【会話例付】就活で企業から電話がきた際の折り返しのマナー

就活中は、企業の採用担当者などから携帯に電話がかかってくることも多いですよね。授業やアルバイトをしていて、電話に出られないこともあると思います。

そんなときはこちらから掛けなおすのがマナーですが、折り返し電話のかけ方がわからないという方もいるでしょう。「いつまでに折り返せばいい？」「土日にかけてもいいの？」「こんな時間にかけるのはマナー違反？」など、うっかり非常識なことをしないか心配ですよね。

今回は折り返し連絡のタイミングやかけ方について解説します。折り返しのマナーを身につけて就活をスムーズに進めていきましょう。

どのタイミングでかけなおすべきか？

まずは電話を掛けなおすタイミングについてです。

なるべくその日のうちにかけなおす

着信があったことに気が付いたら、なるべくその日のうちにかけなおしましょう。一日通しのアルバイトなどですと時間を取るのがなかなか難しいですが、休憩時間などを利用してなるべく早めに電話してください。

遅くとも、翌営業日の午前中にはかけなおしたいところです。後でかけようと思いつつ何日かそのままにしておくと、「常識がない」「うちの会社への志望度は低いのかもしれない」という印象を与えます。ちなみに、翌日ではなく「翌営業日」なので要注意。金曜日に電話があったからといって、土日休みの会社に休み中に連絡するのは常識的とは言えません。

海外旅行中でどうしても数日間かけなおせない場合は、メールで連絡をし、その旨を伝えましょう。就活中に旅行はしないかもしれませんが、内定をもらった後に入社後についての連絡などを受けることもあるので注意が必要です。

昼休みと始業すぐは控える

すぐに掛けなおした方がいいとはいえ、昼休みにかけるのは避けたほうがいいでしょう。多くの会社で12時から13時は昼休みとなっており、ランチを取っていたり休憩をしたりしています。そんなタイミングで電話をしてしまうと、好印象とは言えないですよね。

また、着信があった日は気が付かず翌日かけなおそうとするとき、慌てて始業すぐの時間に電話するのもあまりよくありません。会社によっては朝一で朝礼やチームごとのミーティングを毎日やっているところもあるので、担当の方につながらない可能性が高いのです。始業から1時間経てばそうしたルーティンワークも終わっている可能性が高いので、そのくらいの余裕を持つといいでしょう。

急ぎでなければ就業後はかけない

よっぽどの緊急事態でない限り、終業後にかけるのも避けましょう。「何時でもいいので、今日中に連絡をください」といった留守電が残っていれば遅い時間でもいいですが、そうでなければ翌日の午前中にかけなおします。

授業やアルバイトで電話に気が付かず、夜になってから着信があったことを知る人も多いのでついついその流れでかけなおしてしまいがちですが、こうした小さな気遣いも必要です。かけなおす際は、「昨日は夜遅くなってからお電話に気が付き、折り返すことができず申し訳ありません」と一言添えると丁寧です。

電話をかけなおす前の準備

いざ電話をかけなおすことになったら、ちょっとした準備をしておきましょう。

担当者の名前を確認

まずは誰から着信があったのか、名前を確認します。基本的には電話をしてきた人に折り返すのが常識です。また、わかる範囲でいいのでその人の所属・肩書なども確認しておきましょう。

ただ「鈴木様はいらっしゃいますか」と折り返すだけでは「鈴木は二人おりますが、どちらの鈴木でしょうか」といったことになる可能性もあります。「人事部採用ご担当の鈴木様はいらっしゃいますか」と伝えたほうが、より丁寧です。

内容を整理してからかけなおす

企業からの電話は、ほとんどの場合留守電が残されています。もしそこで「○○の件についてお電話しました」と内容が話されていたら、それをしっかり頭に入れておきます。

話すことや聞きたいことは、一度整理しておくといいでしょう。電話の冒頭で連絡の目的を相手にも伝えておくと、話がスムーズに進みます。

スケジュール帳はかならず準備

就活中の企業からの電話は、選考の通過と次の選考の日程調整が内容となっていることが多いです。そのため、電話をかける前にスケジュール帳を手元に用意してください。「日程を確認したいのですが、よろしいですか」と言われたときに、「少々お待ちください」といって探すのもマナー違反ではありませんが、すぐに「お願いします」と言えた方がスマートです。

また、指定された日程をあまり断りすぎるのも好ましくありません。特に就活中は、相手企業への志望度の低さをアピールしてしまうことになります。もし実習などでまとまった期間NG日程があるなら、「○月〇日から○日までは教育実習があるため、伺うのが難しいです」と前もって伝えておくといいでしょう。

電話中のポイント

いざ電話をするとなったときに気を付けたい、いくつかのポイントをご紹介します。

挨拶と自分の名前は冒頭に必ず入れる

電話を掛けたらまず、一言「お世話になります」とあいさつを入れましょう。これは大学生でいうところの「おつかれ」とほぼ同じであり、メールや電話の際は一言添えるのが当たり前です。

そして次に、自分の名前を言います。名前だけでなく、大学・学部名あわせて言うといいでしょう。そうして電話をもらった方の名前を告げて、取り次いでもらいます。

細かくメモを書き留める

本人に取り次いでもらったら、改めて自分の大学名と名前を言いましょう。そして電話をもらったため、折り返した旨を伝えます。そして本題に入ったら、必ずメモを取りましょう。

メモを取るポイントは、固有名詞、日程、場所をしっかり押さえること。また、ある程度おおざっぱになるのは仕方ないですが、電話から得た情報はなるべく漏らさず書くといいでしょう。意外と、後から思い返すときに「ビルの名前は何だっけ？」など、思い出せないことも多いものです。

最後に内容を確認する

電話を切る前に、内容について確認しましょう。例えば最終選考のお知らせを受けたのであれば、「最終選考は○月○日、お時間は〇時から。〇分前に○○に集合ということで、間違いないでしょうか？」といったように確認してください。

電話をかけ直す時のNG行為

電話をするときに気をつけてほしい、NGな行為をご紹介します。

うるさい場所での電話はNG

カフェやファミレスなどは、お店によってはとてもがやがやしています。小さい子供が叫び声を上げていることなどもあるので、そうした場所でかけるのはやめましょう。自宅や大学の空き教室など、なるべく人がいないところがおすすめです。

ながら電話はNG

友達との電話ではテレビを見ながらや、PCで作業しながら話すこともあるでしょう。しかしこれはかなり印象が悪くなるのでやめましょう。相手にわからないと思うかもしれませんが、キーボードを打つ音などは意外と電話越しにも聞こえるものです。

折り返し連絡の疑問を解消

不在着信のみで留守電にメッセージがなかった場合は？

採用担当者のなかには、留守電にわざわざメッセージを残さない人もいます。留守電にメッセージが残っていなくても、企業からの電話にはすべて折り返し連絡するようにしましょう。

不在着信があった場合は、必ず留守電もチェックするようにします。携帯電話は、留守電を受けられるように設定しておくのを忘れないように。

留守電で「折り返し不要」と言われたら？

企業の担当者の「折り返しは不要です」というメッセージが留守電に残っていた場合は、折り返し連絡はしなくてかまいません。

電話を受けられない状況である可能性もあります。わざわざ連絡をすると迷惑になるおそれもあるので、不要な連絡は避けましょう。

相手から「また連絡します」と言われたら？

留守電に「こちらから再度連絡します」というメッセージが残っていることがあります。この場合は、折り返し連絡しましょう。

「連絡をください」とは言いづらいので配慮してくれていることも多いです。連絡を待つのではなく、失礼のないタイミングでなるべく早く連絡するようにします。

担当者が不在の場合は？

担当者が不在の場合は、「何時頃お戻りになるかおわかりでしょうか？」と戻る時間を聞いてみてください。戻る時間がわからないと言われたら、「それではまたお電話させていただきます」と言って電話を切りましょう。

「戻り次第担当者から連絡する」と言われた場合、時間がわからなければ待ってもかまいません。戻り時間がわかっているなら、「戻り次第連絡する」と言われてもこちらから連絡するようにします。

メールで連絡してもいいの？

電話連絡があった場合は、必ず電話で連絡しましょう。企業の担当者が電話をかけてくるということは、「口頭で伝えたい」「なるべく早く伝えたい」など理由があるはずです。

電話連絡の後にメールで連絡がきていることもあるので、一度メールを確認してから必ず電話で連絡するようにしましょう。

電話をかけなおすときの会話例

最後に、電話での会話例をご紹介します。緊張してしまう方はこれを見ながら話してみてください。

相手が電話に出たら
「お世話になっております。私、○○大学○○学部の○○と申します。恐れ入りますが、○○部の○○様はいらっしゃいますでしょうか？」

担当者に取り次がれたら
「お世話になります。○○大学○○学部の○○です。先ほどお電話をいただいた際、出ることが出来ず申し訳ございませんでした」

内容を聞いたら
「確認させていただきます。次回の選考は、○月○日○時から。場所は○○で、集合は5分前から。持ち物は○○でよろしいでしょうか？」

相手の言ったことが聞き取れなかったら
「申し訳ございません。お電話が遠いようですので、もう一度おっしゃっていただけますか？」

電話を切る間際
「お時間をいただきありがとうございました。それでは失礼いたします」

最後に

企業への電話は、慣れないうちは誰でも緊張するものです。しかしコツさえつかめば心配することはないので、しっかりと準備していきましょう。