就活で企業に電話をするときのマナーとかけ方例文

就活では面接の日程調整や企業への質問などで、企業の担当者に電話をかけることも少なくありません。企業の方に「常識がない」と思われないよう、電話のかけ方のマナーをしっかり学んでおきましょう。

電話をかけていい時間帯、かけ方で注意すべきポイント、話し方の例文も紹介するので参考にしてください。

電話のマナー
目次

就活で企業に電話をかけるときのマナー

電話をかける時間帯に注意

企業の担当者に電話をかける際は、時間帯に気を配りましょう。その企業の就業時間内にかけるのがマナーです。業務スタート直後や終了前は避けたいので、できれば平日の10時〜16時の間にかけるようにします。

忙しい時間や休憩時間にかけるのもなるべく避けましょう。お昼は休憩で外出する人もいるので、12時〜13時前後は避けるようにします。

静かな場所からかける

街中やカフェなど賑やかな場所から電話をかけるのはやめましょう。周囲の雑音がうるさいと、話が聞き取りにくく相手に迷惑をかけることになります。外出先からかける場合は、静かな場所に移動してからかけるようにします。

何度もしつこくかけない

担当者がなかなか電話に出られないこともあります。電話に出るまで、しつこくかけ続けるのはマナー違反です。留守電になるようならメッセージを残して、折り返しの連絡がくるのを待ちましょう。

企業に電話をかける前の準備

用件をまとめておく

話す内容を事前にまとめておくと、落ち着いて話すことができます。質問したいことや確認したいことがあっても、電話で話をしているとつい忘れてしまうこともあります。何度も連絡をすると迷惑になるので、質問事項は事前にまとめておきメモしておきましょう。

メモ帳やノートを用意しておく

電話をしながらメモをとれるように、メモ帳やノートと筆記用具を用意しておきましょう。日時の調整をする場合は、必ずメモを見ながら復唱するようにします。

電波状況をチェック

携帯電話やスマホでかける場合は、事前に電波状況を確認しておきましょう。電波状況が悪くて途中で通話が途切れたりすると、話がスムーズに進まずストレスを与えてしまいます。

電話が途中で切れてしまったりすると、掛け直す必要がでてきて相手に迷惑をかけることになります。

企業に電話をかけるときの流れ

①大学名と名前を伝える

まずはじめに、大学名と氏名を伝えましょう。そして「〇〇の件でご連絡しました」と簡単に要件を伝えます。

②相手が忙しくないか確認する

こちらから電話をかけた場合、本題に入る前に相手の都合をたづねましょう。「ただいまお時間よろしいでしょうか?」と聞いて、大丈夫なようなら本題に入ります。

③要件を簡潔に伝える

話はなるべく簡潔にまとめて、要件だけを伝えます。担当者は忙しいかもしれないので、余計な前置きや挨拶をダラダラと話さないようにします。

④最後にお礼を述べる

最後に「お忙しいところどうもありがとうございました」とお礼の言葉を忘れないようにしましょう。

⑤相手が電話を切るのを確認

基本的には電話はかけた方が先に切ることになっていますが、印象をよくしたいなら、相手が切るのを待ってから切るのがいいでしょう。しばらく待ってみて、相手も待っているようならこちらから静かに切るようにします。

【ケース別】企業への電話のかけ方例文

企業の担当者に質問がある場合

まず所属・名前・用件を簡潔に伝え、担当者につないでもらいましょう。

お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の〇〇と申します。
インターンシップ当日の持ち物について質問がありご連絡しました。〇〇部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

(担当者にかわったらもう一度自己紹介する)

お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の〇〇と申します。インターンシップ当日の持ち物について質問がありご連絡しました。ただいまお時間よろしいでしょうか?

(最後にお礼を述べましょう)

お忙しいところ失礼しました。どうもありがとうございました。

それでは失礼いたします。

担当者が不在の場合

担当者が不在だった場合は、戻ってくる時間を確認し後でかけ直します。戻り次第かけ直してくれるという場合はそうしてもらいましょう。

何時頃お戻りになるか、おわかりになりますでしょうか?

(戻り時間を教えもらったら)

それではその時間以降に改めてご連絡いたします。

(最後にお礼を述べましょう)

お忙しいところお手数おかけしました。どうもありがとうございました。

それでは失礼いたします。

折り返し連絡の場合

授業やアルバイトがあり、企業の担当者からの電話に出られないこともあるでしょう。企業から着信があった場合は、できるだけ早く折り返しの連絡をします。

お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の〇〇と申します。御社からお電話をいただきましたので折り返しました。ご担当者様はいらっしゃいますか?

(担当者にかわったらもう一度自己紹介する)

お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の〇〇と申します。先ほどは電話に出られず申し訳ありませんでした。

電話の出方

ビジネスの電話では、「もしもし」はあまり使いません。企業からかかってきた電話に出るときは、「はい、〇〇(氏名)です」とすぐに名乗るようにします。

最後に

社会人になってからも電話する機会は多いので、基本的なかけ方やマナーをこのタイミングで覚えておいて損はありません。企業への電話は慣れるまで緊張するものですが、マナーを心得ておけば自信を持って対応できるでしょう。

この記事を書いた人
たっぷりきな子画像
たっぷりきな子 大阪府
京都の私大卒。新卒でメーカーの人事部に配属。以後複数の会社で採用を経験し、現在もある企業で新卒採用を担当している。毎年、営業職や総合職を中心に数百名もの学生の選考を担当。


就活でのマナーの記事一覧
大学生おすすめコンテンツ