは定期的に更新することを心がけて、積極的に活動していることをアピールしましょう。

最後に

学生団体がイベントを作り上げる方法についてご紹介しました。初めから大成功する団体もありますが、紆余曲折を経てだんだんと規模が大きくなっていく団体も多いので、焦らずじっくりと行動しましょう。