【例文あり】内定通知の電話連絡が来た時のマナーや折り返すときのポイント

ネット上のマイページやメールなどでのやり取りが中心となる就職活動ですが、内定の連絡や内定後の諸連絡などは電話で人事担当者から来ることがよくあります。

しかし、普段あまり企業の人や目上の方と電話をすることがないと、どのように話せば失礼がないのかわからない人もいるでしょう。また出られなかった際に、折り返しのマナーがわからず戸惑ってしまうかもしれませんね。

今回は内定通知の電話連絡が来た時のマナーや折り返すときの注意点、電話での受け答えの仕方などについて解説致します。

内定通知の連絡がくるのはいつ頃？

3日〜1週間が一般的

内定通知の連絡は、最終面接の3日〜1週間後くらいの間にあることが多いです。これはあくまで目安で、企業によってかなりばらつきがあります。

募集人数や採用人数が多い大企業などは、選考や連絡に時間がかかることも。2週間くらいかかる企業もあるので、連絡がこないからと諦めてしまうのは危険です。

連絡がない場合は問い合わせてもいいの？

採用でも不採用でも合否の連絡をする企業がほとんどですが、不採用の場合は連絡をしない企業もあります。いつまでも待っているわけにはいかないので、2週間経っても連絡がないなどあまりにも遅い場合は、企業に問い合わせてみてください。

「結果の連絡はいつ頃になるのか」「不採用の場合でも連絡があるのかどうか」などは、最終面接の時に確認しておくのがいいでしょう。

内定通知の電話でのマナー

最終面接を終え、「結果は電話でお伝えします」と言われていた場合、電話がかかってくる頃になるとドキドキすると思います。しかし、どのように電話を受けるのかはとても重要です。あらかじめポイントを押さえておきましょう。

静かな場所で受ける

まずは、電話を受ける環境についてです。できる限り、人事担当者からの内定通知の電話は静かな場所で受けるようにしましょう。出掛けている場合などでも、できるだけ静かな場所に移動して電話を受けるようにします。

駅のホームや友人がたくさんいる場所などは相手も電話の声が聞きとりづらくなるので失礼になってしまいます。また、内定したことだけでなくそのあとのスケジュールや手続きなどについて伝えられることがありますので、しっかりと聞きとれる環境で、何度も聞き返すことの無いように気を付けましょう。

内定承諾・内定辞退どちらの場合も御礼は忘れずに

内定です、と言われた場合は嬉しくて思わず頭が真っ白になってしまうかもしれません。しかし、内定を出してくれたこと、ここまで選考をしてくれたことについての御礼は必ず伝えるようにしましょう。

残念ながら内定が出なかった場合や、内定が出たものの辞退する返事をする場合なども、「ここまで選考で大変お世話になりました」という御礼の言葉はマナーとして伝えるべきです。

メモは必ず取る

内定であるということだけでなく、今後の提出書類や内定者懇親会などについての連絡事項を伝えられることもあります。内定通知の電話を受ける際には必ずメモを取りながら聞くようにしましょう。

わからないことはその場で質問

その時点で不明なことや聞いておきたいことについてはその場で質問しましょう。あまりにも細かい内容や急ぎのものではない質問は、後日メールなどで聞く方が良いですが、内定承諾をするかどうかに関わってくるような疑問がある場合や内定承諾後のスケジュールに関する疑問などはその場でクリアにしておきましょう。

内定通知への返答方法は？内定承諾、辞退、保留の場合はどうする？

内定を電話で伝えられた際、承諾をする場合と辞退をする場合があると思います。それぞれどのように人事担当者に伝えるのが良いのでしょうか？

内定承諾する場合

内定通知の連絡をもらうと、多くの場合「1週間以内に内定辞退か承諾か教えてください」と言われると思います。

第一志望であったなど、すぐに内定承諾をする場合はその場で「よろしくお願い致します」と答えても構いません。その場合には、手続きや今後の流れもあわせて質問しておくとスムーズです。

内定辞退の場合

すでに他社の内定承諾をしているなど、辞退をする場合にはその旨伝えましょう。猶予の1週間を経て返事をする場合であっても、その場で伝える場合であっても、「申し訳ありませんが、内定は辞退させて頂きます」と伝えます。辞退してどの会社に行くのかなどを聞かれることもありますが、答える必要はありません。

他社の結果待ちで保留したい場合

内定通知の電話をもらった時点で、他社の結果待ちでその結果によって内定承諾をするかどうか決まっていない場合には、内定承諾の回答期限を確認しましょう。

もしも他社の結果が出るのがその期限よりも後の場合には、正直にその状況を伝え、回答期限を少し伸ばしてもらえないか交渉してみることも考えてみる価値があります。

内定通知の電話に出られなかった時折り返しのポイントは？

それでは、内定通知の電話があったのに出られなかった時はどうすればいいのでしょうか？折り返しのポイントについてみておきましょう。

できるだけ早く折り返す

まずは、電話に気が付いたときにできるだけ早く折り返すようにしましょう。企業によっては、折り返しがないと他の候補者に内定を出し、あなたの内定を取り消してしまう場合もあります。

24時間以内であればそのようなことはありませんが、人事担当者に迷惑をかけないためにもできるだけ早めに連絡をしましょう。

大学名と氏名・状況をまず名乗る

折り返しをした際には、大学名と氏名を名乗ります。また、「〇月〇日に御社の最終面接を受けました」と添えるとより丁寧です。

その後「〇〇様からお電話を頂いておりましたので折り返しのご連絡を致しました」と電話をしてくれた方のお名前も添えるとベストです。

【例文】内定通知の電話での受け答え

内定を承諾する場合

ありがとうございます。
ぜひ、御社に入社したいと考えておりますのでよろしくお願いします。

内定を保留する場合

ありがとうございます。
すぐにでもお返事するべきなのですが、結果待ちの企業が2社ございまして、結果が出てから判断させていただきたいと考えています。
勝手なお願いで恐縮ですが、〇月〇日まで返事を待っていただけませんでしょうか？

内定を辞退する場合

先日は内定のご連絡を頂き誠にありがとうございました。
大変勝手ながら御社への入社を辞退させていただきたくお電話いたしました。
貴重なお時間を割いて選考していただいたにもかかわらず、御社に多大なご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございません。

折り返しの連絡をする場合

お世話になっております。
〇月〇日に御社の最終面接を受けました、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
先ほど御社の〇〇様よりお電話を頂いたのですが、〇〇様をお願いできますでしょうか？ （担当者に変わったら）
先ほどお電話を頂きました、〇〇大学〇〇学部の〇〇です。電話に出ることができず申し訳ございませんでした。

最後に

内定通知の電話はとてもテンションがあがるものです。それだけに、いつもよりも冷静に丁寧にマナーを意識しながら受け答えをするようにしましょう。