【例文あり】インターンシップ辞退のメールの書き方とマナー

都合によりインターンシップに参加できなくなってしまうこともあるでしょう。そんな時、「参加を辞退できるのか」「どうやって連絡すれば」とわからないことも多いでしょう。

今回は、インターンシップの参加を辞退することになった時のメールの書き方を例文付きで解説します。失礼にならないためのマナーもしっかり覚えておきましょう。

インターンシップは辞退してもいいの？

辞退することは可能

参加しようとしていたインターンシップが他の企業とかぶってしまったり、近親者の不幸が起きてしまったりなど、インターンに参加できなくなってしまうことがあると思います。やむを得ない事情がある場合は、参加を辞退しても構いません。

インターン参加を辞退することは問題ありませんが、大切なのはその後の対応です、誠実な対応を心がければ就活にマイナスになることは滅多にありません。

無断で欠席するのはNG

参加が決まっていたインターンを辞退するということは、担当者に迷惑をかけることになるのできちんとお詫びの連絡を入れるようにしましょう。早めに辞退を申し出れば、他の学生が参加できることもあります。

何の連絡もせずに欠席するのは絶対にやめましょう。あなたの印象も悪くなってしまい、その後の選考に参加しづらくなったりと、就活に悪影響が出てしまう可能性もあります。

辞退の連絡をする際のマナー

できるだけ早く連絡する

参加できないとわかったら、できるだけ早く連絡をしましょう。直前になるほど、企業側に迷惑をかける可能性が高くなるからです。

「参加できるかどうか微妙」という曖昧な状況でも連絡を先延ばしにせず、キャンセルの可能性がある旨をすぐに連絡します。別の日程で参加が可能であれば、日程の変更を申し出ると良いでしょう。

連絡方法はメール？電話？

辞退の連絡をする方法は基本的にメールで問題ありません。しかしこれはインターンシップ開催までに、日程の余裕がある場合です。前日や当日に参加できなくなるような事態が発生した場合は、確実に早く伝えるために電話で連絡しましょう。

辞退理由はどう伝える？

辞退理由は正直に伝えるほうが好ましいですが、場合によっては良くない印象を与えるので注意が必要です。

印象が悪くなりにくい理由

印象が悪くなりにくい理由としては次のようなものがあります。

・ゼミの合宿が入ってしまった
・大学で急きょテストが実施されることになってしまった
・近縁者に不幸があった
・けが/病気で入院している

細かい事情説明がしにくい場合は、「諸事情により辞退させていただきます」「一身上の都合により辞退させていただきます」という伝え方でも大丈です。

印象が悪くなる可能性のある理由

辞退理由として書くと悪い印象を与える理由としては次のようなものがあります。

・他企業のインターンシップに参加するため
・旅行に行くため
・期末テストの勉強をするため

「他企業のインターンシップに参加するため辞退します」は自社以外にも多くの企業があるのは担当者も理解していますが、感情的にはうれしくありませんし、その企業の志望度が低いことを暗に示してしまうので気を付けましょう。

「旅行に行くことになった」「期末テストの勉強をするため」は学生個人のスケジュール管理能力不足を疑われてしまいます。

辞退は言い切ってOK

辞退理由を書いた後「参加を辞退してもよろしいでしょうか？」と書く人がいますが、辞退メールでは自分の意思をもって辞退するため、「参加を辞退させて頂きます」のように言い切ってしまって問題ありません。

【例文】辞退を伝えるメールや電話の仕方

メールで伝える場合

ここでは企業に送るメール例文を紹介します。

【メールで伝える際のポイント】
件名にはメールの内容がわかるタイトルと大学名・氏名を書く
締めの挨拶を書く
最後に署名をつける

電話で伝える場合

企業の担当者に電話する際の文言例文を紹介します。

【電話で伝える際のポイント】
始業直後やお昼時など忙しい時間帯を避ける
周囲の騒音が入らないよう静かな場所でかける

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最後に

インターンシップの参加辞退をすることは、企業に余計な手間をかけさせることになってしまうので、なるべくしないほうが良いですが、やむを得ない理由がある場合はその旨をきちんと連絡すれば問題はありません。

逆に辞退することを気にしてエントリー数を絞ってしまうと、インターンシップに１つも参加できないということになりかねません。日程が多少被っていても積極的に申し込みをするようにしましょう。