総務とはどんな仕事？-文系学生の職業研究

企業にはよく「総務部」という部署があります。「総務」という仕事、なんとなく耳にしたことがあっても、具体的に何をするのかイメージが湧きにくいですよね。

今回は総務が行う業務の内容や総務に向いている人、総務の仕事のやりがい、就活での対策などについてご紹介します。

総務とは?

総務の役割

総務の仕事は非常に幅広く多様なため、総務は便利屋と称されたり、なんでも屋だと思われることがあります。同じ会社でも、「総務がなにをしているのかよくわからない」という人もいるようです。

総務の仕事は企業によって異なりますが、一般的に言えるのは「その企業に勤める社員たちが働きやすい環境を整え、組織の働きを円滑にする」ために働いているということです。仕事内容は幅広いため、総務の中でもいくつか担当が分かれることもあります。

総務は転職がしやすいというメリットも

総務でカバーする業務の範囲は企業により異なりますが、管理業務の流れや書類作成などのスキルは一度身につければどの企業でも通用するものです。

総務の仕事では、ビジネスで必要な基本的なマナーや仕事のコツを学ぶこともできます。総務で学んだことや身につけたスキルはどの職種でも活かすことができるので、転職やキャリアアップの際の選択肢は幅広くなります。

総務の仕事内容

総務に任される業務例の一覧を、以下に挙げてみます。

採用や研修、福利厚生の管理

・社員の募集や採用選考
・社員研修
・社会保険等の手続き
・健康相談の実施
・福利厚生の改善

これらの仕事は人事部が担当することもありますが、人事部がない場合などには総務部で行われます。総務部と他の事業部との境界は企業によって異なります。

職場ルール決めや備品管理

・職場のルール作り
・備品、消耗品の管理

働きやすい職場にするために社内でのルールを作成したり、文房具や電球などの備品・消耗品の管理をしたりすることを総務部が行うことがあります。

社内文書の作成や広報の発行

・書類作成
・社内広報
・会社行事、イベント業務
・受付

書類作成は個人で行うこともありますが、総務部がまとめて行うこともあります。社内広報は広報部があるのかどうかにもよりますが、社内のコミュニケーションをはかるために総務部が主導で行うこともあります。

社外との交渉

・地域との渉外
・官公庁の渉外
・社会貢献活動 ・環境対策
・リスクマネジメント
・業務委託管理

社内だけでなく社外の人と円滑なコミュニケーションをとることも、総務部の大切な役割です。社内で担当する事業部がない仕事は、総務部がすることになります。

衛生・安全管理

・株式総会の業務
・安全衛生管理
・保安、防災業務
・社葬の実施

業務の改善提案

総務の業務内容は多岐に渡ります。多くの業務に携わるということは、多くの情報も入ってくるということです。営業部の社員が出張した際に誰とどこで何を行ったのかということや、業務時間の長い部署はどこか、ということなどです。

それらの情報から、改善する必要がある場合はトップへ改善策の提案を行います。総務として経営に携わっているという実感は大きなやりがいにもなるでしょう。

サポート役という立ち位置ですが、会社全体の仕事の効率や会社の方向性を決めるような、とても責任の大きい業務といえます。

総務の仕事のやりがい

組織の改善や社員のサポート

総務の仕事の成果は売上のように数字ではっきり見えないことも多いですが、「良い会社づくり」に大きく貢献する業務になります。「組織全体を内側から良くしている」「周りの人が気持ちよく働けるようにしている」という実感が持てることにやりがいを感じられるでしょう。

幅広い経験が積める

また、社内で幅広い仕事に関わることができるので、様々なスキルを習得することができるといえます。電話受付や社内に来訪されるお客様の対応なども行うこともあるので、社会人としてのビジネスマナーも身に着けることが可能です。

総務に必要とされる性格や能力

コミュニケーション能力

他の部署と関わる機会が多いため、コミュニケーションを上手に取れる能力が必要になります。社外の人とのやり取りも多いため、ビジネスマナーを身につけていることも求められます。

気がきく

社内における様々な仕事を担うので、大切なのは「気づける」こと。周囲の状況を見渡し、今必要とされることを見出すことが出来るようにならなくてはいけません。社内の細かいことに気がつく、気を配れる能力が求められるでしょう。

積極性・適応性

任される業務が多岐にわたるため、新しい仕事に挑戦する機会も多くなります。経験のないことに対しても積極的に取り組めるなど柔軟な対応が求められます。

正確性

総務の仕事は、備品管理や書類作成などが多いです。そのため注意深く、慎重な性格の人が向いています。「面倒だから適当でいいや」というような仕事のやり方は多くの人に迷惑をかけることになります。

必要な資格やスキルは？

基本的なパソコンスキルは必須

総務の業務に必須な資格や特別なスキルはありませんが、資料作成をする機会も多いのでMicrosoft Officeをある程度使えると役に立ちます。ワード、エクセル、パワーポイントの基本的な使い方はマスターしておくといいでしょう。

ビジネスマナーも重要

総務業務では、電話・メールの対応や来客のアテンドをすることもあります。採用やイベントなどで社外の人と関わることも少なくありません。

そのため基本的なビジネスマナーは身につけておく必要があります。挨拶のマナーができているか、敬語や丁寧語が正しく使えているか、などは就活の面接でも厳しく見られています。

総務志望の就職における対策

エントリーシートや面接でアピールすべきことは？

組織を内側から良くしていくという仕事なので、「改善すべき状況に気づける力」「自分から率先して行動する積極性」「人と関わりながら課題を解決していくために必要なコミュニケーション能力」がアピールできると良いです。

大学時代のサークルやバイトなどで、組織を内側から改善したようなエピソードと共に自分の強みを話すと、入社後に総務として活躍するイメージを与えやすくなりますね。

資格を取得しておく

簿記について勉強しておくと、仕事とお金の関係性が目に見えて分かるので役に立ちます。小規模な会社の場合は経理と連携したり、経理の仕事を兼務することもありますので、余裕があれば勉強しておきましょう。

その他には総務の仕事で役立つ資格は次のようなものがあります。

・MOS検定
・秘書検定
・TOEIC
・ビジネス能力検定
・衛生管理者
・社会保険労務士試験

TOEICは総務の仕事にいかせる資格ではありませんが、外資系企業や外国人の従業員が多い職場では英語も大きなアピールポイントとなります。

まとめ

いかがだったでしょうか、今回は総務についてご紹介しました。社内の「便利屋さん」などと称されることもある総務ですが、とても幅広い業務を担当しているんですね。

総務に任せられる仕事は会社によって様々です。大手企業の場合は細かく部署が分かれていたりしますが、規模の小さい会社の場合は、多くの業務が総務へ割り振られることもあります。その分たくさんの経験を積むことができるので転職の幅も広がります。

選考を受ける会社でどの部署がどのような仕事をしているのかという下調べは、入念に行いましょうね！