就活で使う封筒の選び方と書き方について知っておくべきポイント

就活時、希望する企業へ履歴書を送ったり、資料を請求したりする際には封書を利用することもあります。
普段はEメールやスマートフォンのアプリで連絡を取り合うことが多いため、手紙や封書にはなかなか馴染みがない人が多いでしょう。しかし、就活では郵送でエントリーシートなどの書類を提出する場合があり、書式やルールに沿って書かないと減点対象になってしまうことも。
就活の終盤でいただくことになる内定通知書と内定承諾書のうち、内定承諾書はほぼ確実に封書で送り返す必要があります。
ここでは封筒の正しい書き方や送り方について解説したいと思います。

封筒やつ1
目次

郵送するのに必要なものを用意する

必要なものリスト

まずは準備するものの一覧です。

1.提出書類
2.封筒(白・A4サイズ)
3.クリアファイル (新品で綺麗な透明のもの)
4.添え状(目次兼挨拶書)
5.宛名を書くペン(サインペン、下書き用のえんぴつ)
6.封筒の封を止める糊

封筒の種類

封筒は色やサイズなど種類がありますが、白のA4サイズを利用するようにしましょう。正式な書類を郵送する際は、茶色の封筒よりも白い封筒が推奨されています。

封筒の正しい書き方

ここから封筒の書き方について説明していきたいと思います。ここで作成する書類(添え状や封筒)は、失敗したとしても決して修正液などの修正道具を使わないこと。必ず新しく作成しましょう。

封筒おもて面

表面の書き方

まずは表面から、書き方のポイントをまとめます。

・郵便番号

郵便番号記入欄に郵便番号を明記します。欄がない封筒を使う場合は、封筒の右上にそのまま郵便番号を書けば問題ありません。変に気を使って赤ペンで記入枠を作る必要はないです。

・送り先住所

送り先の住所を封筒の右側に書きます。このときは都道府県から、建物名や番地なども略さずに記入しましょう。 住所や会社名は、横書きではなく縦書きで書くようにします。

・会社名

封筒の真ん中やや右に会社名を記入します。この時に“(株)”などと、省略して記入するのはあまりよくありません。マイナスのイメージを与えないよう、正式な社名を記載しましょう。

・部署・担当者名

会社名の次の行に細かい宛名を記入します。会社名より少し小さめの文字で担当事業部、課をます。この時部署までしかわからない場合は「○○部(△△課)御中」とし、担当者名がわかっている場合は「●●部(▲▲課)▽▽様」と記入します。担当者名がわからない場合は、「●●部(▲▲課) 採用ご担当者様」としても問題ありません。(宛名を書く際は、必ず応募先企業が提示した送り先・担当部署を確認しましょう。)

・内容の記載

表面の左下には、赤いボールペンで「履歴書在中(内定承諾書の場合は“重要”や“進展”)」と記入します。定規などを使って、赤字の周りを四角く囲いましょう。たくさん出す可能性がある人や書くのが面倒と感じる人は、文房具店や100円ショップなどで『履歴書在中(内定承諾書の場合は“重要”や“進展”)』のスタンプを購入するという方法もありますが、手書きの方が誠意が伝わって好ましいと考える企業もあります。

封筒裏面

裏面の書き方

次に、裏面の書き方について説明します。

・住所・大学名

封筒裏面の左下に自分の郵便番号、住所、名前を縦書きで書きます。都道府県名から書き、建物名なども省略しないで書きます。 できれば、大学名と学部・学科も記入しておくといいでしょう。

・日付

左上に日付を書きます。郵送なら投函日、手渡しをする場合は渡す日付を記入するようにします。日付は漢数字で書きましょう。

書類を入れて封を閉じる

書類は必ずクリアファイルに入れる

書類はまとめてクリアファイルに入れてから、封筒に入れます。水に濡れにくくすることや、書類が折れることを防止するのが目的です。この時クリアファイルの表側には添え状(目次兼挨拶書)が先頭に来るようにしましょう。

書類の向きを揃える

書類を封筒の中に入れるときは、書類の向きを封筒の向きに必ず合わせましょう。クリアファイルの中の書類の向きが、すべてそろっているかも確認しましょう。必要書類を全て入れたら、糊しろの裏面いっぱいに糊を付けて封をします。書類を自分が封入してから開封されていないことを示すために、その上から“〆”マークを書いておくことをお忘れなく。(書類はすべてコピーを取って控えを持っておくことをお勧めします。)

書類の郵送について

郵便局で発送手続きをする

書類と封筒の用意ができたら、郵送です。
ここで気をつけたいことは、「郵便ポストには投函しない」ということです。

郵便ポストに投函したもののお金が足りなくなった場合、以下のようになります。

1.差出人の元に返送されてしまう

2.宛先に配送されるが宛先の会社が不足金額を支払うもしくは受け取り拒否をされて返送される
1番最悪なのは2のパターンの中で、宛先の会社が不足金額を支払ってくれた場合です。こうした事態を避けるためにも、郵送書類は必ず郵便局で発送手続きをしましょう。

切手を貼る場合は柄や料金に注意

やむを得ず自分で切手を貼って郵送する場合、アニメの柄や記念切手などは避けるようにします。重さによって料金が変わるので、不足のないよう注意してください。

郵便局の営業時間

気になるのは郵便局の営業時間だと思うので、ここに基本の営業時間を載せておきます。
大規模集配局(支店)
平日:9時00分 から 19時00分 まで
土曜日:9時00分 から 15時00分 まで

集配局(支店・集配センター)
平日:9時00分 から 19時00分 まで

特定郵便局
平日:9時00分 から 17時00分 まで

簡易郵便局
平日:9時00分 から 16時00分 まで
となっています。

提出期限ギリギリで近くの郵便局が閉まっていたら他の支店に行きましょう。期限にどうしても遅れそうという場合は、会社の採用担当者に電話で一報を入れるようにします。時間に余裕があれば普通郵便で提出し、時間に余裕がなければ速達で提出しましょう。

簡易書留と普通郵便の違い

普通郵便は、一般的な郵送です。
簡易書留とは引き受けから配達までの送達過程を記録し、万一、郵便物等が壊れたり、届かなかった場合に、上限5万円まで保証されるというものです。
もちろん、簡易書留の方が料金は高くなりますが、簡易書留は確実に郵送されます。
しかし、簡易書留は受け取り手に押印が必要となるため、受け取り先の企業に負担をかけてしまう恐れがあります。企業に書類を郵送するときは、簡易書留ではなく普通郵便で提出しましょう!

まとめ

就活時の封筒の正しい書き方、送り方について説明しました。

ここで重要なポイントのおさらいです。
・必ず添え状を入れる
・資料はクリアファイルに入れる
・封筒を出すときはポスト投函ではなく、郵便局で普通郵便で提出
・書き損じは必ず新しく書き直しをする

社会人になってからも、封筒で書類を提出することが必ずあります。この機会に書類の提出方法についてマスターしておきましょう!


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