入社手続きに必要な書類って。内定後に準備するべきもの。

内定が取れて一息ついたけれど、初めて社会人になるにあたって、どんな書類を用意しておけばいいか不安な人も多いですよね。今回はそんな新社会人になる大学生の皆様に向けて、内定後に準備しておくべき、入社手続きに必要な書類をご紹介します。

入社意思の確認のための書類

内定通知書

「内定しました」という連絡の書面です。口頭だけで伝えられることもあります。また内定したことだけでなく、労働条件について書かれていることもあります。

労働条件通知書

労働条件通知書とは、労働契約の期間や賃金、業務の内容、働く場所や時間などの労働条件を知らせるための書類です。この条件をきちんと読まずに入社すると決めてしまうと、実はブラック企業だったり、事前に聞いていたのと違う働き方をさせられたりすることがあります。
労働基準法で、労働契約を結ぶ前に会社は労働条件について知らせる義務がありますので、労働条件について何も聞かされない場合は、会社に問い合わせてメールや文書で確認してから労働契約をするようにしましょう。

入社承諾書

入社の意思がある旨を会社に伝える書類です。ただし入社承諾書に署名・捺印を行っても仕事が始まる2週間前までに内定を辞退することを伝えれば法的には問題ありません。
とはいえ、一度承諾してから断るのは会社にも迷惑がかかりますし、自分自身にも負担がかかります。入社承諾書を記入する段階でよく検討するようにしましょう。

多くの企業で入社時に求められる書類

年金手帳

年金手帳は社会保険庁から発行される年金制度の被保険者であることを証明する手帳です。
「いや、年金もらうつもりないから加入してないし、持ってない」と思っている方もいるかもしれませんが、20歳以上の人は自動的に加入手続きが取られ、年金手帳が発行される仕組みになっています。
手元にない場合は実家に保管されている可能性が高いので確認しましょう。
会社で厚生年金に加入するために必要になります。もし紛失している場合は再発行の手続きをしておきましょう。

源泉徴収票

4月入社の場合はその年の1～3月までバイトなどで給与を得ていた場合、源泉徴収票が必要となります。
これは会社があなたの税金が取られすぎないように調整するために使います。
源泉徴収票がなくても大きな問題にはなりませんが、源泉徴収票を出さないと取られすぎた税金が返ってこず、損をすることになります。もし貰っていない場合は必要であることをバイト先などに伝えておきましょう。

扶養控除申告書

扶養控除や配偶者控除、障害者控除など、税金負担を軽減する対象に当てはまっていないかどうかを確認する書類です。入社する会社から書類を渡されるので記入して提出します。

給与振込口座届

給与を振り込む口座がどこかを指定する書類です。これも会社から書類を渡されるので記入して提出しましょう。

会社によって求められる書類

入社誓約書

「会社で知った秘密を外に漏らさない」など、その会社が特に守ってほしい内容について記載しています。しっかり確認して署名・捺印しましょう。

雇用（労働）契約書

雇用契約書とは、先ほどの「労働条件通知書」に書かれた労働条件に、あなたが合意したことを示すものです。書類は会社が用意したものを使います。
雇用契約は書面にする義務はないのですが、会社と労働者の間でのトラブルを防ぐため、2部作成して署名・捺印を求める会社が多いです。雇用契約書は1部は会社、1部は労働者が保管しておきます。

住民票記載事項証明書

現住所の確認のために必要となる場合があります。必要な場合は市区町村の役所に行き、発行の手続きをします。また郵送での対応もできる役所が多いため、忙しくて時間がとれなかったり、役所が遠い場合は利用すると良いでしょう。

身元保証書

入社後にあなたが起こした問題に対して、連帯責任を負うことを身元保証人が会社に約束することを示した書類です。身元保証人に指定はありませんが、特別な理由がなければ、家族にお願いしておくと署名・捺印などの手続きが行いやすく、手間が省けます。

健康診断書

健康状態をチェックするため、健康診断書が必要な場合があります。
会社から健康診断で受けるべき項目が指定されるため、それらを病院に伝えて健康診断を受け、健康診断書を発行してもらいます。
お金は会社が全額負担してくれることもありますが、一定の額を超えると実費ということもあります。健康診断の料金は病院によって異なるのでチェックしておきましょう。
また人気の病院は予約がすぐにいっぱいになるため、健康診断書が必要であれば、できるだけ早く予約しておくことも必要です。

従業員調書

人事管理（転勤など）のために家族構成などを記入する書類です。会社から指定される書類に記入して提出します。

卒業証明書（卒業見込証明書）・免許や資格の証明書

資格や免許などの必要な職種では免許証や資格証明書のコピーの提出を求められることがあります。
また、専門分野をきちんと学んできた証明として卒業証明書のコピーが必要になる場合もあります。新卒でまだ卒業していない場合は「卒業見込証明書」を提出することになりますので、余裕をもって大学の窓口に問い合わせておきましょう。

まとめ

ここまで入社手続きに向けて、内定後に準備しておくべき書類についてお話しました。
会社から指定の書類を渡されるまで準備できないものもありますが、年金手帳や住民票記載事項証明書、卒業見込証明書など、事前にどこにあるか確認しておけばスムーズに準備できるものも多くあります。
このような書類の準備がきちんとできることが、社会人としての第一歩です。会社からの連絡をしっかり確認してミスなく用意できるよう、取り組んでいきましょう。