【例文あり】企業の説明会に申し込むときのメールの書き方とマナー

企業の説明会への申し込みは就活サイトを通した予約だけでなく、メールで申し込む場合も少なくありません。就活ではビジネスメールとしてふさわしい書き方をすることが大切です。

今回は企業の説明会に申し込む時のメールの書き方やマナーをご紹介します。説明会をキャンセルしたい時のメールやお礼メールの例文も紹介しますので参考にしてください。

企業の説明会に申し込む時のメールに必要な項目とは？

件名に内容を書く

企業の説明会に申し込むときには、「企業説明会申し込み（〇〇大学 山田太郎）」のように一目で用件が分かるような件名をつけましょう。

企業には毎日たくさんのメールが届いています。件名で内容が把握できれば、メールを受け取る担当者は受け取ってすぐに対応ができますし、過去のメールをさかのぼる際にも検索がしやすくなります。

友人同士のメールでは件名を「無題」で送信することがあります。しかし、件名が「無題」だと、メールを開かないと内容が分からず、相手に余計な手間をかけさせてしまうことになります。相手に配慮する気持ちを忘れず、分かりやすい件名を記入して送るようにしましょう。

文面の最初に宛名を書く

ビジネスメールのマナーとして、メールの文面の最初に宛名を書くことも忘れないようにしましょう。宛名は「社名・部署名・氏名」の順に書きます。

社名には「株式会社」や「一般社団法人」、「合同会社」などの法人格がついていることがあります。これらも略さずに書くようにしましょう。

宛先が部署名までしか分からないことがあります。この時は「人事部 〇〇課御中」のように敬称として「御中」を使います。人物名まで分かっているときには「人事部〇〇課〇〇様」と「様」をつければOKです。また、人物名が分からないときでも「人事部〇〇課 ご担当者様」などと書くこともできます。

敬称は併用することはありません。「人事部御中 ご担当者様」のように「御中」と「様」を重ねて使わないようにしましょう。

挨拶と自己紹介から始める

宛名の次には、挨拶と自己紹介を書きます。初めてメールを送るときの挨拶としては「初めてメールを送らせていただきます」や「突然のメール失礼いたします」などが使えます。

何度もやり取りする場合には「お世話になっております」がよく使われます。自己紹介では、「学校・学部・学科・氏名」を忘れずに書きましょう。

署名を忘れずに！

メールの最後には署名を忘れずにつけるようにしましょう。署名では「氏名・所属・連絡先」を簡潔にまとめて記入します。氏名には平仮名やローマ字でふりがなを付けておくと、初めて名前を知る相手にもしっかり伝わります。

署名はけい線で区切っておくと、本文との違いが分かりやすく、メール全体が見やすくなります。記号を使うと雑多で不真面目な印象を与えてしまいますので、シンプルかつコンパクトにまとめてくださいね。

企業の説明会に申し込む時のメール例文

例文①担当者宛にメールを送る場合

【件名】
会社説明会の申し込み（〇〇大学 山田太郎）

【本文】
株式会社〇〇
人事部 〇〇課
会社説明会 ご担当者様

初めてメールを送らせていただきます。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。

現在、就職活動を行っており、〇月〇日（〇曜日）に開催される会社説明会に参加させていただきたく、メールいたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――――――
山田太郎（やまだたろう）
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科３年生
メール：[email protected]
電話：000‐0000‐0000
―――――――――――――――――――

例文②部署宛にメールを送る場合

【件名】
〇月〇日の会社説明会の参加申し込み（〇〇大学 山田太郎）

【本文】
合同会社〇〇
人事部 〇〇課御中

突然のメール失礼いたします。
私は現在就職活動を行っている、〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。

貴社で開催される〇月〇日（〇曜日）に開催される会社説明会に参加したく。メールをさせていただきました。
ご多忙のところ恐れ入りますが、なにとぞよろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科３年生
山田太郎（Taro Yamada）
Mail：[email protected]
Tel：000‐0000‐0000
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

ビジネスメールで意識したいポイント

就活用のメールアドレスを用意する

ビジネスメールでは自分の名前や誕生日などを使った、シンプルで分かりやすいメールアドレスがおすすめ。

普段使っているアドレスが就活に不適切な場合には、大学から配布されたメールアドレスを使ってみましょう。Gmailなどのメールサービスで、新たに就活用アドレスを作るのも良いかもしれません。

パソコンからの送受信ができるように設定しておく

一般的に企業からのメールはパソコンから送られてきます。どうしてもスマートフォンや携帯電話でやり取りしなければならない場合には、パソコンからのメールが拒否設定になっていないか確認しておきましょう。

また、自分から送るメールはパソコンと連携したメールサービスを使うようにしましょう。携帯のキャリアメールでは資料のやり取りなどでトラブルが起こる危険性があります。

必ず返信する

企業からメールが来た場合には、参加・不参加に関わらず、必ず返信しましょう。返信しないと「わざわざメールしたのに失礼な奴だ」と不快感を与えたり、「今後は連絡しなくていいか」と諦められてしまったりしてしまいます。

返信するときには件名は変えず、そのまま送りましょう。相手が「この用件に関する返信だな」と確認しやすくなります。

企業の説明会に行けなくなったときはどうする？

説明会申し込みをキャンセルしたい

申し込みをしたものの、説明会に参加できなくなってしまうこともあると思います。説明会に参加できなくなったときは、必ずキャンセルの連絡をしましょう。

参加できないことがわかった時点でなるべく早く伝えるのがいいですが、遅くても前日までには連絡をします。

キャンセルの理由について細かく説明する必要はありません。端的に説明会に参加できなくなったことを伝え、お詫びの言葉を必ず添えましょう。

説明会申し込みをキャンセルをしたいときの例文

【件名】
〇月〇日開催貴社説明会欠席のご連絡（〇〇大学 山田太郎）

【本文】
株式会社〇〇
人事部 〇〇課
会社説明会 ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。

参加を予定していました、〇月〇日開催の貴社の説明会ですが、
急用のため伺えなくなってしまいました。
ご迷惑をおかけしまして誠に申し訳ございません。

別日程で貴社の説明会が開催されるようでしたら、是非参加させていただきたい所存です。

大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――――――
署名

企業の説明会に参加した後はお礼メールを送るべき？

お礼メールは送るのがベター

説明会に参加した後は、できるだけお礼メールを送りましょう。しかし、形だけのメールは採用担当者の印象には残りません。

少しでも採用担当者へのアピールにつなげたいなら、説明会に参加した感想や疑問などを具体的に書くのがいいですね。お礼メールはできるだけ早いタイミングで送ることが重要なので、当日の夜か遅くても翌日中には送るようにします。

説明会に参加した後のお礼メールの例文

【件名】
〇月〇日開催説明会のお礼（〇〇大学 山田太郎）

【本文】

株式会社〇〇
人事部 〇〇課
会社説明会 ご担当者様

お世話になっております。

本日貴社の説明会に参加させていただいた、
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。
本日は大変貴重な機会をいただき、どうもありがとうございました。

さまざまな部署や職種の社員の方のお話が聞けたことで、
貴社の社風や業務内容の理解がより深まりました。

とくに社員の方の「〇〇〇〇〇〇」という言葉に大変感銘を受け、
貴社で働きたいという思いを強くいたしました。

本日はどうもありがとうございました。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

―――――――――――――――――――
署名

最後に

大学生にとってビジネスメールのマナーは「なんだか難しい」と感じるかもしれません。しかし、ビジネスメールの書き方は単に就活だけでなく、その後ずっと使えるスキルになります。就活を通して身につけておけば、どんな企業に就職しても役に立つのです。

ビジネスメールの書き方をマスターして、どんどん会社説明会に応募してみましょう。自分の書いたメールに自信がない場合は、キャリアセンターやゼミの先生などに添削してもらうと良いでしょう。