企業に電話やメールをしてもいい時間帯は?連絡の仕方や例文も紹介

「企業から着信があり折り返しの連絡がしたい」「面接の日程を変更したい」など、就活中は企業に電話やメールをすることが多いです。夜中に作業をしていたり、急いで企業と連絡を取りたいときもなど、時間帯によっては今連絡してもいいのだろうかと迷うこともあるでしょう。

ここでは就活中の電話やメールをしていい時間について解説し、電話のかけ方例やメール例文もご紹介します。

スマホ疑問
目次

企業に連絡していい時間は?

電話は忙しい時間帯を避けるのがマナー

就活中に企業の担当者に連絡をする場合は、電話でもメールでも、なるべく就業時間内にするようにしましょう。業務開始直後と業務終了の直前は忙しい人が多いので、避けるようにします。お昼休憩の時間も離席中の可能性が高いので避けた方がいいでしょう。

企業の就業時間が平日の9時~18時の場合、午前中なら10時~11時半頃、午後なら14時~16時半の間くらいに連絡するのがいいでしょう。

就業時間外でもOKなケース

電話が来てから10分以内に着信に気づいた折り返しの連絡であれば、時間を気にせずにすぐかけ直しましょう。

企業の担当者から「何時でも大丈夫です」「何時でもいいのでできるだけ早く連絡をください」などと言われた場合は、時間を気にせずにできるだけ早く連絡するようにします。

メールは就業時間内ならいつでもOK

メールの送信は、就業時間内なら何時でもかまいません。就業時間をすぎて急ぎの連絡をしたい場合もメールがいいでしょう。翌日の面接に行けなくなってしまったなどの急用を伝えたいのに就業時間をすぎてしまった場合は、メールで連絡を入れておきましょう。

メールでも深夜や早朝に送信するのは避けるのが無難です。急ぎの案件に対応できるようスマホに通知する設定をしている人もいるので、夜中や朝早い時間帯に送信すると迷惑になることもあります。

どうしても連絡をしたい場合は

メールで連絡する

相手が忙しいであろう時間や就業時間外に、どうしても連絡をしたい場合もあると思います。その場合は取り急ぎメールで連絡をしましょう。すぐに見てくれた場合は返信があり、日程変更や調整などに応じてくれるはずです。

いったんメールで連絡をしておき、メールには後ほど電話連絡もしたい旨を記載しておきましょう。

お詫びの言葉を忘れずに

就業時間外に電話やメールをする場合は、一言断りを入れます。「就業時間外に失礼いたします」「遅い時間に申し訳ありません」「朝早くに申し訳ありません」、などと伝えると印象が違います。

「遅い時間に申し訳ありませんでした」などと、電話を切る前、メールの最後にも、再度お詫びを述べましょう。

業務時間外の電話やメールでの連絡の仕方

電話のかけ方例文

業務時間外に申し訳ございません。〇〇大学の〇〇と申します。
面接の日程変更をお願いしたくご連絡しました。〇〇部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

(担当者にかわったらもう一度自己紹介する)

業務時間外に申し訳ございません。〇〇大学の〇〇と申します。面接の日程変更をお願いしたくご連絡しました。ただいまお時間よろしいでしょうか?

(最後にお礼を述べましょう)

遅い時間に失礼しました。どうもありがとうございました。

それでは失礼いたします。

メール例文

【件名】面接日程変更のお願い(◯◯大学 氏名)

【本文】
◯◯株式会社
人事部 ◯◯様

お世話になっております。◯◯大学の◯◯(氏名)と申します。業務時間外のメール失礼いたします。

◯月◯日◯時にお約束しております面接につきまして、日程を変更して頂くことは可能でしょうか。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

遅い時間に申し訳ございませんでした。

終わりに

就活中の連絡は時間帯にも注意が必要です。友人に連絡をするのと同じような感覚で深夜や早朝に連絡をすると、「常識がない」「マナーを知らない」といったマイナスの印象を与える可能性があるので気をつけましょう。



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