就活で使う封筒の色とサイズは?宛名の書き方やマナーも紹介

就活では書類の提出や送付で封筒を利用する機会があります。いざ送ろうとして、封筒は何色がいいの?サイズは?宛名の書き方は?など、迷うことも多いでしょう。ここでは就活に相応しい封筒の選び方と正しい宛名の書き方について解説します。

たかが封筒と思うかもしれませんが、封筒選びや書き方を間違ったために、常識がないと思われてしまうのはもったいないです。社会人になっても役立つことなので、封筒を使うときのマナーや注意すべきポイントをチェックしておきましょう。

封筒やつ1
目次

就活で使う封筒の選び方

封筒の色

就活では白色の封筒を使うのが一般的です。正式な書類を郵送する際は白い封筒が推奨されているので、茶色の封筒は使わないようにしましょう。

封筒のサイズ

就活で使う封筒は、書類を折らずに入れられるものを選びましょう。履歴書なら半分に折って入れられる、角形2号がおすすめです。

封筒の正しい書き方

表面の宛名の書き方

封筒の表面には郵便番号、住所、企業名、担当者名、内容などを記載します。

封筒おもて面

郵便番号
郵便番号記入欄に郵便番号を明記します。欄がない封筒を使う場合は、封筒の右上にそのまま郵便番号を書けば問題ありません。変に気を使って赤ペンで記入枠を作る必要はないです。

送り先住所
送り先の住所を封筒の右側に書きます。住所は都道府県から、建物名や番地なども略さずに記入しましょう。 住所や会社名は、横書きではなく縦書きで書くようにします。

会社名
封筒の真ん中やや右に会社名を記入します。この時に株式会社を(株)などと、省略して書くのはよくありません。ラクをしようとせずに正式な社名を記載しましょう。

部署・担当者名
会社名の隣に細かい宛名を記入します。会社名より少し小さめの文字で担当事業部、課、担当者名を書きます。部署までしかわからない場合は「○○部(△△課)御中」とし、担当者名がわかっている場合は「●●部(▲▲課)▽▽様」と記入します。担当者名がわからない場合は、「●●部(▲▲課) 採用ご担当者様」としても問題ありません。

内容の記載
表面の左下には、書類の中身が一目でわかるように内容を記載しておきましょう。赤いボールペンで書くと目立ってわかりやすいです。

応募書類 → 応募書類在中
履歴書 → 履歴書在中
内定承諾書 → 重要 もしくは 進展

100円ショップなどでハンコが販売されているので、「字に自信がない」「きれいに仕上げたい」という場合はハンコを利用するのもいいでしょう。

裏面の書き方

封筒の裏面には、送り主の住所・氏名・大学名、日付などを書きます。

封筒裏面

住所・氏名・大学名
封筒裏面の左下に自分の郵便番号、住所、氏名を縦書きで書きます。都道府県名から書き、表面同様、建物名なども省略せずに書きます。 大学名と学部学科も記入しておくといいでしょう。

日付
左上に日付を書きます。郵送なら投函日、手渡しをする場合は渡す日付を記入するようにします。日付は漢数字で書きましょう。

〆マーク
封筒に封をする場合は、糊付けした後で中央に「〆」の印をつけましょう。手書きでかまいません。書かなくても問題はありませんが、未開封であることを証明する印なので書いておくといいでしょう。

封筒を使うときのマナー

添え状を同封する

書類だけだと失礼にあたるため、必ず添え状を同封しましょう。添え状には簡単な挨拶と同封されている書類を記載します。

添え状について詳しくはこちらの記事を参考にしてください。

書類はクリアファイルに入れる

書類はまとめてクリアファイルに入れてから、封筒に入れます。水に濡れにくくすることや、書類が折れることを防止するのが目的です。添え状が先頭に来るようにし、履歴書は証明写真の面が上になるように入れましょう。

書類の向きを揃える

封筒やクリアファイルに入れるときは、書類の向きをそろえましょう。上下や裏表がバラバラになっていると印象がよくありませんし、読む人の負担になるので注意してください。

修正道具は使わない

封筒の宛名や送付状で書き損じがあった場合は、新しく作成しましょう。ES(エントリーシート)や履歴書と同じように、修正液や修正テープなどの修正道具を使うのはマナー違反となるので注意してください。

不安な人は鉛筆やシャーペンで薄く下書きをしておくといいでしょう。書き間違いの心配がありませんし、ボールペンで清書した後に消しゴムで消せば目立ちません。

手渡しの場合は封をしない

手渡しをする場合は封をする必要はありません。その場で担当者から書類だけ受け取りたいと言われることもあるので、すぐに封筒から出せるようにしておきましょう。

企業名や担当者名など宛名を書く必要はないですが、「応募書類在中」などと記載し中身がすぐわかるようにしておくといいでしょう。裏面には自分の住所・氏名・大学名を書いておきます。

書類の手渡しについて詳しくはこちらの記事を参考にしてください。

郵送での注意点

郵便局で発送手続きをする

就活で書類を発送する際は、郵便ポストには投函せず、できれば郵便局で発送手続きをするようにします。

郵便ポストに投函して料金が足りなかった場合、次のようなことになる可能性があるからです。

1.差出人の元に返送されてしまう
2.宛先に配送され企業が不足金額を支払うことになる
3.宛先に配送されるが受け取り拒否されて返送される

戻ってくるのはまだいいですが、最悪なのは企業に不足金額を支払わせてしまうことです。こうした事態を避けるためにも、郵送書類は必ず郵便局で発送手続きをしましょう。

やむを得ず、自分で切手を貼って郵送する場合は、アニメの柄や記念切手などは避けるようにします。郵便物の重さによって料金が変わるので、不足のないよう注意してください。

普通郵便で発送する

配達記録が残る簡易書留で送りたいこともあるかもしれませんが、就活中の書類送付は普通郵便を利用するのがおすすめです。

簡易書留は受け取りに受領印が必要となるため、企業に負担をかけてしまうかもしれません。簡易書留は受取人が不在の場合は再配達となるため、普通郵便よりも時間がかかる可能性もあります。

余裕を持って発送する

郵送にかかる日数は地域によって差がありますし、郵便局の営業時間は地域により異なります。ギリギリに出して到着が締め切りをすぎてしまうことのないよう、なるべく早めの準備と発送を心がけましょう。

まとめ

宛名の書き方や書類のまとめ方など、細かいことですが覚えておいて損はありません。丁寧に準備された書類や封筒からは熱意や志望度の高さが伝わるものです。マナーを意識して、印象の良い応募書類を作成しましょう。



ES(エントリーシート)の書き方の記事一覧
大学生おすすめコンテンツ