【例文あり】会社訪問のお礼メールの書き方とマナー

会社訪問を終えて、「お礼メールってどう書けばいいんだろう？」と頭を悩ませてはいませんか？ここでは会社訪問をした後のお礼メールを送るタイミングやメールのマナーについて解説します。メール例文も紹介するので参考にしながらメール作成してみてください。

会社訪問をした後にお礼メールを送るべき？

お礼メールを送るのは普通？

「お礼メールをわざわざ送るのは大げさでは？」と思う方もいるかもしれませんが、そんなことはありません。実際に多くの学生が会社訪問のお礼メールを送っているので、感謝の気持ちを伝えたければしっかりと送りましょう。

企業の担当者は忙しい業務の合間をぬって、会社訪問の準備をしてくれています。自分や他の就活生にかけてくれた手間を考えれば、しっかりとお礼を伝えるべきなのです。

お礼メールは当日か翌日中に送る

会社訪問後にお礼メールを送るなら、当日中がベストです。メールは手紙に比べて手軽に送ることができるため、遅くなってしまうと「忘れていたのかな？」「後回しにされていたのかな？」とネガティブな印象を与えてしまうこともあります。

どうしても当日中に送れない場合は、翌日には必ず送るようにしましょう。その時には「お礼が遅れまして大変申し訳ございません」など、謝罪の言葉を添えておくと丁寧な印象になります。

お礼状の方が良い場合も

企業によってはお礼状を送る方が良い場合もあります。 特に採用担当者とのやり取りがメールではなく、手渡しや郵便などの場合には封書によるお礼状の方が適しているでしょう。

普段からメールでやり取りしている場合には、お礼状はかしこまりすぎた印象になります。お礼状は届くのが遅れてしまうデメリットもあるので、企業の文化や社風を考慮して、適した方を選ぶようにしましょう。

会社訪問のお礼メールに書くこと

感謝の気持ちを伝える

まずは会社訪問の機会をいただいたことに対する、感謝の気持ちを伝えましょう。わざわざ時間を割いてもらったこと、会社訪問をさせてもらったことへのお礼を述べます。

ただし、感謝の気持ちを伝えたいからと言って、あまりにも長い文章はかえって言いたいことが伝わらなくなってしまいます。できるだけ簡潔にまとめるよう意識してみてください。

感想を具体的に書く

続けて、会社訪問の感想を書きましょう。感想はできるだけ具他的に書くのがポイントです。

「勉強になりました」「有意義な時間となりました」などの定型文だけだと、「コピペしたようなメールを形式的に送っているだけ」という印象を与えます。感じたことや興味を持ったことについて、自分の言葉で書いてみてください。

企業は会社訪問を、学生にとって意味ある時間にしたいと思っています。学生から率直な感想を聞かせてもらうことで今後の改善にいかすことができるので、具体的な感想は企業の担当者にも喜ばれるでしょう。

入社意欲について書く

感謝の気持ちと感想と合わせて、「入社したい」という気持ちを改めて伝えるようにしましょう。会社訪問をしたことで、入社意欲にどんな変化があったかを書くのもおすすめです。

「やりたいことが明確になった」「こんな仕事がしてみたいと思った」など、できるだけ具体的に仕事に対する熱意について書くようにしてください。あくまでお礼メールなので、関係のない自己PRなどを長々と書かないようにしましょう。

お礼メールの書き方と例文

お礼メールの構成

お礼メールは、次のような構成で書くのがおすすめです。

１．宛名：会社名・部署名・担当者名
２．自己紹介：所属・名前
３．感謝の言葉：会社訪問をさせてもらったことへお礼
４．会社訪問で得られた知識や自分の心に響いたこと
５．再度お礼を伝える
６．挨拶

件名と署名も忘れずに

ビジネスメールでは件名や署名をつけるのがマナーです。件名は「〇月〇日の会社訪問のお礼」など、一目で内容が分かるように書きましょう。件名を書かないまま送ると、本文を開けるまで内容が分からず、受け取った相手に余計な負担をかけてしまうことになりますので注意が必要です。

メールの最後には署名をつけておくと、連絡先などがすぐわかるため親切です。この機会に自分の署名を作成して、メールに挿入されるよう設定しておくと今後の就活でも役立ちます。

お礼メールの例文

お礼メールのマナーと注意すべきポイント

誤字脱字がないように

お礼メールには誤字脱字がないように、送信前に必ずチェックしましょう。とくに社名・部署名・担当者名に間違いがあると失礼になります。

企業にメールを送る際には、何度か読み直してチェックすることを習慣付けるようにしておきましょう。

メールは就業時間内に送る

お礼メールはできるだけ早く送りたいものですが、深夜や早朝に送るのは避けましょう。スマホなどに転送する設定をしている人もいるので、迷惑になることがあります。

企業へのメールはできるだけ就業時間内に送るのがマナーです。深夜や朝早くにメールを作成した場合は、メールの送信時間が設定できる予約機能を使うといいでしょう。

企業からのメールには返信する

お礼メールに対して企業から返信があった場合、返信すべきかどうか迷う方もいるでしょう。メールに「返信不要です」などと記載がある場合には返信する必要はありませんが、そうした記載がなければ返信しましょう。

はじめにメールを送った方でメールを終わらせるというビジネスメールのマナーがあるので、返信してもマナー違反にはなりません。

最後に

定型分しか書かれていない、形だけのお礼メールを送ってもあまり意味がありません。感謝の気持ちや志望度の高さを伝えるには、感想をできるだけ具体的に書くことです。担当者の印象に残るような、オリジナルな内容のお礼メールが書けるといいでしょう。