インターンシップを辞退する際のメールの書き方、例文

インターンシップに参加しようとエントリーしたが、都合により辞退しなければならなくなった、というとき、どうやって連絡をするべきかわかりますか?そもそも辞退するのは企業に対して失礼なのではないか、ということも気になりますよね…。
今回は、インターンシップの参加を辞退することになった時の連絡方法を例文付きで解説します。

辞退

インターンシップの参加って辞退しても良いの?

参加しようとしていたインターンシップが他の企業とかぶってしまったり、近縁者の不幸が起きてしまったりなど、やむをえない事情で参加をすることができなくなってしまい、どうしよう、参加辞退しても良いのかな?と悩むことがあると思います。

そういう時は参加を辞退しても失礼ではありません。
しかし、辞退するということは相手に手間をかけさせることになるので、マナーとしてきちんとお詫びの連絡を入れるようにしましょう。
特に本選考を受ける可能性がある企業であれば、悪い印象を与えないよう気を付けましょう。

最悪なのは当日に何も言わず欠席することです。これは相手に迷惑をかけるので絶対にやめましょう。

辞退の連絡をする方法は基本的にメールです。ただし、前日や当日に参加できなくなるような事態が発生した場合は、確実に早く伝えるために電話で連絡しましょう。

また、別の日程で参加可能であれば、日程の変更を申し出ると良いでしょう。

辞退理由はどう伝えるか?

辞退理由は正直に伝えるほうが好ましいですが、場合によっては良くない印象を与えるので注意が必要です。

辞退理由として書くと悪い印象を与えるのは「他企業のインターンシップに参加するため辞退します」や「旅行に行くことになった」、「期末テストの勉強をするため」というものが例として挙げられます。
「他企業のインターンシップに参加するため辞退します」は自社以外にも多くの企業があるのは担当者も理解していますが、感情的にはうれしくありませんし、その企業の志望度が低いことを暗に示してしまうので気を付けましょう。
「旅行に行くことになった」、「期末テストの勉強をするため」は学生個人のスケジュール管理能力不足を疑われてしまいます。

「ゼミの合宿が入ってしまった」、「急きょテストが実施されることになってしまった」、「近縁者に不幸があった」、「大学で出席停止になる病気にかかってしまった」、「けが/病気で入院している」などが印象が悪くなりにくいものとして挙げられます。

辞退理由を書いた後「参加を辞退してもよろしいでしょうか?」と書く人はいますが、辞退メールでは自分の意思をもって辞退するため、「参加を辞退させて頂きます」のように言い切りましょう。

メールの送る際の文章例

ここでは企業に送るメールの一例を紹介したいと思います。

メール例

(件名)
○○(インターンシップ名)参加辞退のご連絡 ○○大学○○学部○年○○

(本文の内容)
株式会社○○人事部○○ (インターンシップ名)担当者様

お世話になっております。
今回○○(インターンシップ名)に参加する予定となっておりました○○大学○○学部○年の○○と申します。

大変申し訳ないのですが、私の所属するゼミの合宿の日程と重なってしまったため、貴社のインターンシップに参加することができなくなってしまいました。
参加を楽しみにしていたのですが、卒業に必要な単位取得のために必要なゼミ合宿の日程が急遽変更となり、誠に勝手ながらゼミ合宿を優先することにしました。

そのため、今回は貴社のインターンシップ参加を辞退させていただきます。
大変な迷惑をかけてしまいますが、ご容赦のほどよろしくお願い申し上げます。
○○大学○○学部○年○○
メールアドレス:(~~~@・・・)
電話番号:000-1111-2222


このようなメールとなります。
人事部は企業によって呼称が異なるため、公式サイトなどで確認しましょう。
担当者の名前が分かっている場合は、“○○(インターンシップ名)担当者様”の部分を担当者の名前に変更しておきましょう。

この内容を電話で話す際は本文中の貴社を御社に訂正して話しましょう。
(貴社は書き言葉、御社は話し言葉のため)

最後に

インターンシップの参加辞退をすることは、企業に余計な手間をかけさせることになってしまうので、なるべくしないほうが良いですが、やむを得ない理由がある場合はその旨をきちんと連絡すれば問題はありません。
逆に辞退することを気にしてエントリー数を絞ってしまうと、インターンシップに1つも参加できないということになりかねません。
日程が多少被っていても積極的に申し込みをするようにしましょう!


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