【例文あり】面接の日程調整メールへの返信の仕方、マナー

企業とのメールのやり取りではビジネスマナーを守ることが求められます。もちろん、就活での面接の日程調整メールも例外ではありません。
そこで今回は面接の日程調整に対する返信メールの仕方やマナーを解説します。返信メールの例文もあわせてご紹介しますのでぜひ参考にしてください。

面接の日程調整メールの返信マナー

ここでは、面接の日程調整メールに返信する際の基本的なマナーをご紹介します。

24時間以内に返信する

企業からのメールは、できるだけ早く返信するのが鉄則です。いつまでも返信がないと採用担当者は「メールが届いていないのかな？」と心配しますし、「いつまで待たされるんだろう」と見通しが持てず不快になる可能性もあります。面接の日程調整メールが来たら遅くとも24時間以内には返信しましょう。

すぐに返信できない場合は「申し訳ございませんが、授業のスケジュールが分かるのが〇月×日になります。△日までにはご連絡いたします。よろしくお願いいたします」と連絡しておくと、相手に安心感を与えることができます。

面接候補日はいくつか挙げる

面接の候補日を自分で決められる場合には、1つに絞らずいくつかの日程を伝えましょう。 複数の候補日があれば「その日は埋まってしまったので他の日はどうですか」というやり取りを何度もしなくて済みます。「相手に配慮できる人だ」という印象を与えることもできます。

面接の日程調整における返信メールの書き方

面接の日程調整メールへの返信を書く際のポイントを4つご紹介します。

件名は「Re:」で残す

採用担当者のもとには日々たくさんのメールが届きます。そのため、ぱっと見ただけで「誰から何について送られてきたか」が分かるような件名で送る必要があります。

面接の日程調整メールが送られてきた場合には、件名は変えずに「Re:」がついた状態で返信すればOKです。何度もやり取りして「Re:」が増えすぎてしまったら「Re:」のいくつかを削除して、件名が見やすいように整えましょう。

宛先とあいさつ

メールの本文に入る前に「宛先」と「あいさつ」を書きます。

■宛先
「会社名→部署名→名前」の順に書きます。
例）株式会社〇〇　人事部　山田太郎様
相手の部署や名前が分からない場合には「採用ご担当者様」と書くと良いでしょう。

■あいさつ
受け取ったメールに返信する際のあいさつは基本的に「お世話になっております」で問題ありません。ただし、こちらから初めてメールする場合には、「お世話になります」「初めてご連絡差し上げます」などと書いた上で、「田中花子と申します」と名乗る形にします。

締めの言葉と署名

本文を書き終えたら、「締めの言葉」と「署名」を入れます。

■締めの言葉
締めの言葉としては「何卒よろしくお願い申し上げます」が一般的です。この前に「お忙しい中恐れ入りますが」や「ご多用の折恐れ入りますが」など、相手がわざわざメールを読み、対応してくれることへの配慮と感謝の気持ちを示すと、より丁寧な印象を与えます。

■署名
署名は相手がわざわざ調べなくても、連絡先が分かるようにするものです。そのため、「名前・電話番号・メールアドレス」などを記載します。郵送で書類などをやり取りする場合には「住所」も記載しておきましょう。

面接の日程調整の返信メール例文

ここでは「提示された面接日で承諾できる場合」と「提示された面接候補日では対応できない場合」の2パターンについて返信メール例文をご紹介します。

提示された面接候補日で承諾できる場合

株式会社〇〇
人事部　山田太郎様

お世話になっております。
田中花子と申します。

面接日程のご連絡ありがとうございます。
それでは、〇月×日（月）13：00に貴社にお伺いいたします。

お忙しい中、面接の時間を調整していただき、ありがとうございます。 当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

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田中花子
電話：000-1234-4568
メール：×××＠××
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提示された面接候補日では対応できない場合

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。
田中花子と申します。

このたび面接日程のご連絡ありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程では〇〇の予定が入っており、貴社に伺うことが難しい状況です。

私の都合で恐縮ですが、下記の日程であればお伺いできます。
〇月〇日（月）13時～17時
〇月〇日（火）10時～18時
〇月〇日（木）10時以降であればいつでも可

お忙しいところ誠に申し訳ございませんが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

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田中花子
■住所：000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町12-345
■TEL：000-1234-4568
■MAIL：×××＠××
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まとめ

面接の日程調整メールに返信する際は、次の2点をしっかり押さえましょう。
・24時間以内の返信
・面接候補日は複数挙げる

面接の日程調整メールに限らず、次の3点はビジネスマナーの基本です。
・件名は「Re:」で残す
・本文に入る前に「宛先」と「あいさつ」を記す
・本文後には「締めの言葉」と「署名」を入れる

この機会に習得しておくと、自信をもって企業とやり取りできるはずです。