【エントリーシート】メールでの送り方・例文・注意点

就活中に提出するエントリーシートを、メールで送付するよう指示する企業が増えていいます。初めて企業にメールする場合は、メールになんと書けばいいのか、添付ファイルの形式はどうすべきか、送る時間はいつがいいのかなどわからないことも多いでしょう。

ここでは、添付ファイルの作成について、メールの書き方例文、送信する時間や注意点など解説します。

エントリーシートのデータ作成

指定がなければPDF形式で作成する

まずはエントリーシートをメールに添付できるようにデータ化します。ファイルの形式は、指定がなければPDFにしましょう。企業から指定があれば、指示された形式でファイルを作成してください。

元のエントリーシートのデータがエクセルやワードであっても、エントリーシートの内容を修正できないよう、PDF形式にして送付することが推奨されています。メール添付する場合は容量の大きさにも配慮が必要ですが、PDFであればエクセルやワードよりも容量を抑えられます。

ファイル名はわかりやすく

ファイルの内容がすぐにわかるよう、ファイル名も工夫する必要があります。企業から指定されていることもあるので、担当者からのメールやエントリーシート提出についての注意書きをよく確認し指示に従ってファイル名を設定しましょう。

特に指定が無い場合には「エントリーシート_○○大学_（フルネーム）」などというように、ファイルが誰のものか一目で分かるようにしておきます。

写真を貼りつける場合は容量に注意

メールを送信する際には、5MB以内にするのがマナーです。たとえば、写真などを貼りつける場合には容量が大きくなってしまうことがあります。サイズや画質などを調整して5MBを超えないようにしましょう。

エントリーシートをメールで送る際のマナーと例文

タイトルは明確に

人事担当者は、就職活動の時期は特に忙しいものです。多くの学生からの問い合わせや申し込みに対応しながら選考の調整や面接日程を決めるなど、その業務は多岐にわたります。大量のメールの中で埋もれてしまわないためにも、メールを送付する際にはタイトルを工夫しましょう。

エントリーシートを送付する場合は、「エントリーシート送付」という文言と、自分の名前をタイトルに含めることで、本文を読まなくても「これは●●さんがエントリーシートを送ってくれたメールだ」と伝わり、優先的に見てもらえる可能性が高まります。

本文は簡潔にまとめる

メールの目的が「エントリーシート送付」なら、本文に余計なことを書く必要はありません。自分の名前と大学名、エントリーシートを送付する旨を記載すれば十分です。

人事担当者に送るメールには、丁寧な言葉が必要だとさまざまな表現を加えたり、自己アピールをしたくなることもあるでしょう。しかし忙しい担当者に負担をかけないためにも、メール本文には余計なことを書かず簡潔にまとめることを意識してください。

パスワードの注意点

エントリーシートを添付したメールとは別のメールで、パスワードを送るよう指示されることがあります。これは、エントリーシートに記載されているあなたの個人情報を守るためです。

別のメールでパスワードを送付する際には、エントリーシートを添付したメールと、パスワードを記載したメールを間をあけずにすぐ送るようにしましょう。間隔があいてしまうと他のメールに紛れ、どれがパスワードの記載されたメールか分からなくなってしまう可能性があります。

メールの書き方例文

ポイントは、タイトルでメール内容を明確にすること、本文は簡潔にまとめることです。就職活動でメールを送る際には、例文のように「署名」を必ず追加しましょう。企業の人事担当者が学生の情報を把握しやすくなるため、つけておくと親切です。

エントリーシートをメールで送る際の注意点

データの添付忘れに注意

メールを書くのに一生懸命になってしまい、エントリーシートのデータを添付し忘れて送ってしまうのはよくあるミスです。メールを送信する前に、データがきちんと添付されているか、正しいデータが添付されているかを確認してから送信ボタンをおしましょう。

誤字脱字に注意

メール本文やファイル名に誤字脱字が多いと、企業の担当者に「作業が雑で丁寧な作業ができない学生」といった印象を与える可能性があります。メールを送信する前に、メールの件名、本文、添付ファイル名に間違いがないかよく確認しましょう。

送信エラーに注意

通信状態が不安定だったり、何かの不具合があったりすると、送信ボタンを押してもメールが正常に送信されないことがあります。送信済みボックスを確認して、きちんとメールが送信されたことを確認しましょう。

送信する時間帯に注意

メールを送る時間帯も注意が必要です。メール送信の時間帯にこだわらない人も多いですが、できれば企業の業務時間内に送るようにします。その方が担当者に気を使わせることもありません。

業務時間内に送る方が見逃しを防ぐこともできますし、すぐに対応してもらえる可能性が高くなります。夜中にメールを作成した場合は翌日の営業時間内に届くように、メールの送信予約機能を利用するのもいいでしょう。

メールアドレスに注意

企業にメールを送る際は、メールアドレスにも配慮しましょう。携帯電話のアドレスや友人とのやりとりで使用しているアドレスは、好きな芸能人や食べ物などがベースになっている人も少なくないと思います。

ふざけたアドレスだと、いい印象を持たない担当者もいます。プライベートで使用しているメールアドレスを使うのは避けて、就活用のメールアドレスをつくっておくのがいいでしょう。管理もしやすいですし、メールの見逃しなども防げます。

こんな時はどうする？

メールが送信エラーになる

メールが送れない原因としては、送信先のメールアドレスが間違っていることが考えられます。メールアドレスは入力間違いしやすいので、手打ちではなく、コピー&ペーストで貼り付けてしまうのがいいでしょう。

送るメールの容量が大きすぎて、送信エラーとなることもあります。添付データを圧縮したり、メールをテキスト形式にするなどして再度送信してみてください。

受領連絡には返信すべき？

企業の担当者から、エントリーシート受領の連絡が来ることがあります。メールに返信すべきなのか、それともわざわざ返信する必要がないのか、迷う人も多いと思います。

担当者のメールに「返信不要」などとある場合は返信する必要はありませんが、気になる場合は返信しておくといいでしょう。

このくらいシンプルな文面で構いません。余計なことは書かずに、できるだけ簡潔な文章を心がけて担当者の負担にならないように配慮してください。

最後に

メールのファイル添付は慣れないと難しく感じることもあると思います。就活中はデータやメールを企業の担当者に送ることも少なくないので、この機会にマナーを確認し、送り方にも慣れておきましょう。