面接の日程変更のメール、電話のしかた

就活やインターンシップの面接がせっかく決まったのに、急用が入ってしまい日程を変更しなければならない、なんてことも少なくありません。

そんな時、「連絡方法はメールか電話か？」「なんて言えば失礼がないだろう？」「日程変更は選考で不利になるのか？」と分からないことばかりで、不安になる人もいるでしょう。

今回は、面接の日程変更をお願いする時の正しい連絡の仕方や、注意点などについて解説します。

面接の日程変更は選考に影響する？

日程変更が選考に影響するケース

面接の日程変更が選考に影響する可能性は、あまり高くはありませんが、以下のような可能性がないわけではありません。

・変更の連絡の仕方で企業に悪い印象を与えてしまった場合
・面接日を後ろに回してしまったため、他の人に先に内定が出て定員オーバーになってしまった場合

しかし、無理に面接に行こうとした結果、遅刻してしまったり、当日にいけなくなったりしてしまうのは避けなくてはいけません。

企業側から指定された日程にいけない場合などは、日程変更しても、ほとんど影響はありません。

連絡の仕方を間違えると不利になることも

面接の日程変更をしたからといってそれが直接不採用の原因となることは滅多にないので心配ありません。

しかし、連絡の仕方に問題があるとマイナスの印象を与えてしまい、結果選考にも悪い影響を与えることになるので、正しい方法で連絡をする必要があります。

この記事では、日程変更するにあたって、気をつけなくてはいけないことや、実際の流れについて解説します。

電話とメールどちらで連絡すべき？

面接の日程変更をするには、電話とメールの2つの手段があります。

 前日や当日に急に面接日程変更をしなければならない場合は早く連絡することが優先されるので、電話で連絡をします。日程に余裕がある場合は、メールで連絡をしましょう。

面接の日程変更をする際に気を付けること

日程の変更内容とその理由を正確に伝えること

日程の変更を頼みにくいからといって、曖昧な表現で連絡をするのは避けましょう。日程の変更をしたいのかどうか、わからず担当の方が困ってしまいます。日程を変更する理由も、正確に伝えるようにしましょう。

印象を悪くしない変更理由を伝えること

日程の変更の理由としては、ゼミの発表や、大学の用事などがあげられます。「他の企業の面接と被ったから変更したい」と伝えることは、仮に事実であっても失礼に当たります。

相手の都合を考慮して複数の面接日程を提示する

日程の変更を頼む場合には、こちらから複数の日程を提示するようにしましょう。具体的な日程を提示する、もしくは「月曜日と火曜日以外」のような提示の仕方でも構いません。

日程変更が必要になった時点で連絡する

日程の変更を伝えにくいからといって、先延ばししてはいけません。面接の日時が近づくに連れて、面接日程を変更することは徐々に難しくなっていきます。面接に行くことが難しくなった時点で、すぐに連絡するようにしましょう。

何度も日程変更をしない

面接の日程変更は可能ですが、やむを得ない事情がある場合に限ります。決まった日時に行けるように、まずはできるだけ自分で予定を調整してみるなどしてみてください。

変更が可能だからといって、安易に変更のお願いをするべきではありません。何度も日程を変更すると、熱意がないという印象を与えてしまいます。

面接日の再調整は、企業の担当者に迷惑と手間をかけることになります。面接の日程変更は「どうしても行けない場合のみで、一度きり」と覚えておいてください。

電話をかけるときに気を付けたいこと

電話かける時間帯に注意

一般に10時～12時、14時～16時半の間であれば電話をしても問題ありません。急ぎの場合、19時ごろまでであればかけても構いません。

変更した日程の間違いがないよう復唱しメモをとること

電話内で日程が確定したら、聞き間違いがないように復唱します。日付と時間は確認しながらメモを取ると、ミスがさらに減ります。

メールを送る際に気を付けたいこと

前日～当日にメールを送らないようにする

開始時間よりも前に必ず伝える必要があるためです。

企業と日程調整メールのやり取りを始めたら返信を1日以内にする

ビジネスマナーとして、社会人は1日に最低1回以上メールを確認します。1日以内に返信が返ってこないと連絡が取りにくい人という印象を与えてしまうので、気をつけましょう。

メールの件名で「日程変更のメールであること」を明示しておく

送ったすべてのメールが開かれるとは限りません。メールを読む前にどんな内容か把握してもらうために、件名に日程変更の旨を書くようにしましょう。

電話での伝え方の具体例

Aを学生、Bを企業として述べていきます。  採用担当者がいる場合といない場合に分けて説明していきたいと思います。

採用担当者がいる場合

B:お電話ありがとうございます。こちら株式会社○○の○○です。

A:お忙しい中、失礼します。○○大学○年の○○と申します。
人事部（採用担当）様に至急ご連絡したいことがあるのですが、ご在席でしょうか？ 

B:（今からお繋ぎいたしますので少々お待ちください。←直接人事部につながらなかった場合）
私が採用担当です。どういったご用件でしょうか？ 

A：お忙しい中失礼いたします。（○○大学○年の○○と申します。←別の社員が入った場合）
今度の●月▲日の面接の件でご連絡させていただきました。ただいまお時間はよろしいでしょうか？

B:大丈夫です。

A:大変申し訳ないのですが、面接の予約をさせて頂いた●月▲日は、急きょ大学のゼミで卒論の中間発表をしなければいけなくなりました。つきましては日程を再調整させて頂くことはできますでしょうか？こちらとしては〇日や△日、□日を候補として考えています。いかがでしょうか？

B：△日の？時では都合がつきますでしょうか？

A:大丈夫です！

B：では△日の？時の場所は変わらず～でお願いしますね。

A:ありがとうございます。大変お手数おかけしてしまい申し訳ありませんでした。

B：いえいえ、とんでもないです。ご連絡ありがとうございます。それでは失礼いたします。

A:失礼いたします。 

といった感じになります。間に別の社員の方が入っているか、いないかで少し対応が変わってくるのがポイントです。

採用担当者がいなかった場合

B:お電話ありがとうございます。こちら株式会社○○の□□です。

A:お忙しい中、失礼します。○○大学○年の○○と申します。
人事部（採用担当）様に至急ご連絡したいことがあるのですが、ご在席でしょうか？

B:大変申し訳ないのですが、只今担当者が席を外しております。？時くらいには戻ると思いますので後程かけなおさせていただきますね。

A:ありがとうございます。大変お手数おかけしてしまい申し訳ありません。それでは失礼いたします。

といった感じになります。

メールでの伝え方の具体例

件名：面接の日程調整のご連絡 ○○大学○年○○（名前）

本文 
株式会社○○
人事部○○様

お世話になっております。
○○大学●年××と申します。

先日は貴社の面接のご案内をいただき大変うれしく思っています。面接の日程についてのご相談です。

大変申し訳ないのですが、面接の日程と所属するゼミでの発表が重なり、ご提示いただいている面接日程○月○日の選考を受けることができなくなってしまいました。

そのため、面接の日程を再度調整していただきたいと考えています。

私としましては別の日程として
・●月〇日の10時～18時
・●月△日10時～18時
・●月□日10時～18時
を提案させていただきたいと思います。

上記日程で都合がつかないようでしたら、別の日程をご提示いただければ幸いです。ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。 

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メールアドレス：（～～～＠・・・）
電話番号：000-1111-2222

といった感じになります。

日程を変更してもらった後の対応

日程変更してもらったら「お礼メール」を送ろう

面接の日程変更をしてもらったら、必ず返信で「お礼メール」を送りましょう。返信はできるだけ早く送ることです。

メールには、謝罪とお礼の言葉を必ず書くようにします。メールのタイトルは変更せずに、「返信」で送ると相手にもわかりやすいです。

日程変更のメールに返信する時の例文

【メール例文】

株式会社○○
人事部○○様

お世話になっております。
○○大学●年××と申します。

日程についてご調整いただき、どうもありがとうございました。
それでは、○月○日（○曜日）に面接に伺います。

お手数をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。

面接当日も「謝罪＆お礼」を忘れずに

日程変更してもらったら、面接当日にも再度、担当者に謝罪とお礼を伝えましょう。メールで伝えていても、直接伝えることで誠意が伝わります。

面接の際に、「今回は面接の日程をご調整いただき、ありがとうございました。ご迷惑をおかけし申しわけありませんでした」と伝えましょう。

最後に

今回はメールや電話での面接の日程変更について解説してきました。日程変更については将来仕事でリスケジュールをするときにも必ず役立つのでこの機会に是非日程の再調整方法を習得しておきましょう。