返信用封筒の正しい書き方・マナーとは？送り方と返し方に分けて解説！

就活で郵便物を受け取った際に送り返す書類がある場合、返信用封筒が同封されていることがあります。「そのまま送り返すだけでいいの？」「自分の宛名は書き足すべき？」など悩むポイントが多いかもしれません。

今回は返信用封筒の正しい書き方と投函する前に確認するべき項目について解説します。

就活で返信用封筒はいつ使う？

返信用封筒とは、送り返してもらいたい書類がある場合に同封する封筒です。就活では、企業が内定通知書を郵送する際に内定承諾書を送り返してもらうため、また内定承諾後に成績証明書や推薦状などの必要書類を提出してもらうため、返信用封筒が同封されることがあります。

就活で自分から郵便物を送る場合、特に指定がなければ返信用封筒を同封する必要はありません。就活生が返信用封筒の同封を求められるケースは少なく、基本的には企業側が同封した返信用封筒を送り返すことが多いです。

企業側に返信してもらう必要がある場合や送った書類を送り返してもらう場合など、必要であれば返信用封筒を同封します。

返信用封筒は「白封筒」が一般的です。封筒のサイズは送ってもらう書類の大きさに合わせましょう。例えば自分が送った履歴書を送り返してもらう場合、A4サイズであれば「角形2号」、B5サイズであれば「角形3号」といったように折り曲げずに入るサイズを用意しましょう。

折り曲げても問題がない書類であれば、一般的な定形サイズの封筒でも大丈夫です。

返信用封筒に記入するのは「宛名」のみです。封筒の表面に記入して、裏面は白紙のままにしておきましょう。宛名には、自分の郵便番号・住所・氏名を記入します。氏名の下の敬称は「行」または「宛」を使用します。自分宛なので、「様」は使用しません。

返信用封筒はあらかじめ切手を貼っておき、送付用の封筒のサイズに合わせて折ります。切手の額面は送り返してもらう書類の重さや封筒のサイズによって変わるため、注意しておきましょう。少し余裕をもった料金の切手にしておくと安心です。

一目で返信用封筒とわかるよう、封筒は宛名を外側にして折ります。なお、折り曲げずに封筒に入れられる場合はそのままで構いません。

企業から返信用封筒を同封された場合の書き方を見ていきましょう。

返信用封筒は裏面が白紙です。そこに送り主である自分の郵便番号・住所・氏名を記入しましょう。ビジネス・就活で使用されるのは基本的に縦長の封筒です。それに合わせて住所や氏名も縦書きにしましょう。

返信用封筒の表面に書いてある宛名には「行」や「宛」と書いてあります。それを二重線で消して、「御中」または「様」に修正します。「御中」は組織に使う敬称、「様」は個人に使う敬称です。そのため企業名や部署名宛てになっている場合は「御中」、特定の社員宛てになっている場合は「様」を使用しましょう。

「御中」「様」の使い分け方はこちら！

担当につける敬称は「御中」と「様」どっち？書き方例を解説

封筒を書き慣れていないと敬称の修正を忘れがちです。「行」や「宛」をそのままにしていないか、適切な敬称に修正できているか確認しましょう。

敬称の修正は組織宛てか、個人宛てかによって使う敬称が異なります。組織（企業や部署）には「御中」、個人には「様」を使用します。また敬称は複数使えないため、「○○企業　○○部署御中　（フルネーム）様」のように重複しないようにしましょう。

組織名と個人名が書かれている場合、敬称は「様」のみで、「○○企業　○○部署　（フルネーム）様」となります。

そもそも指定された書類が入っていなければ、どれだけマナーを守っていても意味がありません。書類に不備はないか、枚数は揃っているか最後にきちんと確認しておきましょう。

基本的には返信用封筒を同封する側が切手を貼り付けるのが一般的ですが、貼り付けが必要な場合は金額に注意が必要です。書類が1枚だけの場合は問題ありませんが、複数枚同封する場合は重さも計っておきましょう。

相手から速達か普通郵便かについて指定がある場合、それに従います。特に指定がない場合、いつまでに届く必要があるのか確認して使い分けましょう。メールのやり取りができる場合は送り返したタイミングで連絡しておくと丁寧です。

返信用封筒の正しい書き方と投函する前に確認するべき項目について解説してきました。あまり返信用封筒の扱いに慣れていない学生にとっては、確認するポイントが多く感じるかもしれません。丁寧にチェックして対応するようにしましょう。

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