履歴書を持参して手渡しするときのマナー、渡し方

就活を行っていると、「面接の際に履歴書を持参してください」と言われることがあります。いつもは郵送している書類を持参するとなると、戸惑ってしまう学生もいるでしょう。

「封筒には入れるのか」「何色の封筒がいいのか」「添え状は要るのか」など、わからないことも多いと思います。実は履歴書を持参するのにも、守るべき決まりやマナーがあります。

大事な就職活動で恥をかかないように、履歴書持参の際に気をつけるべきポイントと渡し方について確認しておきましょう。

書類持参のマナーは大切

書類の提出方法はいろいろ

就活で選考が進むと、必ず履歴書やES（エントリーシート）といった書類を提出する場面があります。書類の提出は、以下の3種類の方法が一般的です。

①郵送
②Web提出
③持参

書類の渡し方も見られている？

郵送やWeb提出は慣れていても、持参は経験がないという人もいるでしょう。持参では、書類を手渡しで面接官に渡すことになります。

書類がヨレヨレになっていたり、きちんと用意されていないと、マナーをわかっていないと思われて印象が悪くなってしまうかもしれません。書類ひとつでマイナス評価になってしまうなんてもったいないですよね。

書類を持参する場合は、「書類の内容だけでなく、書類の渡し方も面接の評価対象になることがある」ということを覚えておきましょう。

持参する書類を用意しよう

封筒はどんなタイプを選べばいい？

履歴書を入れる封筒は、履歴書を中央で二つ折りにした状態で入る大きさを選びます。一般的には、「角A4」や「角2」が基本とされています。

封筒は茶封筒がダメというわけではありませんが、できれば白色の封筒を選びましょう。茶封筒よりも白封筒の方が正式な書類を入れるのにふさわしいと考える人もいるからです。

封筒の宛名は？

手渡しなので、表面に宛名を書く必要はありません。封筒の表面の左下に赤文字で、「履歴書在中」とだけ記入しておきます。「履歴書在中」の文字は定規で線を引いて四角く囲います。

裏面には、自分の住所・氏名・提出する日付を記載します。スペースに余裕があれば、大学名と学部名も書いておくといいでしょう。

履歴書の日付は？

履歴書の日付欄には、持参する当日の日付を書くようにします。封筒の裏面にも提出する日付を記載します。間違って書類を用意している日を書かないように注意してください。

送付状は必要？

郵送ではなく書類を直接手渡す場合は、添え状は不要です。

履歴書を持参する際に気をつけるべきポイント

クリアファイルに入れる

履歴書はシワにならないように、クリアファイルに入れてから封筒に入れます。封筒のまま提出することもあるので、封筒が汚れたりヨレたりしないように注意してください。

封筒をカバンに入れる際には、クリアファイルやバインダーなどに挟むようにします。スムーズに提出できるように、カバンの取り出しやすい場所に入れておくのがいいでしょう。

履歴書はコピーをとっておく

提出する履歴書は、自分用にコピーをとっておくことをおすすめします。面接当日は履歴書のコピーを持参して、面接の前に履歴書に書いた内容を確認できるようにしておきましょう。

封筒はのり付けしない

封筒から出して履歴書だけを提出するように指示されることも多いので、封筒はのりづけせずに中の書類をすぐに取り出せるようにしておきましょう。

書類の渡し方

どのような流れで書類提出になるのかは、面接当日に実際に企業へ行ってからわかることも多いです。臨機応変に対応できるように準備しておきましょう。ここでは代表的なシチュエーションをあげて、それぞれの場合の手渡し方をご紹介します。

受付で提出する場合

受付で提出する場合は、封筒ごと手渡します。 面接官のもとに履歴書が届くまでに履歴書が折れたり傷ついたりしないように、封筒のまま渡すのが原則です。

係員や面接官が取り出しやすいように、封筒にのり付けはしません。 ただ、封筒から履歴書を出すように指示されることもあるので、その場合は担当者の指示に従うようにしましょう。

面接官に直接提出する場合

次に、面接官に直接提出する場合です。渡すタイミングは、面接官が後から入ってくる場合と、面接官の待つ部屋に自身が入室する場合で違ってきます。

面接官が後から入ってくる場合
面接官が後からくる場合は、先に面接を行う部屋に通されます。通されたらすぐに履歴書をバッグから取り出して、机やひざの上に準備しておきましょう。面接官がきたら、すぐに履歴書を渡すことができるようにしておきます。

面接官が応募書類の提出を求めてこなかった場合は、「応募書類はいかがいたしましょうか？」と自分から聞いてみましょう。提出書類について聞いてみるタイミングは、面接官の挨拶が終わった頃が良いでしょう。

面接官が先にいる場合
面接官がすでに部屋にいる場合は、挨拶をして名乗るときが渡すタイミングとなります。面接官から「履歴書をお預かりします」と声をかけてもらえることもありますから、焦らず頃合いを見計らって渡しましょう。

書類を渡す時のポイント

書類を渡す時には封筒とクリアファイルから出して、必ず両手で渡します。書類は、相手が読みやすいように向きを変えてから渡すようにしてください。黙って渡すのではなく、「よろしくお願いします」と一言添えましょう。

まとめ

今回は履歴書を持参して提出する際に、気をつけたいことやマナーについて解説しました。 Web提出が一般的になり、履歴書等を持参する機会は少なくなっています。 そのため、履歴書の手渡しは学生のマナーを見る絶好の機会になっているとも言えます。 ぜひ、この機会に履歴書の提出方法についてマスターしておきましょう。