【例文あり】大学教授にメールする際のマナーとは？

大学生になると授業の質問や、教授と会うためのオフィスアワーのアポイント、ゼミの出欠連絡など教授にメールをする機会が数多くあります。「教授へのメールも友達と同じ感覚でいいのかな？」「メールの書き方にマナーはあるのかな？」と悩んでしまう大学生もいると思います。実は大学教授に対して友人と同じようにメールをするのはマナー違反です。今回は大学教授にメールする際のマナーについて、例文付きでご紹介します。

大学の教授へのメールはPCメールから送る

大学の教授へのメールはPCのメールから送りましょう。携帯電話のキャリアメールから送信すると、迷惑メールフィルターに引っ掛かってしまい、きちんと届かない恐れがあるからです。また、レポート提出やレジュメの配布など添付ファイルをやり取りなどする時に携帯ではうまく受け取れないこともあります。
入学時に支給された大学のメールアドレスを使うのがもっとも良いですが、理由があってフリーメールのアドレスを使う場合には、Yahoo!メールやGmailなど大手のメールアドレスを活用しましょう。

大学教授へのメールの書き方

それでは、実際に大学の教授にどのようにメールを書けばいいかを見ていきましょう。

件名では要件をまとめて書く

まずは件名で要件が一目見てわかるように書きましょう。「いつ」「誰が」「何を」「どうするのか」をきちんと押さえておくことが大切です。
例えば、オフィスアワーの予約を取りたい場合には「3月3日（火）15時のオフィスアワーの予約について（経済学部2年　佐藤一郎）」といった形で書きます。
教授のもとには毎日たくさんのメールが届いています。件名でメールの内容を把握できることは忙しい教授への配慮として大切なことです。
件名を書き忘れると迷惑メールとして読んでもらえなかったり、PCのメール設定によっては自動的にはじかれてしまったりこともあるため、件名はしっかりと書いておきましょう。

メールの最初には宛名を書く

メール本文の最初には「〇〇先生」と宛名を書きましょう。普段の友人宛てのメールではわざわざ書くことはないと思いますが、本文に宛名を書くのは社会に出てからのビジネスマナーとしても必須なものですので、この機会に身に着けておきましょう。
また、間違いメールでないことを相手に伝える意味合いもあります。

挨拶文を入れる

宛名の次には挨拶文を書きます。大学生から教授へのメールでは「お世話になっております」がどのような場面でも使えて便利ですので覚えておきましょう。丁寧に書こうと思うあまり、手紙に書くような長々とした挨拶は不要です。

自分の所属と名前を書く

次に自己紹介の文章を書いておきましょう。
「経済学部経営学科２年の佐藤一郎（学籍番号123456789）と申します」など、学部・学科・学籍番号を添えると、自分が何者かが教授に伝わりやすくなります。特に大人数の授業の場合、教授が学生1人1人を記憶するのは難しいことがあるので、シンプルかつ明確に伝えます。

要件はシンプルにまとめる

要件はシンプルに「いつ」「何が」「どうしたのか」を押さえて伝えましょう。また教示に何かを求める場合にも「いつ」「何を」「どうしてほしいのか」を明確に示しましょう。
例えば、オフィスアワーの時間を設定してほしい場合は、「3月3日（火）15時に授業内容についてお聞きしたいことあり、オフィスアワーの予約を取りたいと考えています。〇〇先生のご都合はいかがでしょうか」などとまとめます。

結びの言葉を書く

本文の最後には締めの挨拶文を書いておきます。
基本的には「よろしくお願いします」を添えれば問題はありませんが、もう少し丁寧にするならば「よろしくお願いいたします」や「お手数をおかけして申し訳ありませんがよろしくお願いいたします」「お忙しい中恐縮ですがよろしくお願いいたします」などのバリエーションがあります。

署名を設定しておく

メール本文の最後には署名を付けます。
―――
□□大学経済学部経営学科２年
学籍番号123456789
佐藤　一郎
メールアドレス：＊＊＊＊＠＊＊＊＊
―――
といった形です。一回一回書くのは手間ですが、メールに署名文を設定することで、自動的にメール本文の最後に署名が付くように設定できます。ぜひ設定しておきましょう。

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大学の教授へのメール例文

大学の教授へのメール例文をいくつかの要件に分けて挙げてみます。ぜひ参考にしてみてください。

教授とオフィスアワーの予約を取るとき

件名：3月3日（火）15時のオフィスアワーの予約について（経済学部２年　佐藤一郎）

本文：

〇〇先生

お世話になっております。
経済学部経営学科2年の佐藤一郎（学籍番号123456789）と申します。
3月3日（火）15時に授業内容についてお聞きしたいことあり、オフィスアワーの予約を取りたいと考えています。〇〇先生のご都合はいかがでしょうか。

よろしくお願いします。

□□大学経済学部経営学科３年
学籍番号123456789
佐藤　一郎
メールアドレス：＊＊＊＊＠＊＊＊＊

レポート課題について質問するとき

6月6日提出の経済学概論のレポート課題についての質問（経済学部2年　佐藤一郎）

本文：

〇〇先生

お世話になっております。
経済学部経営学科2年の佐藤一郎（学籍番号123456789）と申します。
6月6日の2限経済学概論で出されたレポート課題について2点質問があり、ご連絡いたしました。
1. 図と表どちらを使うのがレポートの形式として適切でしょうか。
2. 参考文献はあるでしょうか。

以上2点について、お忙しい中恐縮ですが、ご回答いただけると幸いです。 よろしくお願いします。

□□大学経済学部経営学科3年
学籍番号123456789
佐藤　一郎
メールアドレス：＊＊＊＊＠＊＊＊＊

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最後に

大学教授は、高校までの先生よりも接する機会が少なく、怖いイメージがあるかもしれません。しかし多くの大学教授は忙しい中でも学生を積極的に支援したいと考えています。
ぜひマナーを守ったメール方法を身に着け、教授と積極的に連絡を取って有意義な大学生活を送ってくださいね。

インターンシップガイド編集部

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