就活で書類を郵送する際の封筒の出し方はこれだ!

就活時、希望する企業へ履歴書を送ったり、資料を請求したりする際には封書を利用することもあります。
最近はEメールやスマートフォンのアプリが主流で、手紙や封書にはなかなか馴染みがなく出し方がわからないかもしれませんが、封書を利用する際は書式やルールにきちんと沿って書かないと減点対象になってしまう場合があります。
就活の終盤でいただくことになる内定通知書と内定承諾書のうち内定承諾書はほぼ確実に封書で送り返す必要があります。
ここでは今回封筒の正しい書き方や送り方について解説したいと思います。

封筒やつ1

封筒の正しい書き方

これから封筒の書き方を説明したいと思うのですがその前にまずは準備するものの一覧です。

1、企業から要求されている書類
2、封筒(白・A4サイズ)
3、クリアファイル ※必ず新品の綺麗な透明のもの
4、添え状(目次兼挨拶書)
5、宛名を書くペン(サインペン、下書き用のえんぴつ)
6、封筒の封を止める糊

これがあれば封書を作成することができます。
最初に断っておくと、ここで作成する書類(添え状や封筒)はもし誤字で失敗したとしても決して修正液などの修正道具を使わずに新しく作成しましょう。

クリアファイルですがこれは封筒以外の書類を入れるために使います。水に濡れにくくすることや書類が折れることを防止することが目的です。この時クリアファイルの表側には添え状(目次兼挨拶書)が先頭に来るようにしましょう。

ここから封筒の書き方について説明していきたいと思います
まずは表面からの書くべき内容を箇条書きにしていきます。

・郵便番号記入欄に郵便番号を明記します。欄がない封筒を使う場合は、封筒の右上にそのまま郵便番号を書けば問題ありません。変に気を使って赤ペンで記入枠を作る必要はないです。

・送る相手住所を封筒の右側に書きます。このときは都道府県から縦書きで、建物名や番地なども略さずに記入しましょう。

・封筒の真ん中やや右に会社名を記入します。この時に“株式会社”と書かないことや“(株)”と記入するのはあまりよくありません。せっかく出すのにマイナスのイメージを持たれてしまうかもしれません。

・会社名の次の行に細かい宛名を記入します。会社名より少し小さめの文字で担当事業部、課から記入します。この時部署までしかわからない場合は「○○部(△△課)御中」とし、担当者名がわかっている場合は「●●部(▲▲課)▽▽様」記入します。もし、担当者名がわからない場合「●●部(▲▲課) 採用ご担当者様」としても問題はありません。(宛名を書く際は、必ず応募先企業が提示した送り先・担当部署を確認しましょう。)

・表面の左下に赤いボールペンで「履歴書在中(内定承諾書の場合は“重要”や“進展”)」とそれぞれの目的のものの名前を記入、定規などを使って赤字の周りを四角く囲う。たくさん出す可能性がある人や書くのが面倒と感じる人は、文房具店や100円ショップなどで『履歴書在中(内定承諾書の場合は“重要”や“進展”)』のスタンプを購入するという手もありますが、手書きの方が誠意が伝わって好ましいと考える企業もあります。

次に裏面で記入するべき内容について説明していきたいと思います。
・まず、封筒裏面の左下に自分の住所・名前・郵便番号を縦書きで書く。都道府県名から、建物名などを省略しないこと。

・書類を封筒の中に入れるときは入れる書類の向きを封筒の向きに必ず合わせましょう。その時にクリアファイルの中の書類の向きがしっかりすべてそろって正しい向きにあるかも確認しましょう。必要書類を全て入れたら、糊しろの裏面いっぱいに糊を付け、封をします。書類を自分が封入してから開封されていないことを示すためにもその上から“〆”マークを書いておくことをお忘れなく。(書類はすべてコピーを取って控えを持っておくことをお勧めします。)

簡易書留か普通郵便か?

封筒の用意ができたら送ることになります。
ここで気をつけたいことは、郵便ポストに投函することは絶対にしてはいけない、ということです。

もし、郵便ポストに投函したもののお金が足りなくなった場合は1.差出人の元に返送されてしまう2.宛先に配送されるが宛先の会社が不足金額を支払うもしくは受け取り拒否をされて返送される、という2パターンの対応をされることがあります。
ここで1番最悪なのは2のパターンの中でも宛先の会社が不足金額を支払ってくれた場合です。
そうならないよう是非気を付けていきましょう。

封筒を提出するために郵便局に行くことになります。
気になるのは郵便局の営業時間だと思うのでここに基本の営業時間を載せておきます。
大規模集配局(支店)
平日:9時00分 から 19時00分 まで
土曜日:9時00分 から 15時00分 まで

集配局(支店・集配センター)
平日:9時00分 から 19時00分 まで

特定郵便局
平日:9時00分 から 17時00分 まで

簡易郵便局
平日:9時00分 から 16時00分 まで
となっています。

なのでもし提出期限ギリギリになって近くの郵便局が閉まっていても焦らず支店に行きましょう。
また、期限にどうしても遅れそうという場合は会社の採用担当者に電話で一報を入れておきましょう。 郵便局に行って郵送してほしい旨を伝えると簡易書留か普通郵便か郵便局の職員に尋ねられることになります。
この時に時間に余裕があって提出するのであれば普通郵便で提出しましょう。時間に余裕がないときは速達で提出しましょう。

ここでいきなり出てきた簡易書留と普通郵便について少し説明させていただきます。

簡易書留とは引き受けから配達までの送達過程を記録し、万一、郵便物等が壊れたり、届かなかった場合に、上限5万円まで補てんするというものです。
対して普通郵便は基本の配送サービスです。
もちろん簡易書留のほうが料金は高くなります。ちなみに簡易書留は確実に郵送されます。
しかし、簡易書留はその仕組み上受け取り手に押印させることになるため受け取り先の企業に負担がかかり悪い意味で覚えられてしまう恐れがあります。
なので企業に書類を郵送するときは簡易書留ではなく普通郵便で提出しましょう!

まとめ

ここまで就活時における封筒の正しい書き方、送り方について説明してきました。
ここで全体のおさらいです。
・必ず添え状を入れる
・資料はクリアファイルに入れる。
・封筒を出すときはポストに投函ではなく郵便局で、普通郵便で提出。
・書き損じは必ず新しく書き直しをする。
社会人になってからも封筒で書類を提出する機会は必ずあります。
この際に書類の提出方法についてマスターしておきましょう!


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