面接の日程変更の電話、メールのしかた

就活やインターンシップの面接がせっかく決まったのに、急用が入ってしまい日程を変更しなければならない、なんてことになったら最悪な気分になると思います。
そんな時、連絡方法はメールか電話か?またその時の注意点は何か?などを解説します。

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目次

面接の日程変更は選考に影響する?

面接の日程変更が選考に影響する可能性はゼロではありません。

日程変更が選考結果に影響を与えるのは以下の場合が考えられます。

・変更連絡することで企業に悪い印象を与えてしまった場合
・面接日を後ろに回してしまったため、他の人に先に内定が出て定員オーバーになってしまった場合

前者については、なるべく悪い印象を与えないように丁寧な連絡をすることで、なるべく影響をなくすことができます。
次の章で企業に悪い印象を与えない連絡をするためのコツを紹介していきたいと思います。

面接の日程変更をする際に気を付けること

面接で日程変更をするには電話とメールの2つの手段があります。
前日や当日に急に面接日程変更をしなければならない場合は早く連絡することが優先されるので電話の方が良いですが、それ以外はメールで連絡をするのが無難です。

電話・メール共通して気を付けたいこと

・日程の変更内容とその理由を正確に伝えること
→日程を変更してほしいということとその理由を正確に伝えると認識の差異がなくなります。

・印象を悪くしない変更理由になっているか
→他の企業を受けるから変更したいというと、その企業の志望度が低いとみなされます。

・相手の都合を考慮して複数の面接日程を提示する
→代わりの面接候補日が複数設定されていると企業も日程を組みやすくなります。

・変更がわかった時点で連絡する、先延ばしにしない
→社会人としてのマナーでもありますし、早めの連絡をもらったほうが企業としても損失が少なくなります。

電話を掛けるときに気を付けたいこと

・電話をしても良い時間帯か
一般に10時~12時、14時~19時の間であれば電話をしても問題ありません。

・変更した日程の間違いがないよう復唱しメモをとること
電話内で日程が確定したら、聞き間違いがないように復唱することで時間による間違いをなくすため、メモを取るとミスがさらに減ります。

メールを送る際に気を付けたいこと

・前日~当日にメールを送らないようにする
→開始時間よりも前に必ず伝える必要があるため。

・企業からの日程調整メールのやり取りを始めたら返信を1日以内にする
→ビジネスマナーとして、社会人は1日に最低1回以上メールを確認します。
1日以内に返信が返ってこないと連絡が取りにくい人というレッテルが気づかないところで貼られてしまいます。

・メールの件名に日程変更について明示しておくこと
→メールを読む前にどんな内容か把握してもらうため。

電話での伝え方の具体例

Aを学生、Bを企業として述べていきます。
採用担当者がいる場合といない場合に分けて説明していきたいと思います。

採用担当者がいる場合

B:お電話ありがとうございます。こちら株式会社○○の○○です。

A:お忙しい中、失礼します。○○大学○年の○○と申します。
人事部(採用担当)様に至急ご連絡したいことがあるのですが、ご在席でしょうか?

B:(今からお繋ぎいたしますので少々お待ちください。←直接人事部につながらなかった場合)
私が採用担当です。どういったご用件でしょうか?

A:お忙しい中失礼いたします。(○○大学○年の○○と申します。←別の社員が入った場合)
今度の●月▲日の面接の件でご連絡させていただきました。
今、ただいまお時間はよろしいでしょうか?

B:大丈夫です。

A:大変申し訳ないのですが、面接の予約をさせて頂いた●月▲日は、急きょ大学のゼミで卒論の中間発表をしなければいけなくなりました。つきましては日程を再調整させて頂くことはできますでしょうか?こちらとしては〇日や△日、□日を候補として考えています。いかがでしょうか?

B:△日の?時って都合がつきますでしょうか?

A:大丈夫です!

B:では△日の?時の場所は変わらず~でお願いしますね

A:ありがとうございます。大変お手数おかけしてしまい申し訳ありませんでした。

B:いえいえ、とんでもないです。ご連絡ありがとうございます。それでは失礼いたします。

A:失礼いたします。
といった感じになります。
間に別の社員の方が入っているか、いないかで少し対応が変わってくるのがポイントです。

採用担当者がいなかった場合

B:お電話ありがとうございます。こちら株式会社○○の□□です。

A:お忙しい中、失礼します。○○大学○年の○○と申します。
人事部(採用担当)様に至急ご連絡したいことがあるのですが、ご在席でしょうか?

B:大変申し訳ないのですが、只今担当の方が席を外しております。?時くらいには戻ると思いますので後程かけなおさせていただきますね。

A:ありがとうございます。大変お手数おかけしてしまい申し訳ありません、、、それでは失礼いたします。
といった感じになります。

メールでの伝え方の具体例

件名:面接の日程調整のご連絡 ○○大学○年○○(名前)

本文
株式会社~人事部○○採用担当者様

お世話になっております。
○○大学●年××と申します。

先日は貴社の面接のご案内をいただき大変うれしく思っています。
今回はその面接の日程についてのご連絡です。

大変申し訳ないのですが、面接の日程と大学の講義、所属するゼミの日程や他社の選考が重なり、貴社の今ご提示いただいている面接日程で選考を受けることができなくなってしまいました。

貴社が第一志望なので優先したいのですが、ご連絡をいただく前から既に他者の選考を受けることが確定しておりまして、、先方企業に迷惑がかかってしまいます。そのため、面接日を変更していただきたいと考えています。
私としましては別の日程として●月〇日の10時~18時、△日10時~18時、□日10時~18時を提案させていただきたいと思います。
提示した日程で都合がつかないようでしたら遠慮なく他の日程を言っていただければ幸いです。
ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

----------------------------------------------------
○○大学●年××

メールアドレス:(~~~@・・・)
電話番号:000-1111-2222

といった感じになります。

最後に

今回はメールや電話での面接の日程変更について解説してきました。
日程変更については将来仕事でもリスケジュールをするときにも必ず役立つので でこの機会に是非日程の再調整方法を習得しておきましょう。


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