【例有り】インターンシップで企業に質問のメールを送るときに気を付けるべきポイント!

インターンシップは多くの就活生にとって、企業と初めてのコミュニケーションを取る機会となります。
そのため、「インターンシップについて質問したい」と思っても、ビジネスメールの書き方に戸惑い、実際に質問するまでにハードルを感じてしまうことも。
そこで今回は、インターンシップで企業に質問メールを送る時の書き方や注意点を例と共にご紹介します。

 【例有り】インターンシップで企業に質問のメールを送るときに気を付けるべきポイント!
目次

ビジネスメールの基本を押さえよう!

用件を件名にまとめる

企業には毎日多くの手紙が届きます。そのため、ビジネスメールでは一目で送信者や用件が分かるように「件名」を書くのがマナーです。
インターンシップに関する質問を行う時には、

例1)インターンでの提出書類についての質問(〇〇大学 山田太郎)
例2)【〇〇大学 山田太郎】インターンシップでの服装に関する質問

のように、「何を質問したいのか」と「送信者の所属と名前」の2点をまとめると良いでしょう。

 

宛名から始める

ビジネスメールでは内容よりも先に「宛名」を書くことから始めます。
宛先は相手の「企業名」「部署」「名前」の順に書いていきます。部署が分からなければ、飛ばしても構いません。また、担当者の名前が分からなければ「インターンシップご担当者様」と書けばOKです。
大切なのは、宛先を見ただけで「誰」が対応すべきメールなのかが、はっきり伝わることなのです。  

例1)
〇〇株式会社
総務部 人事課
田中花子様  

例2)
株式会社×××
インターンシップご担当者様

 

挨拶と自己紹介を忘れずに!

宛先が書けたら、「挨拶」と「自己紹介」を書きます。
挨拶では初めてメールする場合には「はじめまして」、何度かメールをやり取りしていたり、面識があったりするような場合には「いつもお世話になっております」と書くと良いでしょう。
自己紹介では「所属」と「名前」を書いておきましょう。

例1)
はじめまして。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年の山田太郎と申します。

例2)
いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。

 

質問したいことを簡潔・具体的に書く

質問メールでは、回答が欲しいことについて簡潔で具体的に示すことが大切です。
例えば「インターンシップの服装はどうすればいいでしょうか」では、スーツか私服かで悩んでいるのかもしれませんし、スーツを着るつもりだけれどスカートかパンツスタイルかで悩んでいるのかもしれません。質問者が何を聞きたいのかが漠然としすぎていて、適切な回答が難しくなってしまうのです。
「インターンシップの服装はスーツでの参加で問題ございませんでしょうか」と、具体的にすることで回答者は「スーツで構いません」か「スーツだと問題があるから〇〇を着てきてください」とシンプルに回答できます。
自分が何を聞きたいか、はっきり分かる文章で質問するようにしましょう。

 

メール末尾に署名を入れる

質問文が書けたら、メールの末尾には署名を入れるのを忘れないようにしましょう。
「名前」「所属」「連絡先」を記しておくのが基本です。連絡先にはメールアドレスと電話番号は最低限書くようにします。郵送でのやり取りが多い企業であれば、住所も書いておくと親切です。

例)
〇〇大学〇〇学部
山田太郎(やまだ たろう)
メール:×××.×××@××.jp
電話:012‐3456‐789
住所:〒123-4567 〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3

 

インターンシップの質問メール例

件名:【〇〇大学 山田太郎】インターンシップでの服装に関する質問
〇〇株式会社
総務部 人事課
田中花子様

はじめまして。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年の山田太郎と申します。

貴社でのインターンシップに参加する際の服装について質問させていただきたく、ご連絡いたしました。
当日の服装についてご指定がありませんでしたが、スーツでの参加で問題はございませんでしょうか。
お忙しい中、お手数おかけいたしますが、ご回答よろしくお願いいたします。

〇〇大学〇〇学部
山田太郎(やまだ たろう)
メール:×××.×××@××.jp
電話:012‐3456‐789
住所:〒123-4567 〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3

   

インターンシップの質問メールで気を付けたいポイント

社会人として相応しいアドレスを用意しておく

ビジネスメールのマナーを習得しても、見落としがちなのが「メールアドレス」です。
日常的に使うメールアドレスには、恋人やペットの名前など、ビジネスの場には不適切な単語を使ってしまっていることもあります。
企業にメールを送る際には、自分の名前やイニシャルと誕生日程度のシンプルなアドレスがおすすめ。大学で配布されるメールアドレスを活用しても良いでしょう。

 

適度に改行して読みやすく工夫

同じ内容のメールでも、ぎゅうぎゅうに内容が詰められていると、それだけで読む気力を無くしてしまうもの。ビジネスメールでは、相手が読みやすいように適度に改行することが大切です。
まずは「宛名」「挨拶と自己紹介」「本文」「署名」で行を開けてみましょう。また「本文」も詰まった印象があれば、適宜改行を加えてみましょう。

 

誤字脱字に注意!

メールは手紙に比べて、手軽に素早く書くことができます。しかし、思いがけない変換ミスや脱字が発生してしまう危険性も持ち合わせています。
メールを書き上げたら、一度丁寧に読み返してみましょう。特にインターンシップ先の企業名や担当者の名前を間違えることは失礼にあたります。送信してから「しまった!」とならないよう、何度もチェックしておきましょう。

 

回答が届いたらお礼メールを送ろう

送った質問メールに対して回答が届いたら、お礼メールを送ります。
企業の担当者は忙しい業務の合間をぬって、あなたのためだけに回答してくれているのです。その感謝の気持ちをしっかりと伝えるようにしましょう。
ただし、回答メールに「返信不要」と書かれている場合があります。その場合は返信するとかえって迷惑となってしまうこともありますので注意が必要です。

 

最後に

ビジネスメールのマナーは「相手の負担を減らすこと」が大前提。
「件名」がなければ、メールを開くまで用件が分かりませんし、「宛名」がなければ「誰が担当すべき用件なのか」をすぐに判断できません。また「自己紹介」や「署名」がないと「誰から来たメールなのか」を判別できずに、適切な対応が遅れてしまいます。
読む人の気持ちに寄り添いながら、丁寧な質問メールを書くように心がけてみましょう。

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