リクルーターにメールを送る際の例文・マナーを紹介！日程調整や質問のコツも解説

リクルーターとは、就活生に対して面談や内定後のフォローを行う若手社員のことです。普段社会人とやり取りをすることの少ない学生にとって、リクルーターとのメールはわからないことばかりかもしれません。

この記事では、リクルーターにメールを送る際のマナーや事例別の例文を紹介します。

リクルーターとは？

リクルーター（recruiter）とは、「採用を担当する人」という意味です。企業の採用活動において、候補となる学生の相談に乗ったり、エントリーシートの添削をしたりといったサポートを行います。

リクルーターの仕事や年齢層は企業や業界によって異なりますが、若手社員がリクルーターになることが多いようです。

リクルーター制度について詳しくはこちら！

リクルーター面談とはどんなもの？逆質問は何を聞く？

メールでやり取りする機会も多い

リクルーターと学生のやり取りはメールのみ、もしくは電話とメールの併用で行われることが多いです。

リクルーターとの面談に選考という言葉は使われないものの、実質的には選考要素があることがほとんどです。リクルーターとのメールも適切なマナーを守って対応しましょう。

リクルーターにメールするときのマナー

返信はできるだけ早くする

当たり前なことではありますが、メールにはできるだけ早く返信するのが望ましいです。意外とできていない学生が多いため、返信が早いだけでも好印象につながります。目安として、メールを受け取った当日の営業時間内には返信するようにしましょう。

日程調整ができておらずまだ予定がわからないといった場合は、その旨と日程連絡の目途だけでも一旦返信しましょう。

件名、宛名をつける

ビジネスメールにおいて「件名」と「宛先」は必須です。

件名を付けることでメールを開く前にどういう内容のメールなのか、緊急性はあるのかなどが確認できます。「面談について」など抽象的なものではなく、「【大学名・名前】面談の日程調整について」「【大学名・名前】面談の質問リスト送付の件」など、できるだけ具体的に書くようにしてください。大学名と名前を件名に入れることで、誰からのメールかが開かなくてもわかります。なお、リクルーターからのメールに返信する場合は、件名は消さずにそのまま「RE：○○（元のメールの件名）」という状態にしておきましょう。

企業名や部署名、氏名などの宛先は、リクルーターからのメールの名称をコピーすることで間違いを防げます。「○○株式会社△△部の（名前）です。」といった自己紹介の部分からコピーし、「○○株式会社△△部　（名前）様」として使いましょう。

初めてメールを送る場合やリクルーターの名前を把握していない場合は、「○○株式会社　採用ご担当者様」もしくは「○○株式会社　インターンシップご担当者様」としておけば問題ありません。名前を間違えるのは失礼にあたるため、自信がないときは名前を書かないようにしましょう。

署名を忘れずに

メールの最後に付ける署名もビジネスメールのマナーです。デフォルトの設定では何も付かないことが多いため、就活を始めたタイミングで設定しておきましょう。

署名の例文は以下の通りです。

───────────────────

○○大学○○学部 3年

名字　名前（ふりがな）

TEL：000-0000-0000

Email：abcd1234@outlook.jp

───────────────────

リクルーターに送るメール例文を事例別に紹介

日程調整

リクルーター面談を企業側から提案された場合、一般的には企業側から日程調整のメールが来るためそれに返信すれば問題ありません。ただし、インターンシップや説明会などをきっかけとして社員を紹介された場合などは、自分でアポイントを取る必要があります。

件名：【大学名・名前】リクルーター面談のお願い

○○株式会社
採用ご担当者様

インターンシップでお世話になりました、○○大学△△部の（フルネーム）と申します。
先日は大変お世話になりました。直接社員様とお話しさせていただいたことで、企業の業務内容や社風について一層理解を深めることができました。

インターンシップにてご紹介のあった、社員様との面談をぜひさせていただきたいです。
日程につきまして、以下のうちいずれか1時間程ご都合いかがでしょうか？

・○/○（月）9:00-15:00
・○/○（木）14:00-16:00
・○/○（金）11:30-14:30

お忙しい中恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

（署名）

質問リストの送付

リクルーター面談の日程が決定したら、事前に当日聞きたい質問のリストを送っておきましょう。できるだけ早めに送るべきですが、何度も送ると迷惑になるため整理できたタイミングで送るようにしましょう。

件名：【大学名・名前】面談の質問リスト送付の件

○○株式会社△△部
✕✕様

お世話になっております。○○大学△△学部3年の（フルネーム）です。
〇月〇日（月）15時からの面談、何卒よろしくお願いいたします。

面談時に伺いたい質問のリストをまとめましたので、共有させていただきます。

＜質問リスト＞
・
・
・
・
・

当日はよろしくお願いいたします。
（署名）

質問リストが長くなる場合は、PDF形式で添付するとよいでしょう。質問はできるだけ具体的にすると答えやすくなります。例えば、「貴社の魅力は何ですか？」よりも「○○事業における競合他社との違いや貴社ならではの特徴を教えてください」としたほうが明確な答えが返ってくることが多いです。

面談のお礼

リクルーター面談後のお礼メールも忘れずに送りましょう。

件名：【大学名・名前】リクルーター面談のお礼

○○株式会社△△部
✕✕様

お世話になっております。○○大学△△学部3年の○○です。
先ほどは貴重なお時間を頂き、ありがとうございました。

○○様の○○事業への思いや、貴社の理念について理解を深めることができました。
内定に向けて、さらに力を入れてまいります。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

（署名）

お礼メールの場合、定型文だけでなく「リクルーター面談で何を学んだのか」を具体的に書くことで好印象につなげられます。

最後に

リクルーターにメールを送る際のマナーや事例別の例文を紹介しました。リクルーター面談を上手く活用すれば、早期内定も目指せます。有意義な時間になるよう企業研究を行ったり、質問をまとめたりと準備をしっかり行いましょう。

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