就活で交通費が支給されるときの領収書の宛名はどうすればいい？

就職活動では基本的に交通費は自己負担です。しかし、最終面接だけ交通費を負担してくれる場合や、内定者懇親会などに参加する場合の交通費・宿泊費を会社で負担してくれることがあります。その場合、必ず「あなたの自宅から会社までにかかった交通費の領収書をもらってきてください」と言われます。事前にお金がもらえるわけではなく、まずあなたが立て替え、その後領収書で証明した金額が支払われます。

しかし、ホテルなどの宿泊施設やタクシーであれば「領収書」をもらうことができますが、地下鉄やバスでは「領収書」をもらうことがないため、どうしていいか疑問に思うことでしょう。さらに、宛て名はどうしますか？と聞かれた場合に会社の名前か自分の名前か迷うこともあると思います。すべて解説していきます。

交通費の領収書のもらい方は？

就活生が最も悩んでしまうのが、「交通費の領収書」です。普段ICカードで乗車することも多いため、そもそも領収書をもらうことが可能なのかわからないですよね。就職活動では電車やバスなどを利用することも多いですが、「最終面接だけは自宅から会社までの交通費を負担します」と言われた場合、地下鉄などの公共交通機関しか利用していなくても交通費をもらうことは可能なのでしょうか。

電車やバスなどの場合は不要

基本的に、電車やバスなどで移動した場合の交通費を負担してもらえる場合、それぞれの料金は調べればわかるので区間を用紙などに記入し報告すれば問題ありません。用紙のフォーマットは会社ごとに異なりますが、どこで乗り換えたかによって料金が変わってくることもありますので、自宅最寄り駅からどこを経由して何駅で降りて会社に来たのかを明記します。往路と復路は基本的には同じルートを利用するようにしましょう。

新幹線や飛行機・高速バスの場合はもらう

関西から東京の企業の選考を受けた場合などは、新幹線や飛行機、高速バスなどを利用すると思います。その場合は、チケットを購入するときに窓口で領収書をもらいましょう。券売機で発行する場合には、発券前に「領収書」ボタンを押さなければ出てこないこともありますので注意が必要です。ネット予約などの場合にも決裁完了後に領収書をプリントアウトできるはずですので、画面をしっかりチェックしましょう。どうしても領収書の発行方法が分からない場合にはチケットの販売元に問い合わせをしてみましょう。コンビニなどで支払いをする場合にはレシートが領収書代わりになります。

交通費の領収書の宛名の書き方は？

就活生が戸惑ってしまうのが「領収書の宛名」そして「但し書き」です。そんなに宛名が大事なの？と不思議に思うかもしれません。しかし、宛名や但し書きが間違っていると、企業によっては経理上の処理に問題が生じ、最悪の場合にはお金が戻ってこないこともあります。

指示がある場合は従い、無い場合は確認する

そんな決して間違えることが許されない「宛て名」そして「但し書き」ですが、自分でどのように記載すべきか判断することはできません。必ず指示がある場合には従いましょう。指示が無い場合には確認をしてから記入するようにしましょう。どうしてもわからない場合には「空欄」のままにしておくのが無難です。

但し書きは？

交通費の領収書であれば、「但し書き」は「交通費」あるいは、「運賃として」などが適切です。しかし、企業によっては異なる単語を使用することもありますので、必ず事前に確認をしておくようにしましょう。

そのほかの注意点

他にも、交通費の領収書にはさまざまな「暗黙のルール」があります。企業ごとに細かくルールが定められているため、事前に確認する必要がありますが、多くの企業で良く注意される「暗黙のルール」をご紹介します。

可能であれば往復で購入し領収書は1枚に

就職活動の交通費は、ほとんどが往復の移動になるはずです。特に飛行機や新幹線などのように事前にチケットを予約し購入するものの場合には、往復で購入するようにしましょう。往復で購入すれば領収書は1枚で済むことが多く、経理の手間を煩わせなくてすみますし、自分の管理する枚数が少なくて良いのも負担が減り安心です。ただし、企業によっては「往路と復路で2枚に分ける」などの指示がある場合もありますので、必ず確認を怠らないようにしましょう。

交通費を受領する際には印鑑が必要なことも

交通費を立て替えたあと、会社から支払ってもらう場合、「確かに交通費を受領しました」という意味で印鑑が必要なことがあります。交通費分のお金を渡したのか渡していないのかの間違いを防ぐためにも、必ず企業側はその確認をします。事前に「印鑑を持参してください」と言われることがほとんどですが、念のため持参しておくと良いでしょう。

最後に

社会人になると、領収書や交通費の精算などの提出をする機会が増えます。そのため、就職活動中からこれらのルールに慣れておくと社会人になってから戸惑うことがないでしょう。しかし、交通費の領収書は会社ごとに大きく異なります。わからないことがあれば、どんなに小さなことでも確認をすることを心がけましょう。