【就活での挨拶の仕方】電話・面接・メール別のポイントを解説

就活では挨拶をする場面がたくさんあります。挨拶は第一印象を左右する大切なものなので、正しい挨拶の仕方やマナーを身につけておきましょう。電話、面接、メールと場面ごとに、あいさつの仕方やポイントを解説します。

「電話でのあいさつ」の流れとポイント

大学生のみなさんは、知らない方に電話をかけることにあまり慣れていないのではないでしょうか。電話は顔が見えないだけに、より丁寧な対応が求められます。以下では、電話でのポイントを詳しくお伝えします。

名乗って担当者を呼び出す

企業に電話をかけたとき、出てもらいたい担当者が電話に出るとは限りません。
まずは、「学校名・学部名・学年・氏名」「用件」「誰にとりついでほしいか」を電話に出た方に伝えます。

ポイント！
電話では、普段よりもよりはきはきと明るい声で話をするように心がけましょう。相手から自分の顔が見えないだけに、声がみなさんの印象の大部分をつくります。対面では「笑顔」を心がけますが、電話では「笑声」を意識しましょう。笑顔で声を出すと、自然と「笑声」になります。

◆伝え方の例
「お世話になります。私、〇〇大学〇〇学部4年生の〇〇と申します。新卒採用について、お伺いしたいことがございます。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」

再度あいさつ

担当者が電話に出たら、もう一度「学校名・学部名・学年・氏名」「用件」を伝え、今お話をしても大丈夫か確認します。相手への配慮をすることで、常識のある学生だと感じてもらえます。

ポイント！
相手の都合も確認せず長々と話してしまうと印象が悪くなってしまいますので、電話がなるべく短く終わるように、要件は事前にメモにして電話をかけると良いでしょう。

◆伝え方の例
「お忙しいところ恐れ入ります。私〇〇大学〇〇学部4年生の〇〇と申します。御社の新卒採用についてお伺いしたいことがございます。ただいま、お時間よろしいでしょうか」

会話の終え方

用件が終わったら、お礼を述べて電話を切ります。相手が切り終わるまで待ってから、電話を切るようにしましょう。もしも、相手もこちらが切るのを待っているようであれば、3秒ほど待ってから切ります。

◆伝え方の例
「お時間いただき、誠にありがとうございました。それでは失礼致します」

面接の流れとポイント

面接の第一印象を決める大きな要素となるのがあいさつです。面接が始まるまでの振る舞い方や、入退室時のあいさつについてお伝えします。

受付での対応

受付にいる方が採用担当者の場合もあります。気を抜かずに、「学校名・学部名・学年・氏名」「面接で訪問した旨」を伝えます。

◆伝え方の例
「こんにちは。私〇〇大学〇〇学部4年の〇〇と申します。本日は、新卒採用の面接で伺いました。どうぞよろしくお願いいたします」

入室時のあいさつ

まずは、部屋に入る前にノックを3回し、中から「どうぞ」などの声が聞こえたら、「失礼いたします」と言ってドアを開けます。

ドアを閉める際は、ドアの方を向いて丁寧に閉めます。この際、面接官に背を向けることになりますが、問題ありません。ドアを閉め終わったら面接官の方に向き直り、「よろしくお願いいたします」と言った後におじぎをします。

椅子の横に立ち、「〇〇大学〇〇学部3年の〇〇と申します。本日はよろしくお願いいたします」と伝え、おじぎをします。椅子には、「どうぞお掛け下さい」などと面接官から促されてから座りましょう。

椅子に座る際にも無言ではなく、「失礼いたします」と声をかけてから座るようにします。着席する時には、聞き手側の床にかばんを置きましょう。

退室時のあいさつ

面接が終わったら立ち上がり、かばんをとる前に「本日はありがとうございました」と面接官に伝え、いちばん丁寧にお辞儀をします。ドアの前まで来たら再度「ありがとうございました」と言いお辞儀をします。ドアを開け、退室する直前に「失礼いたします」と言ってドアを閉めます。

メールのあいさつのポイント

就活中のメールはいくつかのマナーがあります。ここではメールのマナーについて、「あいさつ」を中心に解説します。

メールの挨拶は「お世話になります」「お世話になっております」

宛名に続くメールの書き出しは、「お世話になります」「お世話になっております」などが一般的です。初めての連絡の場合は「お世話になります」、面識がある場合や1回以上メールのやりとりがある場合は「お世話になっております」を使用します。

挨拶に続けて、簡単に自己紹介をします。大学名、学部、学年、氏名を述べましょう。

◆伝え方の例
お世話になります。
○○大学□□学部○○学科のXX（氏名）と申します。

時候の挨拶は省略してOK

手紙の冒頭に書く「拝啓」や「時候の挨拶」は、メールの場合は省略して構いません。内容を簡潔にまとめること、余計なことは書かないこと、などもビジネメールのマナーの一つです。余計なことは書かずに、できるだけ要点を簡潔にまとめることを心がけましょう。

ポイント！
メールはできるだけ早い返信を心がけることも重要です。時間をかけて長々とした文章を書くよりも、素早い返信で担当者に印象付けましょう。

締めくくりの挨拶

メールの最後は、締めくくりの挨拶を書きます。文言は内容により異なりますが、次のようなものが多いです。

・何卒よろしくお願いいたします
・引き続きよろしくお願いいたします
・心より感謝申し上げます
・ご連絡お待ちしております

ポイント！
メールの最後には、必ず「署名」をつけましょう。大学名や連絡先が記載された署名をつけておくことで担当者が連絡をしやすくなります。

就活生なら知っておきたいあいさつのポイント

挨拶の基本

「あいさつ」の各文字をとって、就活を通してのあいさつのポイントを覚えておきましょう。

◆あ：明るく
◆い：いつも
◆さ：（相手よりも）先に
◆つ：（それを）続ける

挨拶はいつでもどんな場面でも、相手がしてくれるのを待つのではなく、笑顔で自分からすることを心がけましょう。それを習慣にしておくことで、就活中も自然とできるようになります。

お辞儀の角度も意識

あいさつに不可欠なお辞儀には、3種類あるのをご存知ですか？

「おはようございます」などのときに使われる「会釈」、「よろしくお願いします」などと一緒に使われる「敬礼」、「ありがとうございました」「申し訳ありません」と一緒に使われる「最敬礼」の3種類です。

「会釈」は15度、「敬礼」は30度、「最敬礼」は45度と、お辞儀の角度はどんどん深くなっていきます。込める気持ちが深くなればなるほど、お辞儀も深くなることを覚えておきましょう。

挨拶をしてからお辞儀する

声を出しながらお辞儀をする人も多いのですが、ぜひみなさんに意識してほしいのは、「よろしくお願いします」などの言葉を言い終わってから、お辞儀をするということです。

あいさつとお辞儀を分けてするので、分離礼といいます。こうすることによって、相手の目を見てしっかりあいさつができますし、声もしっかり届きます。

最後に

あいさつは、あなたの印象を決める非常に大事なものです。1回1回のあいさつを大事にしましょう。もちろん形式は大事ですが、相手に対しての配慮や、就活生らしい明るさを意識できれば、きっと皆さんの印象は良くなることでしょう。皆さんの就活がうまくいくことを祈っています。