選考を途中で辞退するときのメールの書き方

就職活動に励んでいる学生の中には、数社の選考を同時進行で進めている人も多いでしょう。選考が進んでいくと、志望度の高い企業とそうでない企業が同時に受かってしまうこともあると思います。

そんな時は、どのように対処したらいいのでしょう？途中で選考を辞退する際の連絡方法やメールの書き方などについて解説します。

就活の選考は途中で辞退できるの？

選考の辞退はめずらしいことではない

そもそも就活の選考は途中で辞退できるのでしょうか？もちろん辞退できます。辞退したら怒られるのではないかと思われるかもしれませんが、それほど気にする必要はありません。

採用担当者は学生が同時に何社かの選考を進めていることは想定内ですし、途中で辞退の連絡がくることはめずらしいことではないのです。

「連絡なし」の辞退はダメ

しかし社会人のマナーとして、辞退を決めたらなるべく早く連絡するようにしましょう。断りづらいからといって、そのままにしてはいけません。

企業もあなたのために時間を割いているのです。連絡しないで選考辞退をすると、企業に迷惑をかけることになります。直接言いづらければメールでもいいので、必ず連絡するようにしましょう。

選考を途中で辞退するときのメールの書き方


では選考辞退のメールはどのように書けばいいのでしょうか？選考辞退はよくあることとはいえ、担当者にとっては嬉しくないメールです。ビジネスメールの書式にのっとって、失礼のないように書きましょう。

件名に用件と自分の名前を書く


「【選考辞退のお願い】〇〇大学〇〇学部〇〇」というように、件名を見ただけで何のメールかわかるようにします。

担当者のメールボックスには、さまざまなメールが届きます。業務に必要なメールもあれば迷惑メールも届きます。件名を見て開封の優先度を決める人が多いので、件名に何も書かれていないと、開封されずに埋もれてしまう可能性があるのです。

せっかくメールを送っても開封されなければ、ドタキャンをしたと思われてしまう可能性もあります。それを避けるためにも、自分の名前と用件を件名にしっかりと書くようにしましょう。

本文の冒頭に宛名を書く


メール本文の1行目には、「〇〇会社 採用担当 〇〇様」という形で宛名を書きます。
普段のメールと違うので、違和感を感じる人もいるかと思います。

アドレスがその人宛なのだからわかるじゃないか、と思う人もいるかもしれません。しかしこれがビジネスメールの基本なので、必ず記載するようにしましょう。

次回の約束の日時と選考辞退の旨を伝える

次回約束している日時と用件を記載し、手短に選考辞退の旨を伝えましょう。

「お世話になります。〇〇月〇〇日に面接をお願いしております、〇〇大学〇〇学部〇〇と申します。この度は諸般の事情により、選考を辞退させていただきたく連絡をいたしました。」

というように記載します。

謝罪して締めの言葉をつける


「貴重なお時間を割いて選考をして頂いたにも関わらず、大変申し訳ございません。」と謝罪の言葉を述べるようにしましょう。

悪いことをした訳ではありませんが、担当者があなたの選考に費やしてきた時間や労力をきちんと理解し、謝罪の意思を表します。

そして、「末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。」というように定型句でしめると、より丁寧な印象になります。

署名を書く


ビジネスメールでは、メール本文の最後に署名を書くのが一般的です。必要なのは「大学名（学部や学科）、名前、住所、電話番号、メールアドレス」です。

プライベートなメールではあまり書きませんが、ビジネスメールではよく使われるのでテンプレートとして登録しておきましょう。

選考辞退の連絡についての疑問を解消

ここでは選考辞退の連絡について、よくある疑問にお答えします。

連絡はメール？それとも電話？

基本的には、選考辞退の連絡はメールで問題ありません。しかしメールでなく電話で連絡をしたほうがいい場合がいくつかあるので、注意してください。

①選考直前の場合
選考まで日数に余裕がある場合は、メールでかまいません。しかし当日もしくは前日など、選考直前になっている場合は電話で連絡します。

②内定辞退の場合
内定を辞退する時も、メールではなく必ず電話で伝えるようにします。

いつまでに連絡をすればいいの？

できるだけ早く連絡をするのがマナーです。あなたが辞退することで、選考スケジュールに変更が生じるかもしれません。担当者に迷惑がかからないよう、前日や当日の連絡はなるべく避けましょう。

選考辞退の理由を聞かれたら？


選考辞退のメールでは、「辞退の理由はなんて書こう？」と悩んでしまう方も多いと思います。選考辞退の際、必ずしも正確な理由を説明しなくてはいけないというわけではありません。

もし聞かれたとしても答えるのが難しい場合は、「一身上の都合により働けなくなった」「他社から内定を頂いたため」など形式的な理由を答えても問題ありません。そこまで踏み入って質問してくる企業は少ないので、気にしなくても大丈夫です。

メールに返信がない場合は？

選考辞退のメールに返信がない場合、採用担当者がメールに気がついていない可能性があります。採用担当者に電話をして、確認してみるのがいいでしょう。「メールを送ったからもういいや」ではなく、返信が来るまで気を抜かないようにしてください。

辞退する前によく考える

「選考辞退」は取り消せない

選考辞退の連絡をする前に、本当に辞退してもいいのかをじっくりと考えましょう。内定が出ていない場合、1つの企業の面接を辞退することで持ち駒が1つ減ってしまいます。後になって辞退した企業の選考をもう一度受けたいと思っても、受け直すことはできません。

後悔しない選択を

あらゆる可能性を考慮し、本当に辞退してよいのか考えましょう。内定をもらったからといってその企業に入社しなくてはいけないという決まりはありません。どんな選択をするにせよ、できるだけ後悔しない道を選ぶために、しっかり考える必要があります。

まとめ


いかがでしょうか？「内定が出て就活を終えることになった」「面接日が重なってしまった」「学校の行事が入ってしまった」。さまざまな理由で、選考を辞退することがあると思います。

よく考えた上で辞退するという決断をしたとしても、一度は縁があってエントリーした会社です。お互い気持ちよく終えられるよう、形式的でも構わないので最後まで責任を持って対応するようにしましょう。