封筒や手紙の宛名の書き方は？正しいビジネスマナーと敬称の使い分け方を解説

封筒や手紙の宛名の書き方は慣れていないと迷いがちです。特に敬称の使い分けはきちんとルールを知っておく必要があります。

この記事では、封筒や手紙の宛名の書き方、敬称の使い分けについて解説します。

封筒や手紙の宛名の書き方は迷いがち

封筒や手紙を郵送する際に書く宛名で迷わないためにも、基本的なルールを知っておきましょう。

宛名でよく使われる敬称

宛名で使われることの多い敬称についてご紹介します。

「様」
個人宛てに送る場合に使用する敬称です。相手の立場に関わらず使用できます。

「御中」
企業や部署など組織宛てに使用する敬称です。

「行」
返信用封筒を入れる際に自分に向けて使う敬称です。基本的に組織宛てに使われます。

「宛」
「行」と同じく、返信用封筒を入れる際に自分に向けて使う敬称です。基本的に個人宛てに使われます。

「各位」
複数の人への敬称として使われます。「関係者各位」のような使い方をします。「様」との併用はできません。

「御中」と「様」の詳しい使い分け方はこちら！

担当につける敬称は「御中」と「様」どっち？書き方例を解説

封筒・手紙への宛名の書き方

宛名を書く位置

まず、宛名の位置です。封筒の大きさに関わらず宛名は表面に記載します。ビジネスでは郵便番号以外の宛名は縦書きが一般的です。入っている書類の内容を示す外脇付け（「親展」「見積書在中」などの添え字）は、左下に記入します。裏面には自分の住所と名前を記載しましょう。

宛名に含める項目

宛名には、郵便番号・住所・会社名・部署名・外脇付け（添え字）を記入します。個人宛てに送る場合はこれに相手の氏名を加えます。

「外脇付け（添え字）」とは、入っている書類の内容を示す文字です。本人による開封を促す「親展」や、重要な書類であることを示す「重要」、内容物を記載する「請求書在中」「契約書在中」など、送る書類によって内容が変わります。

【ケース別】宛名（敬称）の使い分け方とNG例

個人宛てに送るのか部署宛てに送るのかによって、敬称の付け方は異なります。ケース別に見ていきましょう。

担当者名がわかる場合

個人宛に送るよう指定があったり、特に指定されていないものの担当者名がわかっている場合は以下のようになります。

株式会社○○　（フルネーム）様
もしくは、
株式会社○○　△△部　（フルネーム）様

個人宛てに使う敬称は「様」となります。敬称は基本的に併用できないため、会社名や部署名には「御中」などの敬称を付けないようにしましょう。
また、個人名がわからない状況で「担当者宛てに送ってください」と言われた場合は以下のようになります。

株式会社○○　ご担当者様
もしくは、
株式会社○○　△△部　ご担当者様

担当者名がわからない場合

担当者名がわからない場合は部署名で送ることも可能です。その場合以下のようになります。

株式会社○○　△△部　御中

組織宛てに使う敬称は「御中」となります。

担当者も部署もわからない場合

担当部署も担当者も特に指定されていない場合、以下のようになります。

株式会社○○　御中

組織宛てなので、使う敬称は「御中」です。組織宛てに「様」は使えないため注意しましょう。

間違いやすいNG例

・「行」「宛」
「行」「宛」は返信用の宛先として使われることが多いです。基本的に「行」が組織に対して使われるのに対し、「宛」は個人に対して使用されますが、曖昧になっている部分も多く個人に対して「行」が使われることもあります。

どちらの場合も、返信封筒を返す側は二重線で「行」「宛」を消し、横に「御中」か「様」を書きます。縦書きの場合二重線は縦に、横書きの場合横に書くのがマナーです。こちらから送る際に「行」「宛」は使わないようにしましょう。

・複数の敬称
「御中」や「様」といった敬称は同時に使用することができません。例えば、次のような使い方はできません。

×　株式会社◯◯　△△部御中　（フルネーム）様

この場合は「株式会社○○　△△部　（フルネーム）様」が正しい使い方です。

就活生が知っておきたい宛名の書き方とは

履歴書、内定承諾書など

新型コロナウイルスの影響で就活のオンライン化が進んだものの、履歴書やエントリーシート、内定承諾書の送付など郵便物を送る機会はまだまだ多いです。特に内定後は印鑑が必要な書類も多いため、ほとんどの企業で書類の郵送を求められます。

宛名・敬称の例文

実際に就活で書類を送る際に使える例文を紹介します。

＜担当部署・担当者宛て＞
株式会社○○　△△部　（フルネーム）様
株式会社○○　△△部　ご担当者様
株式会社○○　△△部　御中

＜返信用封筒＞
返信用封筒が同封されている場合、既に記載されている「行」「宛」を二重線で消してから横に「御中」か「様」と記載しましょう。個人宛ての場合は「様」、組織宛ての場合は「御中」に書き直しましょう。縦書きの場合二重線は縦に、横書きの場合横に書きます。

また自分で返信用封筒を同封する場合は、表面に自分の住所と氏名を記入したあと「宛」を付けます。

＜外脇付け（添え字）＞
「外脇付け（添え字）」は、四角い枠で囲って赤字で記入しましょう。また入っている書類の内容で書く文字が変わります。それぞれ以下のように記入しましょう。

・履歴書、エントリーシート： 「履歴書在中」「エントリーシート在中」「応募書類一式在中」
・内定承諾書：「内定承諾書在中」

最後に

就活生が迷いがちな宛名の書き方や敬称の使い分けについて解説しました。普段郵便物を送る機会が減っているため、いざという時に迷いがちです。郵送する前に宛先はきちんと確認しておきましょう。