【例文あり】企業の説明会に申し込むときのメールの書き方とマナー

企業の説明会への申し込みは就活サイトを通した予約だけでなく、メールで申し込む場合も少なくありません。就活ではビジネスメールとしてふさわしい書き方をすることが大切です。
今回は企業の説明会に申し込む時のメールの書き方やマナーをご紹介します。

【例文あり】企業の説明会に申し込むときのメールの書き方とマナー
目次

企業の説明会に申し込む時のメールに必要な項目とは?

件名に内容を書く

企業の説明会に申し込むときには、「企業説明会申し込み(〇〇大学 山田太郎)」のように一目で用件が分かるような件名をつけましょう。 企業には毎日たくさんのメールが届いています。件名で内容が把握できれば、メールを受け取る担当者は受け取ってすぐに対応ができますし、過去のメールをさかのぼる際にも検索がしやすくなります。
また、友人同士のメールでは件名を「無題」で送信することがあります。しかし、件名が「無題」だと、メールを開かないと内容が分からず、相手に余計な手間をかけさせてしまうことになります。相手に配慮する気持ちを忘れず、分かりやすい件名を記入して送るようにしましょう。

文面の最初に宛名を書く

ビジネスメールのマナーとして、メールの文面の最初に宛名を書くことも忘れないようにしましょう。
宛名は「社名・部署名・氏名」の順に書きます。
社名には「株式会社」や「一般社団法人」、「合同会社」などの法人格がついていることがあります。これらも略さずに書くようにしましょう。
宛先が部署名までしか分からないことがあります。この時は「人事部 〇〇課御中」のように敬称として「御中」を使います。人物名まで分かっているときには「人事部 〇〇課 〇〇様」と「様」をつければOKです。また、人物名が分からないときでも「人事部 〇〇課 ご担当者様」などと書くこともできます。
敬称は併用することはありません。「人事部御中 ご担当者様」のように「御中」と「様」を重ねて使わないようにしましょう。

挨拶と自己紹介から始める

宛名の次には、挨拶と自己紹介を書きます。
初めてメールを送るときの挨拶としては「初めてメールを送らせていただきます」や「突然のメール失礼いたします」などが使えます。何度もやり取りする場合には「お世話になっております」がよく使われます。
自己紹介では、「学校・学部・学科・氏名」を忘れずに書きましょう。

署名を忘れずに!

メールの最後には署名を忘れずにつけるようにしましょう。署名では「氏名・所属・連絡先」を簡潔にまとめて記入します。
氏名には平仮名やローマ字でふりがなを付けておくと、初めて名前を知る相手にもしっかり伝わります。
署名はけい線で区切っておくと、本文との違いが分かりやすく、メール全体が見やすくなります。記号を使うと雑多で不真面目な印象を与えてしまいますので、シンプルかつコンパクトにまとめてくださいね。

企業の説明会に申し込む時のメール例文

例文1

【件名】
会社説明会の申し込み(〇〇大学 山田太郎)

【本文】
株式会社〇〇
人事部 〇〇課
会社説明会 ご担当者様

初めてメールを送らせていただきます。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。

現在、就職活動を行っており、〇月〇日(〇曜日)に開催される会社説明会に参加させていただきたく、メールいたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――――――
山田太郎(やまだたろう)
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科3年生
メール:xxxxxx@xx.co.jp
電話:000‐0000‐0000
―――――――――――――――――――

例文2

【件名】
〇月〇日の会社説明会の参加申し込み(〇〇大学 山田太郎)

【本文】
合同会社〇〇
人事部 〇〇課御中

突然のメール失礼いたします。
私は現在就職活動を行っている、〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。

貴社で開催される〇月〇日(〇曜日)に開催される会社説明会に参加したく。メールをさせていただきました。
ご多忙のところ恐れ入りますが、なにとぞよろしくお願いいたします。

===================
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科3年生
山田太郎(Taro Yamada)
Mail:xxxxxx@xx.co.jp
Tel:000‐0000‐0000
===================

ビジネスメールで意識したいポイント

就活用のメールアドレスを用意する

ビジネスメールでは自分の名前や誕生日などを使った、シンプルで分かりやすいメールアドレスがおすすめ。普段使っているアドレスが就活に不適切な場合には、大学から配布されたメールアドレスを使ってみましょう。
Gmailなどのメールサービスで、新たに就活用アドレスを作るのも良いでしょう。

パソコンからの送受信ができるように設定しておく

一般的に企業からのメールはパソコンから送られてきます。どうしてもスマートフォンや携帯電話でやり取りしなければならない場合には、パソコンからのメールが拒否設定になっていないか確認しておきましょう。
また、自分から送るメールはパソコンと連携したメールサービスを使うようにしましょう。携帯のキャリアメールでは資料のやり取りなどでトラブルが起こる危険性があります。

必ず返信する

企業からメールが来た場合には、参加・不参加に関わらず、必ず返信しましょう。返信しないと「わざわざメールしたのに失礼な奴だ」と不快感を与えたり、「今後は連絡しなくていいか」と諦められてしまったりしてしまいます。
返信するときには件名は変えず、そのまま送りましょう。相手が「この用件に関する返信だな」と確認しやすくなります。

最後に

大学生にとってビジネスメールのマナーは「なんだか難しい」と感じるかもしれません。しかし、ビジネスメールの書き方は単に就活だけでなく、その後ずっと使えるスキルになります。就活を通して身につけておけば、どんな企業に就職しても役に立つのです。
ビジネスメールの書き方をマスターして、どんどん会社説明会に応募してみましょう。自分の書いたメールに自信がない場合は、キャリアセンターやゼミの先生などに添削してもらうと良いでしょう。


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