【テンプレートあり】就活メールで使う署名の正しい書き方は?

就活ではOB・OGや採用担当者とメールでやり取りするシーンも少なくありません。メールでも、大学の友人とのやり取りとは違うビジネスマナーを知っておく必要があります。

送信者の情報を記載する「署名」は、ビジネスメールでのマナーの1つです。今回は就活でのメールの署名を正しく書く方法や注意すべきポイントについて解説。すぐに使える署名の「テンプレート」もいくつかご紹介します。

【例あり】就活でのメールの署名の正しい書き方は?
目次

就活のメールには署名をつけよう

メールに署名をつける理由

メールに署名をつけておくと、相手がメールの送り主をすぐに確認することができます。よくある苗字だと、名前だけでは誰かわからないこともありますよね。

連絡先情報を確認できるので、メールを見てすぐに電話をかけることもできます。採用担当者があなたにコンタクトを取りやすくするために、メールの署名は必ずつけて送るようにしましょう。

メールの署名に書く内容

就活のメールの署名には、氏名・所属・連絡先は必ず書きます。

「氏名」は、漢字で記載するだけでは読み方が伝わらないこともあります。平仮名やローマ字でふりがなを振っておくと、受け取った相手にも親切です。

「所属」では、学校名・学部・学科・学年を書きます。「自分が何者であるか」を一目で分かりやすく伝えられるようにしましょう。

「連絡先」では、メールアドレスと電話番号を記載しておきましょう。また、企業と郵送で書類のやり取りがある場合には、郵便番号や住所も署名に入れておくと便利です。

けい線を入れると見やすい

メール本文と署名との間を「―――――」のような、けい線で区切ると見やすくなります。 ただし、ビジネスメールでは、けい線はできるだけシンプルにしておきましょう。かわいらしくしたいからと言って「★☆★☆」のように記号で区切ると、かえって見づらくなってしまいますし、不真面目で子供っぽい印象を与えてしまいます。

すぐに使える!就活のメール署名のテンプレート

テンプレート①基本的な署名

まずは基本的な署名のスタイルを確認してみましょう。ここでは氏名・所属・メールアドレス・電話番号だけのシンプルな例を挙げます。

―――――――――――――――――
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科3年
山田 太郎(やまだ たろう)
メール:xxxxxxx@xx.co.jp
携帯電話:000‐0000‐0000
―――――――――――――――――

テンプレート②住所を加える場合

次は住所を加える場合の署名を見てみましょう。

―――――――――――――――――
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科3年
山田 太郎(Taro Yamada)
〒123‐4567
東京都〇〇区〇〇1-2-3
Mail:xxxxxxx@xx.co.jp
Tel:000‐0000‐0000
―――――――――――――――――

テンプレート③けい線に一工夫

けい線にほんの少し遊び心を加えた例もご紹介します。けい線はあくまで相手が見やすいように引くもの。派手になりすぎないように注意してくださいね。

1.「=(二重線)」を使った例
=================
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科3年
山田 太郎(やまだ たろう)
メール:xxxxxxx@xx.co.jp
携帯電話:000‐0000‐0000
===================

2.「*(アスタリスク)」を使った例
*******************
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科3年
山田 太郎(やまだ たろう)
メール:xxxxxxx@xx.co.jp
携帯電話:000‐0000‐0000
*******************

就活のメール署名で気を付けておきたいポイント

ビジネスシーンに適したメールアドレスを準備

就活でのメールでまず注意しておきたいのが、メールアドレスがビジネスメールとして相応しいものかどうかです。恋人や好きな漫画キャラの名前を使っているなど、プライベートではOKでも、公的な場に出すには不適切なメールアドレスもあります。

自分の名前やイニシャルが用いられたシンプルなアドレスがおすすめ。フリーメールで就活専用のメールアドレスを取得しても良いですし、大学から発行されたアドレスなら就活にも問題なく使えます。

署名を自動的につける機能を設定しよう

メールの署名をいちいち手入力していくのは大変ですし、内容を間違ったり、うっかり署名を忘れたまま送ったりしてしまうこともあります。メールの署名が完成したら、自動的に署名をつけてくれる機能を設定しておきましょう。

GmailメールやYahoo!メールなどのサービスでは、事前に署名を登録しておけば、全てのメールの末尾に必ず署名をつけてくれるため、安心してメールのやり取りができます。

誤字・脱字には注意!

せっかく署名をつけても、その内容に誤りがあったら意味がありません。署名が完成したら必ず見直すようにしましょう。普段使い慣れていないメールアドレスを記載した場合には、そのアドレスを入力して、きちんと自分の手元に届くかを実際に試して確認することも大切です。

誤字・脱字は企業にも迷惑をかけてしまいますし、必要な連絡が届かず自分自身が損をする危険性があります。

長すぎる署名はNG

アピールしたいことや個人的な情報を盛り込みすぎて、署名が長くなりすぎてしまう人がいますが、長すぎる署名はあまり印象がよくありません。

ホームページがあるからとサイトのリンクを追加したり、SNSアカウントも全て記載しておいた方がいいかなと情報を追加してしまうと、メール全体がかなり長くなってしまいます。署名には、必要な情報を厳選して書くようにしましょう。

メールの署名についての疑問を解消しよう

メールの署名は毎回つけるべき?

メールの署名を毎回つけるべきかについては、迷うところですよね。これには、とくに決まったルールなどはありません。難しいかもしれませんが、やりとりの頻度や回数に合わせて臨機応変に対応していくのが一番です。

一般的には初めての連絡には必要な情報が入っている長めの署名をつけて、2回目以降のメールでは内容を少し省略した短めの署名をつける人が多いようです。署名を作るときは、長めのバージョンと簡易バージョンの2種類を用意しておくといいですね。

返信するときも署名はつけるべき?

相手が送ってくれたメールに返信する際、署名をつけるべきかどうかも迷いますよね。署名は自分から送る場合につけるものというイメージがあるかもしれませんが、初めてメールを送る人の場合は、返信でも署名をつけておいた方が安心です。

署名で絵文字を使うのはアリ?

文字化けする可能性があるので、絵文字や特殊文字を使うのは避けた方が無難です。就活はビジネスの場でもあるので、メールで絵文字を使うのはマナー的にもふさわしくありません。もちろん(^_^)などの、顔文字を使うのもNGです。

まとめ

就活でのメールの署名はビジネスマナーの1つ。社会人としては出来て当たり前だからこそ、出来ていないと悪い方向に目立ってしまいます。しかし、エントリーシート作成や筆記試験対策のように時間をかけなくても、その日のうちに対策できることでもあります。
「就活が近づいているけれど、何から手をつけようか」と迷っている方はぜひ、この機会に自分の署名を作成してみてはいかがでしょうか。メール末尾に自動的に署名をつける設定もお忘れなく!


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