【メール・電話の例文あり】内定辞退のマナーと伝え方

複数の企業の新卒採用選考を受けていると、せっかくもらった内定を辞退することもあるでしょう。ここでは、失礼のない対応をするための内定辞退のマナーについて解説します。電話とメールの伝え方の例文もぜひ参考にしてください。内定辞退についてのよくある疑問にもお答えします。

内定辞退
目次

内定辞退のマナー

できるだけ早く連絡する

内定辞退が決まったら、企業にはできるだけ早く伝えるのがマナーです。入社を想定していた学生が入社できないとなると、企業側も追加の選考や採用などの対応が必要になります。できるだけ早く連絡をすることで、企業の担当者の負担を最小限にできるでしょう。

内定辞退についてはなるべく早くわかった方が、担当者も快く承諾してくれる可能性が高いです。

電話で担当者に直接伝える

「メールでいいだろう」と思う方もいるかもしれませんが、内定辞退は電話で担当者に直接伝えるのがいいでしょう。直接話す方が誠意が伝わりますし、メールのみだと失礼だを感じる人もいます。

メールだと相手がいつメールを読んでくれるかわかりませんし、誤って削除されたりする可能性もあります。電話の方が確実に担当者に伝えることができるというメリットもあります。

担当者が忙しくなかなか連絡がつかない場合は、まずはメールで連絡しておきましょう。メールの返信がなかったり、直接話したいと言われたら電話をかけてください。

内定を保留してもらうことも可能

内定辞退を迷っている場合は、保留してもらうことも可能です。「内定を受けるか決めかねている」「他社の選考を最後まで受けたい」という理由で内定辞退を考えているなら、まずは保留してもらえないか相談してみるのもいいでしょう。 【記事リンク:【メール・電話の例文あり】内定保留してもらう際の伝え方】

内定辞退についてよくある疑問

辞退の理由は伝えるべき?

内定を辞退する理由を詳細に説明する必要はありません。「慎重に検討した結果」「一身上の都合により」などでも問題ないです。しかし、担当者から理由を詳しく聞きたいと言われた場合は、正直に話すようにしましょう。

伝えるべきことは?

はっきりと「内定を辞退したい」と伝えましょう。内定辞退は言いにくいことですが、曖昧な伝え方はトラブルのもととなります。

加えて、選考に時間を割いていただいたこと、内定をいただいたことに感謝していることを伝えましょう。

内定辞退は企業に迷惑をかける可能性が高いので、お詫びすることも忘れないでください。

返信の返信は必要?

企業からの返信に対して返信するかどうかは、内容により異なります。

企業の返信内容が「内定辞退を承諾する」というものであれば、返信の必要はありません。「理由を説明して欲しい」「再度検討して欲しい」といった内容であれば、きちんと返信するのがマナーです。

返信がこないときは?

企業からの返信がない場合は、採用担当者に確認の電話をします。「先日メールをお送りしたのですがご確認いただけましたでしょうか?」などと聞いてみてください。担当者が忙しくて電話で連絡がつかない場合は、再度メールをして確認するのがいいでしょう。

【例文1】電話の場合

始業直後やお昼時など、忙しい時間帯は避けるようにしましょう。企業への電話は、周囲の雑音が入らない静かなところでかけるようにします。

お世話になっております。内定の通知をいただきました〇〇大学のXX(名前)と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか。

(担当者につながったら)

お世話になっております。〇〇大学のXX(名前)です。
ただ今お時間よろしいでしょうか?

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大変申し訳ないのですが、慎重に検討した結果、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

本来なら直接おわびに伺うべきところですが、取り急ぎご連絡を差し上げました。

御社に大変なご迷惑をかける結果となり、誠に申し訳ございません。

それでは失礼いたします。

【例文2】メールの場合

メールはダラダラと書かずに、要点を簡潔にまとめましょう。最後にメール署名をつけるようにします。

件名:内定辞退のご連絡 〇〇大学XX(名前)

◯◯株式会社 人事部
採用担当△△様(個人名がわからない場合は「採用担当者様」)

◯◯大学△△学部のXXです。
この度は、内定通知を頂き、誠にありがとうございました。

光栄なお知らせをいただきながら誠に恐縮ではありますが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

書類選考や面接などに貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。

本来なら直接お会いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことをご容赦いただきますようお願い申し上げます。

面接をご担当いただいた〇〇様(担当者)をはじめ、採用にかかわってくださった皆様には心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
___________
メール署名

さいごに

内定辞退連絡のポイントは、「連絡はできるだけ早くすること」「失礼のない対応をすること」です。マナーに気をつけて、誠意ある対応をしましょう。



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