就活で使うメールアドレス、普段使っているものでいいの?

就職活動が始まると企業と連絡を取り合うことが多くなります。
その手段には電話や郵送などありますが、最近ではメールで連絡を取り合う機会が非常に多いです。 そこで、就職活動では普段サークルの連絡網や友人との連絡などに使用しているメールアドレスを使っていいのか?
など疑問を持つ学生も多いのではないでしょうか。

メールアドレスについて結論から言うならば、
今までのフリーメールアドレスや大学のメールアドレスを使うのもよいが
就活専用のメールアドレスを作ったほうが便利、です!
その理由や何を使ったほうがいいのかについて説明したいと思います。

mail
目次

就活ではどのメールアドレスを使うべき?

学生の皆さんが普段使っているメールアドレスとしては主に次の3種類があると思います。
・携帯電話を契約した会社(docomo、au、softbankなど)の名前がドメインに入ったキャリアメールアドレス
・大学から支給されたメールアドレス
・Googleの提供しているGmailやYahooが提供しているyahooメールなどフリーのWebメールアドレス

それらの就活での使用に際してのメリット、デメリットを挙げてみます。

キャリアメールアドレス

*メリット…誰でも持っている、携帯電話があれば通信することができる。
*デメリット…一度に送れるデータの容量に上限がある、特殊な設定をしない限り携帯電話からしか使用できない、企業の採用担当者から就活で使用するのは非常識と捉えられている場合がある。

大学から支給されたメールアドレス

*メリット…大学発行のため企業側にとって「○○大学の就活生だな」と一目でわかり安心、プライベートでほとんど使っていない学生が多いため就活専用にしやすい。大学のアドレスでないと登録できない就活サービスもある。
*デメリット…卒業したら使えなくなるため保存がきかない、設定をしないと携帯電話(スマホ)からアクセスできない、大学によるが一般のサービスより使いにくい場合が多い。

フリーのWebメールアドレス

*メリット…すぐに作成でき、いらなければ使い捨てられる、新しく作れるため就活専用にもできる。また、Gmailなどスマホ・ブラウザの両方からアクセスでき設定もしやすいサービスがある。
*デメリット…フリーメールアドレスでは登録できないサービスがある。

就活でどのメールアドレスを使うか

以上のことから、携帯電話のキャリアメールアドレスは就活で使用しない方が良く、大学のメールアドレスかフリーメールアドレスを使用するべきであると言えます。
大学のメールアドレスを使用するかフリーのWebメールアドレスを使用するかはどちらでも構わないので、所属する大学のメールが使いにくければフリーのメールアドレスを使用する、フリーメールアドレスで登録できない就活サービスを頻繁に使用する場合は大学支給のメールアドレスを使用する、という選び方で良いでしょう。
フリーメールアドレスを使用するなら、使いやすくてオススメなのはGoogleのGmailです。PCのブラウザからもログインでき、スマホにもアプリを入れればスマホからも送受信ができるのでとても便利です。

就活専用にメールアドレスを作成するかどうか

就活用の新規メールアドレス作成は必須ではありませんが、作ると便利です。
就活をしていると毎日多くのメールが来てプライベートのメールが埋もれてしまいがちです。また、就活が終わった後も企業からたくさんのメールが来るので、プライベートと同じメールアドレスだとうっとうしくなってしまいます。
就活専用のメールアドレスを使用すると、後述の署名や送信者名の設定も就活用に設定できて便利です。

就活に使用するメールアドレスは、@より前の部分を無難なものにしましょう。ふざけたメールアドレスや、自分の主義主張などを表したもの、歌の歌詞や趣味などのメールアドレスは就活やビジネスの場ではふさわしくありません。
また、メールアドレスを履歴書に記入してそれを企業側が手打ちするようなケースもあり得るので、打ち間違えることや記入するのが大変ということがないようにすることも大事です。そのため、長過ぎないものにし、ハイフンやアンダーバーをなるべく使用しない(手書きだと見分けがつきにくく誤入力の原因になるため)ということを意識すると良いでしょう。

おすすめは、フルネームもしくはフルネーム+数字という事務的なメールアドレスです。taro.yamada@~~や、taro.yamada11@~~、t.yamada11@~~などといった形式となります。

企業にメールを送る際の注意点

メールには必ず件名(タイトル)を設定する

見落としがちですが必ず守るべきマナーとして、メールの「件名(タイトル)」を設定しましょう。
件名を見ただけで用件がわかるような件名にすることが受信者への気遣いです。
例としては、以下のようなメール件名になります。

会社訪問のお礼(●●大学 田中太郎)
○日の面接日程変更のお願い

件名に大学名と氏名を入れるのは親切ではありますが、後述の「送信者名」を設定していればそこで確認できますので、必須ではありません。入れても入れなくてもどちらでも良いです。
また、返信の際に「Re:」となるのはそのままで構いません。どのメールに対する返信かわかりやすい方が管理しやすいので好まれます。ただし、別の用件で連絡するときに前回のメールに対する返信で送ってタイトルを変更しないのはイマイチです。内容的に前回のメールに対する返答でなく別件なのであれば、タイトルを新しく設定して新しくメール作成するのが普通です。

メールの宛名、書き出し

メールの一行目には、宛名を記入しましょう。これはビジネス上のメールでは必須のマナーとなっています。メールを読んでもらう相手の名前の部署や役職などどこまでわかっているかによって、次のような宛名を使い分けます。
会社名 人事部 御中
会社名 人事部 採用チーム 御中
会社名 人事部 ○○様
会社名 人事部 採用リーダー ○○ 様

次に、1行空けて○○大学の××ですと名乗った後にメールの本文に入りましょう。

メールに署名をつける

メールの最後には署名を付けます。
メールには通常、署名機能がついています。
メールでよく見る「iPhoneから送信」というのはiPhoneの初期の署名が「iPhoneから送信」となっているためです。
この部分はiPhoneだと「設定 > メール/連絡先/カレンダー > 署名」から設定することができます。
Androidスマートフォンだと多少手順が異なり「メールアプリを開く>左上の三本線の部分をタップ>設定をタップ>対象のアカウントを選択」で署名を変更することができます。
この部分を変更して、

○○大学△年――学部~~学科
氏名:□□ ××
メールアドレス:▽▽▽@◇◇◇
電話番号:●●‐▲▲‐◆◆
郵便番号:000-0000
住所:***県+++市$$$0-0-0

のように固定しておきましょう。
そうすることで署名忘れがなくなります。
この設定を普段使うメールアドレスで固定すると友達相手にもこの定型で送ることになってしまいますので、就活用のメールアドレスを作成した方が便利ですね。

メールの差出人名称を設定する

メールの差出人は、デフォルトの設定だと「tarou.tanaka@~~.com」のようにメールアドレスのままになっていると思いますが、これを「○○大学 田中 太郎」のように「大学名+氏名」に変更しておきましょう。この差出人名称と先述のメール件名(タイトル)を入力しておくと、メールを開かなくても誰からどんな用件でメールが来ているかわかるので親切です。

まとめ

今回は、就活で使うメールアドレスの選び方や注意点について説明しました。
参考になりましたでしょうか。
今回の記事のポイントはまとめるとこうなります。
・メールアドレスには携帯キャリアメールとフリーメール、大学のメールがある。
・就活に使用するなら、Gmailなどのフリーメールが便利。ただし、大学のメールアドレスでしか登録できない就活サービスを使用する場合は大学のメールアドレスを使用する。
・メールアドレスには自分の苗字や名前を使用する。かつ長過ぎずわかりやすいものに設定する。
・メール作成時は件名、宛名、署名、差出人名称を設定する。
以上になります。
署名はプライベートではあまり使用しないと思いますが、ビジネスシーンでは必須のものになっています。
ぜひこの機会に、ビジネスでも通用するメールの使い方をマスターしておきましょう。


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