総務とはどんな仕事?-文系学生の職業研究

企業にはよく「総務部」という部署がありますが、「総務」という仕事、なんとなく耳にしたことがあっても、具体的に何をするのかイメージが湧きにくいですよね。
今回は総務が行う業務の内容や就活での対策などについてご紹介します。

総務の仕事

総務の仕事内容とは

総務の役割は、「その企業に勤める社員たちが働きやすい環境を整え、組織の働きを円滑にすること」です。

企業に必要であるが他のどの部署にも属さないような仕事を何でも引き受けるので、総務の担う業務内容は企業によって様々です。仕事内容は幅広いため、総務の中でもいくつか担当が分かれることもあります。

総務に任される業務の例としては以下のようなものが挙げられます。

■働く「人」に関する業務
・人事、労務
社員の募集や採用選考、教育、社会保険等の手続きや健康診断の実施など、働く人を管理する仕事です。どんな企業にも必要な仕事ですね。
企業内部ですべて行わずに外注する場合もありますが、それでも外注先との窓口となる役割は必要となります。

・福利厚生の改善
社員の満足度向上のために、家賃補助などの各種手当の導入や社員向けのレジャーチケット割引等、福利厚生の改善を行います。

■働く「場所」に関する業務
・職場管理
オフィスの契約に関わる手続きや働きやすい職場にするためのルール決めなどを行います。

・備品等の管理・手配
デスクや文房具、来客用のお茶のティーバッグやカップなどの備品を管理します。
新しい電子機器の導入など、経費と相談しながら検討するような仕事もあります。

■その他雑務
・書類作成・管理
他部署で必要な書類を作成したり管理したりします。総務部が書類作成や管理をうまく行ってくれれば他部署の人がこういった業務に追われずにすむので、組織の働きが円滑になりますね。

・各種行事の計画、進行
入社式、株主総会、新年会などの社内行事の計画、進行を行います。

・秘書・受付
会社の受付も総務の仕事として挙げられます。

このように、総務の業務内容は多岐に渡ります。
多くの業務に携わるということは、多くの情報も入ってくるということです。営業部の社員が出張した際に誰とどこで何を行ったのかということや、業務時間の長い部署はどこか、ということなど。
それらの情報から、改善する必要がある場合はトップへ改善策の提案を行います。総務として経営に携わっているという実感は大きなやりがいにもなるでしょう。

サポート役という立ち位置ですが、会社全体の仕事の効率や会社の方向性を決めるような、とても責任の大きい業務といえます。

総務に必要とされる能力・向いている人

社内における様々な仕事を担うので、大切なのは「気づける」こと。周囲の状況を見渡し、今必要とされることを見出すことが出来るようにならなくてはいけません。
また、他の部署と関わる機会が多いためコミュニケーションを上手に取れる能力が必要になります。
率先して行動できる、自主性がある人が重宝されます。

総務の仕事のやりがい

総務の仕事の成果は売上のように数字ではっきり見えない場合もありますが、「良い会社づくり」に大きく貢献する業務になります。組織全体を内側から良くしている、周りの人が気持ちよく働けるようにしているという実感が持てることにやりがいを感じられるでしょう。

また、社内における幅広い仕事と関わることができるので、様々なスキルを習得することができるといえます。電話受付や社内に来訪されるお客様の対応なども行うこともあるので、社会人としてのビジネスマナーも身に着けることが可能です。

総務志望の就職における対策

先述の通り、組織を内側から良くしていくという仕事なので、改善すべき状況に気づける力、自分から率先して行動する積極性、また人と関わりながら課題を解決していくために必要なコミュニケーション能力がアピールできると良いです。大学時代のサークルやバイトなどで、組織を内側から改善したようなエピソードと共に自分の強みを話すと、総務として入社後に活躍するイメージを与えやすくなりますね。

入社前に必須な資格や特別なスキルはありませんが、資料作成をする機会も多いのでMicrosoft Officeをある程度使えると役に立ちます。

また、簿記について勉強しておくと、仕事とお金の関係性が目に見えて分かり役に立つことも多いでしょう。小規模な会社の場合は経理と連携したり、経理の仕事を肩代わりすることもありますので、余裕があれば勉強しておきましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか、今回は総務についてご紹介しました。
社内の「便利屋さん」などと称されることもある総務ですが、とても幅広い業務を担当しているんですね。

総務に任せられる仕事は会社によって様々です。
大手企業の場合は細かく部署が分かれていたりしますが、規模の小さい会社の場合は、多くの業務が総務へ割り振られることもあります。その分たくさんの経験を積むことができるので、場合によっては転職の幅も広がります。

選考を受ける会社でどの部署がどのような仕事をしているのかという下調べは、入念に行いましょうね!


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