会社説明会に遅刻するときの適切な連絡方法とは

就職活動をしているみなさん。説明会は1日にどのくらい行っていますか？
1日に2，3社の会社説明会を回っている方もいらっしゃると思います。余裕あるスケジューリングをしていたつもりが前の説明会が長引いてしまって次の会社に間に合わない！どうしよう！と思った経験のある方もいらっしゃると思います。そんなとき、みなさんはどうしていますか？
もう間に合わないからあきらめる？それともメールを送る？電話する？時間を間違えたふりをする？そんな困った時の対処法をお伝えしようと思います。

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会社説明会への遅刻は合否に影響するのか

そもそも、会社説明会への遅刻は合否に影響するのでしょうか？するかしないかの2択と言われたら、影響する可能性はあります。

しかし面接と違い、会社説明会はたくさんの人が一度に訪れます。一説には就活生の10%が遅刻してくるという話もあります。実は決して遅刻は珍しいことではないのです。
みんなが遅刻しているから自分もして良いということはありませんが、遅刻をしたから必ず不採用になるということもないのが実情です。大切なのはその時にどのような対応をするかなのです。

私の同期が今採用担当者をしていますが、彼女曰く、「説明会の段階ではそこまで厳密にチェックしていない。」と言っていました。しかし、面接官も人間です。実際の所チェックをしていないと言いつつ「でも説明会の時に態度が良かった人や悪かった人や遅刻をした人は面接のときに思い出すこともあるよね。そういうのはどうしても合否を出すときに気にする。」と言っていました。ということは、覚えられていたらやはり影響しないとは言い切れないのです。
では連絡すると目立つからしない方がよいのでしょうか？それも違います。就職をしたら一人前の会社員です。社会の一員になるものとして、きちんと説明してきちんと対応する。そうすることでよい印象を与えることができるのです。

遅刻するのは確かに良くないことです。しかし、約束をしておきながら連絡もせず欠席や遅刻をするのはもっと良くないことです。社会人になるものとしてのきちんとした対応を覚えておきましょう。

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どのように連絡すればよい？

連絡手段

遅刻しそうということが分かった時点で対応しましょう。緊急の用事なので、メールではなく電話で報告するのが鉄則です。

遅刻の伝え方

1.名乗り
「本日会社説明会の予約をしている〇〇大学の〇〇学科〇〇と申します。」とまず自分が誰であるかを伝えます。

2.担当者を呼び出す
次に「〇〇部(新卒採用担当者)の〇〇さんはいらっしゃいますか？」と担当者につないでもらうようお願いしましょう。もし電話口に出ているのが担当者でなくても、話を聞いてもらえるようであればその人に伝えても問題はありません。「担当者様によろしくお伝えください」などと言って伝言を伝えてもらうようお願いしましょう。

3.謝罪し内容を伝える
まずは謝罪です。理由はどうであれ相手は待っているわけです。誠意を持って謝罪をしましょう。そして遅刻をする旨、理由をきちんと説明しましょう。万が一理由が寝坊といった言いづらいことだったとしてもきちんと真実を話しましょう。相手は採用の専門家です。いろいろな学生を見ています。あなたが嘘をついてうまくいったと思っていても、必ず見破られます。嘘がバレて印象が悪くなるよりもきちんと真実を伝えて謝罪をした方が印象は良いです。

4.到着時刻を伝える。
そして最後に、到着時刻を忘れず伝えましょう。「到着は〇〇分頃になる見込みです。誠に勝手ではございますが参加させていただくことは可能でしょうか」ときちんと伝えます。参加する意思がある旨、そして参加できるかどうかを相手に必ず聞きましょう。
基本的にここで門前払いになることはありませんので安心してください。とはいえ自分の判断で参加しますと強引に言うのはやめましょう。あくまで説明会を開催しているのは会社であり、参加を認めるかどうかは会社側に決定権があります。
まれに遅刻は許さないという会社がある可能性はありますが、5分10分程度であればそのまま途中入場できる場合はあります。しかし最初に大事なことを言うので必ず最初から聞いて欲しいなど会社側にもその説明会に対する狙いなどがあります。そのためあまりにも遅れる場合は別日を勧められるケースもあります。上記のような聞き方をすれば何らかの提案をしてくれるはずです。それに従い対応をしましょう。

5．その後
そのまま参加できることになった場合、なるべく早く会場に向かうようにしましょう。そして到着したらまず受付の人に謝罪をします。「そして○○大学の○○です。」と名前を伝えます。そして話の邪魔にならないように静かに席に着きましょう。ただでさえ遅刻をしているので印象は悪いです。社会人として恥ずかしくないような対応をしましょう。
残念ながら後日になってしまった場合、担当者の支持通りに再度予約を行いましょう。そしてメールアドレスが分かっている場合は後ほど担当者あてにメールで謝罪と何日の何時に参加をするのかを送りましょう。返信が来るかどうかは分かりませんが、きちんとした誠意ある対応をすることが大切です。

遅刻連絡の際のNG行為

何も連絡しない

一番いけないのはこれ、何も連絡しないことです。
逆の立場で考えてみると分かると思います。例えば、友達と大事な約束をしていたとします。そんな時に相手が何の連絡もなく遅刻。謝罪もなかったとしたら…。もうその人は信用できなくなると思います。
プライベートでもそうなんです。ましてや今後一緒に仕事をしていく可能性がある人との初対面の場です。プライベートの約束よりもシビアに考えるのが普通だと思います。この人は今後仕事の会議があったとしても謝罪もなく遅れる人なのだなという判断をされてしまい当然選考にも影響が出ます。
そのことをきちんと考え、遅刻の可能性がある場合は（万が一間に合ったとしても）必ず連絡を入れるようにしましょう。

メールでの連絡

これは絶対にダメとは言い切れないのですが、避けた方がよいです。なぜかというと、説明会の前は担当者も忙しくメールを見ていない可能性が高いです。そんな中メールだけの連絡では担当者まで遅刻連絡が伝わらないことがあります。するとせっかく連絡したつもりが、「連絡もせず遅刻した学生」というレッテルが張られてしまう可能性があります。当然選考にも影響が出ます。本当にもったいないですよね。
そんなリスクを避けるためにもメールだけの連絡は避けましょう。もしメールを送るのであれば電話できちんと伝え、そのうえでメールを送るようにしましょう。

最後に

いかがでしょうか。大変だと思われるかもしれません。しかし説明会で会う人たちは今後仕事でかかわる可能性のある人たちです。「遅刻をしてしまう時は電話連絡」これは社会人として基本的なことです。そのことをきちんと頭に入れておきましょう。
そしてもちろんきちんと対応することも大切ですが、遅刻をしないことはもっと大切です。余裕のあるスケジューリングを作る。可能であれば１時間ほど前に最寄り駅につけるようにし、近くの喫茶店等で作業をしながら時間をつぶすぐらいの余裕があると良いと思います。時間があれば、その分資料を見たり質問を考えたりいろいろなことができます。今後何十年も時間を過ごす会社の説明会です。後悔をすることのないように、納得できる就職活動をしていきましょう。