エントリーシート(ES)を郵送するときに送付状っている？それともいらない？

エントリーシートは多くの場合、採用ホームページからアップロードします。しかし、企業によっては印刷をして郵送しなければならなかったり、あるいは説明会で渡されたものに手書きで記入して郵送したりしたければならないことも。

そんなエントリーシートを郵送するときに 迷ってしまうのが、封筒にそのまま入れて良いのかどうか。なにか一言添えた「送付状」があったほうが丁寧だけど逆に手を煩わせてしまうのでは、と不安ですよね。

そこで今回はエントリーシートを郵送するときに送付状があったほうがいいのかどうかについて解説致します。

エントリーシートの郵送に送付状は必要か？

エントリーシートを郵送する際に送付状が必要かどうか……企業に直接聞くわけにもいかないため、悩んでしまいますよね。

エントリーシート送付時には送付状が必要

基本的には社会人としては「なにかを送る際には送付するものだけでなく送付状入れる」のが常識です。書類だけが封筒に入っているととてもぶっきらぼうな印象を与えてしまいます。

場合によっては担当者ではない人が開封することもあるので、「これは誰あての何の書類だろう？」と適切な人に渡らないこともあります。

「送付状は不要です」と記載があれば不要

しかし、就活のエントリーシートに関しては、企業に何十通・何百数と届くこともあり、送付状を入れることで確認するのに余計な手間をかけてしまったりするのでは？と考える方もいるのではないでしょうか。

エントリーシートを郵送するように記載されている採用ページなどに「送付状は不要です」と書かれているのであれば送付状はいれない方が良いでしょう。

エントリーシートの送付先が採用担当者あてになっている場合であれば、送付状はいらないと考えるのも当然です。しかし、「送付状不要」などの記載がない場合には基本的には送付状を入れたほうが丁寧な印象になります。

手渡しをする場合には不要

郵送ではなく、たとえば会社説明会や面接などのタイミングでエントリーシートを封筒に入れて持参し、手渡しをする場合も送付状は不要です。

手渡しをする場合は、誰が持参したのか、何が入っているのかを口頭で伝えることができるためです。送付状が必要なのはあくまで郵送の場合のみと覚えておきましょう。

送付状は手書きとパソコンどちらがいいのか？

では、郵送で送付状を添える場合、その送付状はどのように作成すればいいのでしょうか。迷ってしまうのは「手書きか、パソコンか」だと思いますが、手書きの場合丁寧に書く必要はあるものの、どちらでも問題はありません。手書きではなくパソコンだからといって印象が悪くなることもありません。

送付状は手書きでなくてもOK

なんとなく手書きの方が丁寧な印象になるのでは？と考えてしまいがちですが、たくさんの企業にエントリーシートを郵送する場合、毎回手書きをするのは大変です。

送付状は手書きでなくても、「マナー違反」「手を抜いている」という印象を与えることはありません。もしそこに時間をかけるのであれば、エントリーシートの内容や書き方に時間を割いたほうがいいでしょう。

テンプレートで簡潔に、自己PRなどはNG

基本的にはパソコンなどで送付状のテンプレートを作成しておき、企業名と日付を変更すればすぐに印刷して送ることができる状態にしておくのが理想です。毎回作成していては時間も手間もかかってしまいますから、繰り返し使えるように1回作成したら保存しておくことをおすすめします。

ここで注意したいのは、送付状はあくまで送付状として、「日付・宛名・差出人・応募書類を送付します」という項目のみを記載するということです。

人事担当者の目に止まるように、と自己PRなどを書くことは避けましょう。本当に必要な項目が埋もれてしまうだけでなく、「常識がないな」と思われてしまいます。

送付状のテンプレート

ここでは送付状に記載すべき項目について解説し、テンプレートを紹介します。

送付状に書くべき項目

送付状には次の情報を記載します。

・日付
・宛先
・差出人
・本文
・記書き

まず投函する日付を、右上に右寄せで記載します。送付状やエントリーシートを作成した日と間違えないよう注意してください。

そして次の行に宛先を左寄せで記載します。企業名と部署名、わかる場合は担当者名まで書きます。部署あてに送る場合は「御中」、担当者宛に送る場合は「様」を使います。

さらに次の行に差出人情報を右寄せで記載します。その下に挨拶文から始まる本文を書き、記書きで同封する書類の一覧を記載します。

エントリーシートを郵送する際に気を付けたいこと

エントリーシートを送付する際に気を付けたいポイントを見ていきましょう。送付状はただ封筒に一緒にいれれば良いものではなく、順番などにも気をつける必要があります。

封筒に入れる順番は？

封筒にエントリーシートと送付状を入れる際には、その入れ方にも配慮が必要です。封筒を開いて取り出した際に上から「送付状→エントリーシート→履歴書→その他指定書類」の順番になるように入れましょう。

クリアファイルにいれて

さらに、書類は送付状も含め、すべてのものがクリアファイルに入った状態にしましょう。郵送途中で雨などに濡れてしまうこともありますので、すべての書類をクリアファイル内に納め、濡れてしまわないようにしておきます。

送付状を入れ忘れてしまったら？

うっかりして、送付状を入れ忘れてエントリーシートを郵送してしまうこともあるかもしれません。その場合は、わざわざ送り直したり、「送付状を入れ忘れてしまいました」などと連絡する必要はありません。

送付状がないだけで不採用になることはありません。後から送付状だけ送ったりすると担当者を余計に混乱させることになり、「非常識」だと思われる可能性があります。

最後に

ほとんどの企業では、エントリーシートを郵送することはありません。しかし、だからこそ郵送する企業では送付状などのマナーができているかどうかが際立ってしまいます。細かいポイントではありますがきっちりと押さえ、他の就活生に差をつけるようにしましょう。