就活で企業に電話やメールをしても良い時間は?

企業から電話がかかってきた、折り返しをしなければいけない、
面接の日程を変更したいから電話をかけなければいけない、
夜中だがメールを企業に送らなければいけない、
など急いで企業と連絡を取りたいけど、何時頃連絡を取れば良いかわからず悩むという場面は就活生には多いのではないでしょうか。

結論から言うと、一般的には平日の10時~12時、14時~16時30分の間に電話をするのがベストで、急ぎの用なら19時ごろまでなら許容されます。また、企業から電話がかかってきた場合は何時であろうと5分以内に折り返すのは問題ありません。メールに関しては特に時間を気にせず送っても大丈夫です。
今回は一般的な会社員のスケジュールも踏まえて、電話やメールで連絡する時間について説明します。

スマホ疑問
目次

企業に電話をかけて良い時間は?

冒頭に「電話は5分以内の折り返しであればすぐに、それ以外の場合は10時~12時、14時~16時30分の間に電話をするのが良い」と述べました。
それは会社員の一日の平均的なスケジュールを見るとわかります。

会社員の一日のスケジュールを考えてみよう

多くの企業では、出社時刻は8時~9時ごろです。
出社したらまずは新着メールの確認、その日やるべき仕事の確認、朝礼などの情報共有から始まります。9時30分から10時頃に自分の仕事を開始することができるようになるでしょう。

12時~14時頃の時間帯は昼食で外出/休憩していることが多いです。
16時30分~17時ぐらいから退社するための準備が始まり、
17時~19時ごろ退社をします。
これが、一般的な会社員のスケジュールです。

電話をしても良い時間

以上の1日の流れを踏まえると、電話をかける時間については以下のようにまとめることができます。
※あくまで平均的な会社員のスケジュールに合わせた話なので、実際には職場ごとに異なる可能性があります。

電話しない方が良い時間帯
・~10時(出社以前~仕事の準備)
・12時~14時(昼食/休憩)
・19時以降(退社)

急用でなければなるべく電話しない方が良い時間帯
・16時30分~18時(退社とそれに伴う準備)
・18時~19時(残業がなく退社されている場合もある)

電話するのにベストな時間帯
・10時~12時
・14時~16時30分

なお、折り返しの場合、電話が来てから5分以内に自分が着信に気づいたのであれば時間を気にせず、すぐに掛けるようにしましょう。
翌日の面接に行けなくなってしまったなどの急用を伝えたいが19時以降になってしまった場合は、メールで連絡を入れておきましょう。

電話をする際のワンポイント・アドバイス

電話をする際の注意点は
・必ず大学名と名前を名乗る
→所属名と名前を名乗るのはビジネスマナーです
・手元に筆記用具を用意する
→話す内容を箇条書きで書いておき、電話中の原稿にする。電話で得た情報を書き留めるためにも使える。
・時間や場所、人物名など大事な情報は復唱する
→聞き逃しや聞き取りづらかった時に復唱をすれば、自然な流れで確認できる
の4点です。
これは社会人になっても必須になってくるので学生と社会人の過渡期である就活中にマスターしておきましょう。

メールをして良い時間

メールを送信するときの時間帯は電話と異なり、こちらが発信することで相手を拘束することがないため、特に気にすることはありません。
しかし、返信する場合はマナーとしてメールが届いてから24時間以内にするよう心掛けましょう。
1日に最低1回はメールボックスを見て返信するというのが社会人のマナーとされていますし、24時間以内に返信がないと「連絡がつかない人」とみなされてしまいます。

面接の日程調整のメールはすぐに返信すると一層良いでしょう。
早く返信することで自分の希望する日程で面接や面談を組んでもらえること確率が上がりますし、自分がその企業に対して熱意があるということが伝わるかもしれません。

メールを送る際に気を付けておきたいこと

メールを送信する前に気を付けておきたいことは
・件名を一目見ただけで内容がある程度分かるようにする(自分から新規で送信する場合のみ)
・メールを送る際は「宛名→最初の定型的な挨拶→本題→最後の定型的な挨拶→署名」という本文構成にする
などが挙げられます。

終わりに

今回は就活時の電話やメールをする時間について見てきました。
学生生活をしている間はビジネスマナーを意識した電話をする機会はあまり多くないと思いますが、社会人になると他社の人など多くの人とのやりとりを電話やメールで行うため、ビジネスマナーを意識する必要のある場面が増えます。
就活をする際に電話やメールのマナーを習得しておくと社会人になってからも役に立ちます。
この機会に是非習得しておきましょう。


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