選考を当日、辞退するときに気を付けること

就職活動が進んでいくと、スケジュール帳が面接や説明会の予定で真っ黒になってしまう人も少なくありません。そうすると急な予定が入った時に、予定をキャンセルしなければならないこともあるでしょう。当日急に選考に行くことができなくなってしまった場合、みなさんはどうしますか。ここでは、は当日になって選考を辞退するときに気を付けなければいけないことについてまとめます。

選考を当日に辞退することは可能？

そもそも、選考を当日に辞退することはできるのでしょうか。当日に選考を辞退するのは、基本的には好ましくありません。企業の担当者はあなたのために予定をあけ、会議室をおさえ、資料を用意して待っています。理由はどうであれ、当日辞退は会社に迷惑のかかる行為です。

しかし、やむを得ない事情で辞退しなければならないこともあるでしょう。当日でもきちんと連絡を入れれば、辞退することは可能です。

選考を当日に辞退するときの連絡について

辞退すると決めた場合はどのように連絡をしたら良いのでしょうか。

まずは電話連絡をする

営業時間内であれば、電話で連絡をします。メールの方が楽だという学生も多いと思いますが、担当者がいつそのメールを開くか分かりません。万が一メールを見ることができないまま面接など約束の時間になってしまった場合、ドタキャンをしたと思われてしまう可能性もあります。

連絡がなかった場合、もし逆の立場だったらどうでしょう。裏切られた気持ちになるでしょうし、来ないあなたのことを心配して待っているかもしれません。何より、ドタキャンするような人と一緒に仕事をしたいとは思わないでしょう。こうした事態を避けるためにも、きちんと電話で連絡するようにします。そして「採用担当の○○さんはいらっしゃいますか？」と確認してから話をするようにしましょう。

担当者が不在の場合は伝言を残す

電話をかけても、担当者が席を外していたり、外出などで不在の可能性もあります。当日辞退は緊急性があるため、折り返しではなく伝言をお願いするようにしましょう。

伝言をお願いする場合は、手短に「学校名、学部、名前、約束の日時、辞退の旨と謝罪」を伝えるようにします。電話口で担当ではない人に、あまり細かい事情を話す必要はありません。情報が多すぎると、何を伝えたらよいのか分からなくなる可能性もあります。あまり時間をかけないよう手短に、そしてしっかりと辞退の旨を伝えましょう。

「恐れ入りますが、○○さんにはメールをお送りしますので確認していただくよう伝言願えないでしょうか」と伝えると間違いが少なくなります。

メールでもフォローする

電話だけでなく、メールでも辞退の旨を連絡しておきます。細かい事情を伝える必要があれば、メールに記載するようにしましょう。メールを送る際は、きちんとビジネスマナーを踏まえたメール形式で送るようにします。

選考を当日辞退するときに気を付けること

連絡をする時間帯に配慮する

辞退しなけらばならないと分かった段階で、すぐに連絡するのが基本です。できるだけ早く連絡するのが、社会人としての最低限のマナーです。

とはいえ、あまりに遅い時間や早朝に電話をするのは失礼に当たります。できれば会社の営業時間内（分からない場合は9時から17時まで）に連絡するようにしましょう。約束の時間が会社の営業開始時間の場合は、その1時間から30分前くらいに電話しても問題ありません。

夜中に辞退が分かった場合は、「明日電話で連絡をさせていただきます。」と一言追記して、先にメールを送るようにしましょう。翌日朝に電話をして、「昨夜のメールの件で…」と再度辞退の旨を伝えるようにします。

静かな場所から電話をかける

電話をかける場合は電波や周りの騒音に注意し、落ちついて話の出来る場所からかけるようにしましょう。風の音や電車の騒音がひどくて聞き取りづらかったり、電波が悪くとぎれとぎれになってしまうような状態では失礼になります。雑な印象を与えてしまい、担当者に不愉快な思いをさせてしまうかもしれません。迷惑をかけているということを自覚して、常識的に対応するようにしましょう。

辞退の理由は正直に話す必要はない

理由はもちろん正直に話しても大丈夫ですし、「他社から内定をいただきそちらに入社することに決めました」などと定型句を使用しても問題ありません。

言いづらい事情もあるかと思います。その場合は「一身上の都合により」などとぼかして話しても問題はありません。相手が不快に思わないような、適当な理由をつけるようにしましょう。

まとめ

選考を当日になって辞退するのは、企業に対して非常に失礼なことです。当日になって辞退をしてしまうと、今後その企業の選考に参加することはできなくなるでしょう。そのことを十分に理解し、本当に辞退してよいのかを考えるようにします。止むを得ず辞退する場合は、お互い気持ちよく終われるよう、きちんと誠意を持った対応をしましょう。