【例文あり】インターン中のメールの書き方・返信の仕方

インターンシップに申し込みすると、面接の日程調整、質問、お礼など、メールで企業とやりとりすることがあります。メールの書き方にはさまざまなマナーや決まりがあるため注意が必要です。正しい返信の仕方や件名の書き方について例文つきで解説しますので参考にしてください。

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インターン中のメールの書き方

件名

メールの件名には、要件と自分の名前を書きます。件名を見ただけで、誰からの何についてのメールなのかわかるようにするのがマナーです。

【メール件名の具体例】
インターンシップ参加申し込み（大学名氏名）
インターンシップ選考面談の参加可能日のご連絡（大学名氏名）
インターンシップ面談日程変更のお願い（大学名氏名）
インターンシップのお礼（大学名氏名）

「インターシップについて」「面接の件」といった件名では用件がわかりにくいので、できるだけ具体的にかつ簡潔に書きましょう。

企業から送られてきたメールに直接返信すると「Re:」という文字が件名の最初につきますが、こちらはそのまま送って問題ありません。むしろ、どのメールに対する返信なのか一目でわかるので親切ともいえます。メールのやり取りを続けていくうちに用件が変わって来た場合は、件名を新しく書き換えても構いません。

メール本文

本文の構成は、宛名 → 最初の挨拶 → 用件 → 最後の挨拶 → 署名というのが一般的です。

①宛名
宛名にはメールを送る相手の企業名、役職、名前を書きます。どこまでわかっているかによって、以下のようにいくつかのパターンを使い分けます。

【基本パターン：社名 部署名 氏名】
○○株式会社
営業部
山田太郎様

【部署名がわからない場合：社名 氏名】
○○株式会社
山田太郎様

【部署はわかるが個人名がわからない場合：社名 部署名】
○○株式会社
インターンシップご担当者様

先に相手からメールが送られている場合は、メール下部の署名欄から相手の部署名や氏名などを知ることができます。

②最初の挨拶
改行して、自分の大学名・学部学科・氏名を名乗り、最初の定型的な挨拶を書きましょう。
【最初の挨拶の例文】
インターンシップの選考日時についてご連絡ありがとうございます。
貴社のインターンシップに受け入れていただき御礼申し上げます。
この度は書類選考通過とのご連絡大変うれしく思っています。
前回の選考では大変お世話になりました。

③用件
自己紹介と挨拶の次に、用件を書きます。用件は簡潔にわかりやすく伝えることを心がけてください。

④最後の挨拶
最後は定型的なあいさつで締めくくります。

【最後の挨拶の例文】
お手数ですが何卒よろしくお願いします。
今後ともどうぞよろしくお願いします。

⑤署名
最後に自分の署名を入れてメール本文は完成です。署名には自分の大学名と氏名、電話番号、メールアドレスを入れましょう。

【署名の例】
----------------------------------------
〇〇大学〇〇学部〇〇（氏名）
電話番号：
メールアドレス：
----------------------------------------

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ケース別のメール例文

日程調整に関する連絡への返信

返信の際に件名を変更する必要はないのでそのままで構いません。

〇〇株式会社
△△部
◇◇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学科〇〇と申します。
この度は面接日程候補のご連絡をいただき誠にありがとうございました。

今回ご提示いただいた中で、下記の日程でしたらお伺いすることができます。
○月○日 ○○：○○～○○：○○
○月○日 ○○：○○～○○：○○

何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

選考通過に対してのお礼メール

〇〇株式会社
△△部
◇◇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学科〇〇と申します。

この度はインターンシップ選考通過のご連絡をいただきありがとうございます。
大変嬉しく思っており当日参加できることを楽しみにしております。

何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

メールを送る時に注意すべきこと

誤字脱字がないか

送信前にメールに間違いや不備がないか必ず確認するようにします。次の点について見直しをしましょう。

・アドレスは正しいか
・件名に要件と氏名が入っているか
・宛名に間違いはないか
・本文に誤字脱字はないか
・署名が入っているか

役職や名前を間違えると非常に失礼なので、企業名、役職、名前はとくにしっかりと確認するようにします。

履歴書やES（エントリーシート）を添付する際は、ファイルの添付忘れがないかも確認しましょう。

送信する時間

急ぎで対応する必要がある場合に備えて、メールを受信した際に通知する設定にしている人も少なくありません。深夜や早朝にメールを送ると迷惑をかける恐れがあるため、送信するのは営業時間内に送るのが望ましいです。

深夜や早朝にメールを作成した場合、営業時間に送信できない場合は、送信時間を設定しておくといいでしょう。

急ぎの連絡は電話でする

体調不良や急用などで、選考や面接に参加できなくなってしまった時は、メールではなく電話で連絡します。メールはすぐに見てもらえるとは限らないので、電話連絡の方が確実です。電話が繋がらない場合は、メールを送信してから時間をおいてかけ直してみてください。

メールの送信者名を設定しておく

送信者名とはメールを送ったときに相手のメールボックスに表示される自分の名前です。メールサービスによりますが、設定しないとメールアドレスしか表示されない状態になっている可能性があります。必須ではありませんが、送信者名を設定しておくとすぐに誰からのメールかわかるので親切です。

【変更の仕方】
iPhoneの場合は「設定＞メール>アカウント＞自分が表示名を変えたいアカウントをタップ」することで、アカウントの詳細が表示されます。そのあと送信者名の部分をタップして変更して完了です。

Androidスマートフォンだと多少手順が異なり「メールアプリを開く＞左上の三本線の部分をタップ＞設定をタップ＞対象のアカウントを選択」で送信者名を変更することができます。PCブラウザからGmailを利用している場合は、「設定」→「アカウントとインポート」→「名前」から変更します。

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まとめ

メールのマナー1つで印象も大きく変わります。就職後にも役立つ知識ですので、ぜひこの機会に身につけておきましょう。