【例文あり】インターンで企業に質問のメールを送るときのマナーと注意点

インターン参加にあたり「どんな服装で行けばいいの？」「必要な持ち物は？」など質問したいことがあっても、どう書けばいいのかわからないという方もいるでしょう。ここでは企業に質問する時のメールマナーについて解説し、よくある質問のメール例文をご紹介します。

ビジネスメールの基本マナー

件名には用件を書く

ビジネスメールでは一目で送信者や用件が分かるように「件名」を書くのがマナーです。企業の採用担当者の元にも毎日多くのメールが届くので、メール件名には必ず用件と氏名を書くようにしましょう。

【件名の書き方例】
例1）インターンでの提出書類についての質問（〇〇大学 山田太郎）
例2）【〇〇大学 山田太郎】インターンシップでの服装に関する質問

質問メールの件名には、「何を質問したいのか」と「送信者の所属と名前」の2点を簡潔にまとめると良いでしょう。

宛名から始める

ビジネスメールではまず「宛名」を書きます。宛名は相手の「企業名」「部署」「名前」の順に書いていきます。部署が分からなければ書かなくても構いませんし、担当者の名前が分からなければ「インターンシップご担当者様」と書けばOKです。

大切なのは、宛先を見ただけで「誰」が対応すべきメールなのかが、はっきり伝わることです。

【宛名の書き方例】
例1）
〇〇株式会社
総務部 人事課
田中花子様

例2）
株式会社×××
インターンシップご担当者様

挨拶と自己紹介を忘れずに

宛先が書けたら、「挨拶」と「自己紹介」を書きます。

挨拶では初めてメールする場合には「はじめまして」、何度かメールをやり取りしていたり、面識があったりするような場合には「いつもお世話になっております」と書くと良いでしょう。

自己紹介では「所属」と「名前」を書きます。

【挨拶と自己紹介の書き方例】
例1）
はじめまして。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年の山田太郎と申します。

例2）
いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。

質問したいことを簡潔・具体的に書く

質問メールでは、回答が欲しいことについて、具体的にかつ簡潔に示すことが大切です。

例えば「インターンシップの服装はどうすればいいでしょうか」では、スーツか私服かで悩んでいるのかもしれませんし、スーツを着るつもりだけれどスカートかパンツスタイルかで悩んでいるのかもしれません。質問者が何を聞きたいのかが漠然としすぎていて、適切な回答が難しくなってしまうのです。

「インターンシップの服装はスーツでの参加で問題ございませんでしょうか」と、具体的にすることで回答者は「スーツで構いません」か「スーツだと問題があるから〇〇を着てきてください」とシンプルに回答できます。

質問者が何を聞きたいのか、はっきり分かる文章で質問するようにしましょう。

メール末尾に署名を入れる

メールの末尾には署名を入れるのを忘れないようにしましょう。メール署名には、「名前」「所属」「連絡先」を記しておくのが基本です。連絡先にはメールアドレスと電話番号は最低限書くようにします。郵送でのやり取りが多い企業であれば、住所も書いておくと親切です。

【メール署名の書き方例】
…………………………………………………………
〇〇大学〇〇学部
山田太郎（やまだ たろう）
メール：×××.×××＠××.jp
電話：012‐3456‐789
住所：〒123-4567 〇〇県〇〇市〇〇町1－2－3
…………………………………………………………

インターンの質問メールで気を付けたいポイント

ビジネス用のメールアドレスを使う

ビジネスメールのマナーを習得しても、見落としがちなのが「メールアドレス」です。 日常的に使うメールアドレスなら恋人やペットの名前でもいいですが、ビジネスで使用するアドレスとしては不適切な印象を与えることもあります。

企業にメールを送る際には、自分の名前やイニシャルと誕生日程度のシンプルなアドレスがおすすめです。大学で配布されるメールアドレスを活用しても良いでしょう。

適度に改行する

同じ内容のメールでも、ぎゅうぎゅうに内容が詰められていると、それだけで読む気力を無くしてしまうものです。ビジネスメールでは、相手が読みやすいように適度に改行することが大切です。

最低限、「宛名」「挨拶と自己紹介」「本文」「署名」ごとに改行をしましょう。本文でも詰まった印象があれば、適宜改行を加えてみてください。

送信前に見見しをする

メールを書き上げたら、送信する前に丁寧に読み返してみましょう。メールは手紙に比べて、手軽に素早く書くことができます。その分、思いがけない変換ミスや脱字が発生してしまう可能性も高いです。

特にインターン先の企業名や担当者の名前を間違えることは失礼にあたります。送信してから「しまった！」とならないよう、必ずチェックしましょう。

インターンの質問メールはこう書く

例文①インターン当日の服装についての質問メール

例文②日程についての質問メール

例文③服装についての質問の解答に対してのお礼メール

お礼メールを送る時は、件名を変更せずにそのまま送るようにします。

例文④日程についての質問の解答に対してのお礼メール

インターンの質問メールについてよくある疑問

回答が届いたら返信すべき？

送った質問メールに対して回答が届いたら、すぐにお礼メールを送ります。企業の担当者は忙しい業務の合間をぬって、あなたのために回答してくれているのです。その感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。

回答メールに「返信不要」と書かれている場合があります。その場合は返信するとかえって迷惑となってしまうこともありますので、返信しないよう注意が必要です。状況に合わせて臨機応変に対応しましょう。

質問が複数ある場合は？

1度のメールで複数の質問をするのは問題ありません。何度も連絡をすると迷惑になるので、疑問点があればまとめて質問しましょう。複数の質問がある場合は、いくつ質問があるのかを明記してから、質問を分けて書くようにします。

電話で質問してもいい？

インターンの服装や持ち物についての質問なら、電話よりもメールで連絡する方がいいでしょう。メールなら時間がある時に読んだり返信したりできますが、電話だと相手の仕事を中断させてしまう可能性があります。

インターン当日に体調が悪くなって参加できないなどの場合を除いては、電話よりもメールが推奨されます。企業の担当者に電話をかけるのは、緊急性がある時だけにしましょう。

最後に

ビジネスメールを書く時には、相手の負担を減らす工夫や気遣いが大切であることを覚えておいてください。

「件名」がなければ、メールを開くまで用件が分かりませんし、「宛名」がなければ「誰が担当すべき用件なのか」をすぐに判断できません。また「自己紹介」や「署名」がないと「誰から来たメールなのか」を判別できずに、適切な対応が遅れてしまいます。

読む人の気持ちになってみて、簡潔でわかりやすい質問メールを書くことを心がけましょう。