内定先へのメール返信例をケース別に紹介｜どこまで返信すべきかも解説

内定をもらったあとにメールのやり取りをする場合、何に気を付けるべきでしょうか？せっかく内定をもらえたにもかかわらず、メールで印象を下げてはもったいないです。

この記事では内定先とのメールのやり取りで失敗しないためのマナーや例文を解説します。

内定先とのメールのやり取りは多い

就職活動で内定をもらった後、内定先の企業とメールで連絡を取る機会は多くあります。内定者懇親会や内定者研修の連絡、内定承諾についてなど、その内容は多岐に渡ります。

内定承諾や求人票の送付

内定後の動きは企業ごとに異なりますが、一般的に電話やメールで内定の連絡が来た後に「内定通知書」や「採用通知書」「求人票」が届くのが一般的です。昨今はこれらの書類もメールで通知されることが多くなっています。この場合、確認した旨や承諾するかどうかを返信する必要があります。

内定者懇親会・内定者研修などの連絡

入社前に行われる内定者懇親会や内定者研修の連絡もメールで来ることが多いです。内定者懇親会とは、内定者やその企業の社員がコミュニケーションを深めるためのイベントです。懇親会でも研修でも、出欠を返信する必要があります。

基本的には返信するのがマナー

企業からメールを受け取った際、基本的には返信するのがマナーです。内定先の企業であれば、重要な連絡も多々あります。「確認した」「きちんと届いた」ということを示すためにも返信は必要です。ただし、受け取ったメールに「返信不要」と明記されている場合であれば、返す必要はありません。

内定先に送るメールの返信例

①内定承諾、辞退の連絡

内定（内々定）を通知されたメールに対する返信例です。基本的には電話で連絡するのがマナーですが、繋がらなかった場合はメールに返信しましょう。

電話での連絡方法はこちら！

【例文あり】内定通知の電話連絡が来た時のマナーや折り返すときのポイント

＜内定を承諾するパターン＞
Re:内定のご連絡（○○株式会社）

○○株式会社
人事部　○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部4年の（フルネーム）です。先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
貴社からの内定をありがたく、お受けさせていただきます。
入社後は貴社に貢献できるよう努力して参りますので、どうぞよろしくお願いいたします。

（署名）

＜内定を辞退するパターン＞
Re:内定のご連絡（○○株式会社）

○○株式会社
人事部　○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部4年の（フルネーム）です。先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
慎重に検討させていただいた結果、他社とのご縁をより強く感じたため、大変恐縮ですが内定を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。

選考のお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となってしまい申し訳ございません。
また、本来直接貴社へ伺ってお詫びすべきところ、メールでのご連絡になりますことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈りしております。

（署名）

なお、内定承諾・辞退まで期間が空いてしまう場合には、取り急ぎお礼のメールをしておくようにしましょう。

②内定者懇親会、内定者研修の出欠

次に、内定者懇親会や内定者研修の案内に対しての返信例です。

＜出席の場合＞
Re:内定者懇親会のご案内

○○株式会社
人事部　○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部4年の（フルネーム）です。

内定者懇親会のご案内をいただきありがとうございます。
喜んで参加させていただきます。

貴社の社員様や内定者の方とお会いできることを楽しみにしております。

（署名）

＜欠席の場合＞
Re:内定者懇親会のご案内

○○株式会社
人事部　○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部4年の（フルネーム）です。

内定者懇親会のご案内をいただき、ありがとうございます。
その日は大学の研究室の用事があるため、誠に残念ではありますが今回は欠席させていただきます。

せっかくの機会にも関わらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

内定先にメールを送る際のマナー

メールを受け取ったらできるだけ早く返信する

マナーとして、メールを受け取ったらその日中には返信をしましょう。出欠の確認に対してまだ予定がわからないという場合は、一旦その旨と何日頃に回答できるのかを伝えておくことが大切です。

また、その日中といっても営業時間外になってしまうと相手が確認するのは翌朝です。できるだけその日の営業時間内に間に合うよう返信しましょう。

署名を設定しておく

署名は送信者に関する情報をまとめたもので、メールの最後に以下のような形式でつけるのが一般的です。

───────────────────

○○大学○○学部 4年

名字　名前（ふりがな）

TEL：000-0000-0000

Email：abcd1234@outlook.jp

───────────────────

署名をつけることで、受け手はひと目で相手の連絡先を確認できます。自動で挿入されるように設定ができるため、就活生は忘れずに設定しておきましょう。

宛名は相手のメールから引用

相手から来たメールに返信する場合、メール本文の最初につける宛名（会社名・部署名・名前）は相手のメールから引用しましょう。部署名は企業独自で馴染みがないものも多いです。また名前を間違えてしまうと、どんなに丁寧なメールでも失礼な印象を与えます。写し間違いを防ぐためにも、コピー＆ペーストを行いましょう。

担当者名がわからない場合、名前を無理につける必要はありません。「会社名＋ご担当者様」としておきましょう。

最後に

内定先のメールは、入社前の本人の印象に繋がります。就活が終わって安心しているタイミングであっても、マナーはしっかりしておきましょう。