インターンシップのお礼状が遅れた時はどうすべき？書き方と例文を紹介

「インターンシップのお礼状を送ろうと思っていたのに忘れてしまった！」、という方のために、遅れてしまった場合の対処法やお礼状の書き方を例文つきで解説します。

「そもそもお礼状は必須なのか」「いつまでに送るのがいいのか」などの、よくある疑問にもお答えします。

インターンシップのお礼状が遅れた時は

遅れても出そう

少し遅くなってもお礼状は送るべきです。企業はインターンシップの開催に、多くの時間・お金・労力を費やしています。企業や担当者に対してお礼を伝えるのは、当然のことでしょう。

インターンの最終日に直接お礼をするのはもちろんですが、加えてお礼状を出すことでより丁寧に感謝の気持ちを伝えることができます。

お礼状はいつまでに送るべき？

1dayインターンならその日のうちに、複数日にまたがる場合は最終日にお礼状を送るのがベストです。翌日でも構いませんが、できるだけ早く出すようにします。お礼状は遅くても1週間以内に送るのがマナーだと覚えておきましょう。

「お礼状を送るべきだと知らなかった」という方もいるでしょう。1週間以上経っているから送らない方がいいかもと思う人もいるかもしれませんが、感謝の気持ちを伝えるのに遅すぎるということはありません。どんなに遅くなってもいいのでお礼状は出すようにしましょう。

手紙とメールどちらで送るべきか

お礼状を出す際に、手紙かメールかで迷う人も多いでしょう。基本的にはどちらでも良いですが、手紙の方が丁寧な印象を与えることが多いです。

手紙を書く時間や余裕がないという場合は、手紙の代わりにお礼メールを送るのでも構いません。何週間も経ってからお礼状が届くよりは、少しでも早くメールで連絡する方がいいでしょう。

担当者が忙しい人であったり、効率を重視するタイプの人だったりすると、手紙よりもメールで受け取りたいと考える可能性も高いです。業界や担当者の性格を考慮して臨機応変に対応しましょう。

インターンシップのお礼状が遅れた時に注意すべきこと

速達で送るのはNG

お礼状が遅れたからといって、速達で送る必要はありません。一刻も早く届けたい気持ちはわかりますが、逆に迷惑をかけることになるので普通郵便で送りましょう。

速達で出すと手渡しとなるケースもあるため、企業の担当者がわざわ受け取る手間が生じてしまうことがあります。学生からのお礼状は、担当者にとっては急いで受け取りたいものではないはずです。速達で出すことでプラスの印象になることは少ないでしょう。

テンプレートをコピーしただけの内容はよくない

インターンシップのお礼状の書き方についてネットで検索すると、例文がたくさん見つかると思います。書き方の具体例を参考にするのはいいですが、できるだけ自分の言葉で書くことを意識しましょう。

ありきたりな文章の羅列では担当者に感謝の気持ちが十分に伝わる可能性は低いです。時候の挨拶などは定型句で構いませんが、参加した感想や入社意欲でオリジナリティのある内容にすることが大切です。

遅れたことに対する謝罪を一言添えて

「連絡が遅くなり申し訳ございません」「連絡が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます」など、遅れたことに対して謝罪の一言を添えるのがいいでしょう。

「大学の試験期間と重なったため」「体調を崩していたため」など、細かい理由まで説明する必要はありません。

お礼状の例文

メールの場合

【ポイント】
件名にお礼状であること、大学名・氏名を書く
最後に署名をつける

手紙の場合

【ポイント】
便箋と封筒は派手な色や柄入りのものは避けて無地のものを使う
縦書き横書きどちらでもOK
字が上手でなくてもいいので丁寧に書く

インターンシップのお礼状についてよくある疑問

短期のインターンシップでもお礼状は必要？

「1dayインターンや2〜3日の短期インターンなら、わざわざお礼状を出すことはないかな？」と思う人もいるかもしれません。インターンの期間にかかわらず、お礼状はできるだけ出しましょう。

1dayインターンシップや1週間以内の短期インターンの場合は、お礼のメールを送るのでも構いません。1週間以上のインターンの場合は、手紙でお礼状を出すようにしましょう。

お礼状はお世話になった人全員に書くべき？

インターン中に複数の方にお世話になったとしても、一人ずつにお礼状を送る必要はありません。宛先は人事部の方やインターンシップを統括していた方にします。誰に送るべきかわからなければ、○○株式会社人事部御中として問題ありません。

インターン中にとくにお世話になった人がいて、「どうしても感謝の気持ちを伝えたい」という場合は、個人宛にお礼状を送ってもいいでしょう。

お礼状は本選考の合否に影響する？

インターンに参加したらお礼状を送るのが望ましいですが、送らなかったからといって本選考で不採用になることはありません。手紙でなくメールでお礼の連絡をしたから選考で不利になるということもないです。

しかしお礼状を送って悪い印象を与えることはないので、余裕がある人はなるべくお礼状を送るようにしましょう。

最後に

就活中は忙しいため、お礼状がついつい後回しになってしまうこともあるでしょう。しかしお礼状はできるだけ早く出すこと、そして心をこめて書くことが大切です。インターンシップ参加後は、すぐにお礼状を出すことを習慣にしてしまいましょう。