【例文あり】大学の授業やゼミを欠席する際のメールの書き方

大学の授業やゼミには全て出席するのが理想的ですが、体調不良や就職活動などでどうしても欠席しなければならないときがありますよね。

大学の授業やゼミを欠席する時の連絡はメールなどを使ってすぐに連絡しておきましょう。「でも、教授に失礼のないメールってどうやって書けばいいんだろう?」と悩んでしまう人もいるでしょう。

今回は欠席メールの書き方について具体例や例文を添えてご紹介します。

目次

大学で欠席連絡が必要なのはどんな時?

そもそも大学の授業を欠席する時に連絡は必要なのでしょうか?

通常の授業なら連絡不要

通常の大学の授業なら、欠席の連絡は不要とされていることがほとんどです。とくに数十人や数百人も生徒が出席するような講義の場合は、連絡は不要と考えていいでしょう。

連絡が必要な場合もある

ゼミや理系学部の研究など、出席が重要視されるようなクラスでは連絡が必要です。欠席の連絡が必要かどうか自分で判断できない場合は、事前に教授に確認しておくと安心です。

テストや自身の発表があるなど、通常の授業とは違う場合は欠席の連絡が必要です。教授や他の学生に迷惑がかかるような場合は必ず連絡をしましょう。

欠席届を出すと欠席扱いにならないことも

部活動で授業やゼミを欠席する場合や、お通夜やお葬式など冠婚葬祭のために出席ができない場合は、大学指定の「欠席届」を提出することで欠席扱いにならないことがあります。学生課などで確認してみましょう。

欠席連絡のメールの書き方

欠席連絡のメールに書くべき項目は次の7つです。

①件名
②宛名
③挨拶文
④自己紹介
⑤欠席の理由
⑥締めの文
⑦署名

件名を必ず書く

まず欠席メールを出すときに大切なのが件名をきちんと書くことです。「いつ」「どの授業を」「誰が」休むのかを明確にします。

例えば「本日3限の哲学基礎論Aを欠席します(文学部3年山田太郎)」という形です。 教授のもとには毎日たくさんのメールが届いています。件名でメールの内容を把握できることは忙しい教授への配慮として大切なことです。

件名を書き忘れると迷惑メールとして読んでもらえなかったり、PCのメール設定によっては自動的にはじかれてしまうこともあるため、件名はしっかりと書いておきましょう。

「〇〇先生」と宛名を書く

メール本文の最初には「〇〇先生」と宛名を書きましょう。普段の友人宛てのメールではわざわざ書くことはないと思いますが、本文に宛名を書くのは社会に出てからのビジネスマナーとしても必須なものですので、この機会に身に着けておきましょう。また、間違いメールでないことを相手に伝える意味合いもあります。

挨拶文を書く

宛名の次には挨拶文を書きます。大学生から教授へのメールでは「お世話になっております」がどのような場面でも使えて便利なので覚えておきましょう。手紙に書くような長々とした挨拶は不要です。

自己紹介を書く

次に自己紹介の文章を書いておきましょう。「文学部3年哲学科の山田太郎(学籍番号123456789)と申します」など、学部・学科・学籍番号を添えると、自分が何者かが教授に伝わりやすくなります。

特に大人数の授業の場合、教授が学生1人1人を記憶するのは難しいことがあるので、シンプルかつ明確に伝えます。

少人数のゼミなどの場合は顔も知っているので「〇〇ゼミ3年の山田太郎です」などシンプルにしても良いでしょう。

欠席の理由について書く

もっとも重要なのが欠席の理由について書くことです。「昨日より熱が下がらず、現在も38度の熱がありますので、本日の哲学基礎論Aは欠席させていただきたいと思います」など、簡単に状況を説明して伝えると良いでしょう。

場合によっては「本日の授業のレジュメを後日取りにうかがってもよろしいでしょうか?」「本日提出のレポートですが来週のゼミのときに提出してもよろしいでしょうか?」など、休んだ後の対応についても確認しておくと、次の授業やゼミにスムーズに出席できます。

締めの文を書く

本文の最後には締めの挨拶文を書いておきます。基本的には「よろしくお願いします」「どうぞよろしくお願いいたします」などと一言添えれば問題はありません。

もう少し丁寧にするならば、「お手数をおかけして申し訳ありませんがよろしくお願いいたします」「お忙しい中恐縮ですがよろしくお願いいたします」などのバリエーションがあります。

丁寧さを重視しすぎると、逆に違和感のあるメールになってしまいますので、無理せず自分の書ける文章で伝えていきましょう。

署名を設定しておく

メール本文の最後には署名を付けます。メールにつける署名は、次のようなフォーマットが一般的です。

―――
□□大学文学部哲学科3年
学籍番号123456789
山田 太郎
メールアドレス:****@****
―――

一回一回書くのは手間ですが、メールに署名文を設定することで、自動的にメール本文の最後に署名が付くように設定できます。ぜひ設定しておきましょう。

欠席メールの例文

ここまでのメールの書き方をまとめて、例文をいくつか挙げてみます。ぜひ参考にしてみてください。

授業を体調不良で欠席する場合

件名:本日3限の哲学基礎論Aを欠席します(文学部3年山田太郎)
本文:
〇〇先生
お世話になっております。
文学部哲学科3年の山田太郎(学籍番号123456789)と申します。

昨日より熱が下がらず、現在も38度の熱がありますので、本日の哲学基礎論Aは欠席させていただきたいと思います。
本日の授業のレジュメを後日取りにうかがってもよろしいでしょうか。

よろしくお願いします。

□□大学文学部哲学科3年
学籍番号123456789
山田 太郎
メールアドレス:****@****

ゼミを就職活動で欠席する場合

件名:10月10日(水)2限の哲学基礎ゼミを欠席します(文学部3年山田太郎)
本文:
〇〇先生

お世話になっております。
哲学基礎ゼミ3年の山田太郎です。

10月10日の哲学基礎ゼミですが、就職活動のため欠席させていただきます。
10日に提出締め切りのレポートですが、翌日に持参してもよろしいでしょうか。

お忙しい中恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

□□大学文学部哲学科3年
学籍番号123456789
山田 太郎
メールアドレス:****@****

欠席メールを英語で書く場合

大学では英語の授業もありますし、外国人の教授や先生もいるでしょう。ここでは、英語で欠席連絡のメールを書く場合の書き方や例文をご紹介します。

件名の書き方

件名には、日付、授業名、自分の名前を必ず書きましょう。

Unable to Attend (欠席する日付+授業名)ー 自分の名前
Missing (欠席する日付+授業名)ー 自分の名前

宛名の書き方

教授の場合は「Professor」、博士号取得者の場合は「Dr」を使いましょう。MrやMs.は失礼に当たるので、避けた方が無難です。

英語での欠席連絡メールの例文

Dear Professor Smith:

My name is Hanako Yamada(学籍番号).
I am afraid that I cannot attend tomorrow’s class due to sick.

I’m sorry for the short notice.
Sincerely,

Hanako Yamada

欠席メールを書く時の注意点

ここでは欠席連絡のメールを書く時の注意点を紹介します。

できるだけ早く連絡する

体調不良などの場合は、連絡が当日になってしまってもしょうがありませんが、私用などで事前に欠席することがわかっている場合は、なるべく早めに連絡するようにしましょう。

簡潔にまとめる

教授は忙しいです。メールはすぐに読んで内容が理解できるように、シンプルに簡潔にまとめることを心がけましょう。挨拶文を長々と書いたり、必要のない話題を入れるのは厳禁です。

誤字脱字に注意

教授の名前や授業名は正確に書くようにしましょう。短縮したり、漢字が間違っていたりすると印象がよくありません。きちんと調べて正確な名称を書くようにします。

まとめ

教授にメールをするのは緊張するものです。しかし教授はこれまで何人もの学生と関わり、メールを受け取っています。そのため学生のメールの未熟さはある程度理解している方が多くいます。

大切なのは連絡を先延ばしにしないことと、教授が読んで理解する時間をできるだけ奪わないように分かりやすく具体的なメールを書くことです。あまり恐れすぎずに挑戦してみてください。


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