【電話とメールの例文あり】インターンに遅刻しそうな時の対処法

インターンに数分でも遅刻しそうな時はすぐに連絡をすることです。ここでは遅刻連絡ですぐに使える電話とメールでの具体的な例文とお詫びのマナーについて解説します。会社に到着してからの対応や遅刻しないための事前準備、本選考への影響なども参考にしてください。

インターンに遅刻しそうな時はどうする？

遅刻しそうならなるべく早く連絡する

インターンシップの担当者にすぐに連絡をしましょう。あなたが遅刻をすることで他のインターン生に迷惑をかけてしまうかもしれませんし、事故にあったのではと担当者に心配をかけてしまう恐れもあります。できるだけ早く連絡を入れましょう。

1分でも遅れそうなら連絡する

「1〜2分や、5分以内の遅刻なら大丈夫かな」と思う人もいるかもしれませんが、たとえ1分でも遅刻は遅刻です。友達との約束や大学の講義では数分遅れても許されますが、インターンの現場ではそうはいきません。

インターンや就活の場では、「数分の遅刻ならOK」という考えは捨ててましょう。「もしかしたら遅刻してしまうかもしれないけど間に合うかも」という状況でも連絡をします。

遅刻の連絡は電話でする

遅刻の連絡は、電話で確実に担当者に伝え、謝罪することが大切です。

申し訳ないのと気まずいのとで電話はかけにくいかもしれませんが、メールやLINEなどは避けましょう。メールやLINEでは、担当者が連絡に気が付かない可能性もありますし、直接伝えないことは失礼にあたります。

満員電車の中であったり電話番号がわからなかったりなど、どうしても電話をすることができない場合にはメールで連絡してください。

【例文】インターンの遅刻連絡はどう伝えればいい？

電話で遅刻連絡するときの伝え方

遅刻を伝える電話では、「自己紹介」「遅刻する理由」「到着予定時刻」を伝えます。最後にお詫びの言葉を忘れないようにしてください。

お世話になっております。
本日〇時からのインターンに参加させていただく予定の〇〇大学の〇〇と申します。
遅刻のご連絡でお電話いたしました。
〇〇線の電車が人身事故の影響で遅れておりまして、到着が30分ほど遅れそうです。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません。
できるだけ急ぎますので宜しくお願いいたします。

到着する時間を伝えておくのがマナーですが、ギリギリの時間を伝えてその時間に間に合わないとさらに印象が悪くなってしまいます。到着予定時刻は、余裕をもって見積もるようにしましょう。

メールで遅刻連絡するときの伝え方

遅刻を伝えるメールでは、「件名」「自己紹介」「遅刻する理由」「到着予定時刻」を書きます。メールでも最後にお詫びの言葉を忘れないようにしてください。

件名：遅刻の連絡（〇〇大学〇〇）
本文：
お世話になっております。
本日〇時からのインターンに参加予定の〇〇大学〇〇です。
〇〇線の電車が人身事故の影響で遅れており、インターン開始時刻に間に合いそうにありません。会社への到着は10時半くらいになりそうです。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません。
宜しくお願い致します。

到着した後の報告と謝罪の伝え方

会社に到着したら、すぐに担当者に報告をしましょう。対面で遅刻したことを再度お詫びします。

おはようございます。本日は電車の遅延により遅刻してしまい申し訳ありませんでした。
ただいま到着しましたのでご報告です。
ご迷惑をおかけしまして申し訳ありませんでした。

ここではダラダラと言い訳をしたりせずに、簡潔に要件を伝え誠心誠意謝罪しましょう。

インターンに遅刻したときに絶対にやってはいけないこと

何事もなかったかのように参加する

到着後したらすぐに、全員に謝罪しましょう。まだインターンシップが始まっていなくても、決められた時刻に遅れるのは反省すべきことです。何事も無かったかのように参加すると、企業の担当者や他の参加者に「常識がない」と思われ印象も悪くなります。

ただし、全員にきちんと謝罪した後はいつまでもその日の遅刻を引きずる必要はありません。気持ちを切り替えてインターンシップの内容に集中しましょう。

言い訳をする

遅刻したのは電車が遅延したり、やむを得ない事情があったのかもしれません。しかし言い訳をすると、さらに印象を悪くする可能性が高いです。「不測の事態に備えて余裕をもって行動できなかったのか？」と考える人もいます。

どんな理由があろうと、まずは謝罪することが大切です。言い訳はせず、「遅刻してしまい申し訳ありません」とだけ伝えるようにしましょう。もしも理由を問われたら、事実のみを述べ、「自分は悪くない」という態度はとらないことです。

インターンに遅刻しないためにやっておくべきこと

目覚ましは3個セット

決まった時間にすっきりと目覚めることができる方であれば問題ありませんが、朝が弱い方や自信のない方は目覚まし時計を複数個セットしておきましょう。

起きたい時間の5分前と5分後にもセットしておいたり、それぞれ少し離れた場所に置いておくなど、「消して二度寝してしまう」という事態を防ぐ工夫をしておくと安心です。

会場までの行き方を確認しておく

早めに最寄駅についていても、会社までの道のりで迷って遅刻することがあるかもしれません。初めて訪れる場所なら、電車乗り継ぎだけでなく、最寄駅から会社までの行き方も調べておきましょう。

アプリではわかりにくいこともあるので、地図をプリントアウトしておき目印となる店をかきこんでおいたり、事前にグーグルマップのストリートビューで確認しておくのもいいでしょう。

30分前到着を目指す

電車の遅延は個人ではどうしようもありません。しかし、電車遅れたり道に迷ったりしても間に合うように、時間に余裕をもって行動することで遅刻を回避できます。

よく遅れがちな路線を利用する場合には、集合時間の20〜30分前に到着するように行動しておけば安心です。

インターンに遅刻したら本選考に影響はある？

インターンに遅刻してしまい、もうダメだと落ち込んでしまう人も多いでしょう。しかし、インターンシップに遅刻したからといって、本選考が受けられなかったり、すぐに不採用となるとは限りません。

遅刻のマイナスイメージを本選考まで引きずる担当者もいますし、多少の遅刻なら多めに見てくれる担当者もいます。個人の考えによるところも大きいので、どれくらい影響があるかは担当者によって変わってきます。

しかし印象が悪くなる可能性は高いため、できる限りの努力をして遅刻という失敗を挽回しましょう。遅刻連絡では誠意のある対応をすること、インターンシップ参加中は積極的に行動するなどしてやる気や熱意を他の人以上にアピールすることです。

最後に

最近増えているオンラインインターンでも、遅刻連絡については同じです。少しでも遅れそうならすぐに連絡し謝罪しましょう。これから社会人になるにあたって、遅刻しないための対策や遅刻した際の対応には十分に配慮することが求められます。時間には余裕をもって行動するようにしましょう。