秘書インターンとは｜募集のある業界やプログラム内容、参加メリットを解説

秘書は社長や役員等の上役について、業務の補佐をする少し特殊な仕事です。インターンシップがメジャーになってきていますが、秘書のインターンもあるのでしょうか。この記事では秘書インターンについて細かく解説しているので、秘書の仕事に興味がある方はぜひ参考にしてください。

秘書のインターン募集が多い業界

秘書のインターン募集はそれほど多くありません。そもそも秘書の求人は正社員としてのものが多いため、インターンを探すのは難しいです。この項目ではその中でも秘書インターンの募集が多く見られた業界をピックアップしています。

IT系

秘書インターンを募集している企業で最も多く見られるのはIT系です。IT業界にはベンチャー企業が多く、通年で人材を募集している企業が多いからでしょう。

秘書を必要としているような社長はかなり多忙なので、インターン生として手伝えばかなり重宝されます。就活生に人気のIT業界で働けるので、、秘書を志望している方はもちろんIT業界に興味がある方にもおすすめです。

医療系

病院の院長につく秘書の募集も見られます。院長は通常の医師としての業務に加え、病院の内外で重大な業務をこなす必要があります。秘書のサポートが必要な仕事なので、医療関連の仕事やサポート業務に興味がある方は医療系の募集を探すのがおすすめです。

美容系

美容系サービスを扱う社長の秘書インターンもしばしば見られます。美容業界は自社製品の広告のチェックや提携工場とのやり取りなど、責任者が担う業務がとても多い業界です。

また、女性の社長や役員の割合がかなり高い業界でもあります。女性が多い職場で働きたい方、女性社長の秘書に就きたいという方はかなりおすすめできる業界です。

秘書インターンの内容

秘書の仕事を一言で表わすなら社長の補佐ですが、実に様々な業務があります。その中でも、インターン生に任せられることが多い業務をいくつか紹介します。

スケジュール管理

秘書を必要とする社長や院長は多忙なため、秘書が居る場合はスケジュールの管理を任されることが多いです。管理にしっかり気を配ってさえいれば、特殊なスキルが要るという業務でもないため、秘書インターン生にもよく任されます。

社長は代表として社外の人と交流する機会が非常に多いため、秘書も社外の人とやりとりをすることがあります。スケジュール管理は秘書の基本的な業務ですが、特に重要な業務でもあるので、インターン中に任された場合は落ち着いて見落としやダブルブッキングがないようにしましょう。

来客や電話の対応

企業には日々多くの来客や電話が来ます。電話の場合、あまり聞く意味のない用件でかかってくるものもあるため、内容を聞いて担当者につなぐかどうかを決めるのも秘書の仕事の一部です。ビジネスでの電話マナーは細かく決まっているので、秘書インターンに興味がある方はよく確認しておきましょう

来客の場合は事前に部屋を整えたり、お茶出しをしたり、お見送りをしたりします。来客の対応も会社のイメージを左右する部分なので、インターン参加前に来客対応のマナーを確認しておくのをおすすめします。

接待の準備と同行

レストランや料亭など、社外で外部の方々と話の場を設けることもあります。これを接待と言いますが、接待の準備や接待当日の同行も秘書インターン生に任されることが多いです。

具体的な内容としては接待の会場になるお店を予約したり、当日持っていく手土産の用意などがあります。特定の技術がいるわけではないですが、先方のことをいかに思いやれるかが大事な業務なので、インターンで経験する際は相手目線の選択を心がけましょう。

書類・資料作成

会議などに使用する書類・資料の作成も、秘書インターンの業務内容によく含まれています。パソコンでの書類作成経験さえあればこなせる業務なので、学生のインターン生でも安心して取り組める場合が多いでしょう。

書類や資料の目的によって書かなくてはいけないことが違うので、グラフの作成方法やページサイズの変更法なども分かったうえでインターンに参加すれば安心です。

秘書インターン参加のメリット

社長や役員に従事するという点が秘書インターンの特徴です。こういった業務ができるインターンは他にはなかなか無いので、秘書インターンならではの参加メリットをまとめて解説します。

高レベルのビジネスマナーが身につく

組織でもトップクラスの地位の方に付いて業務を行うので、高レベルのビジネスマナーが数多く身につくことが期待されます。学生のうちから接待や会議の場に居合わせられるチャンスはそうそうないので、ビジネスマナーをしっかり身に付けたいという方であれば、誰でもおすすめできます。

コミュニケーション能力を磨ける

社長や役員は会社の内外問わず多くの人と関わるので、それに付いて働く秘書のコミュニケーション能力も上がることが期待できます。秘書として就職しなかったとしても、ビジネスシーンでのコミュニケーション能力はどんな業界でも重宝される能力です。

秘書志望ではなくても、学生のうちにコミュニケーション能力を伸ばしたいという方には秘書インターン参加のメリットがあります。

様々な業務のスキルが身につく

社長や役員の補佐と言っても、秘書業務の内容は多岐にわたっているため、インターン生として秘書を経験すれば一般的なインターンよりも幅広いスキルが身に付けられます。ビジネスの相手への応対は勿論、細かい電話マナーや資料の作成も覚えられます。

体験できる業務の種類が多いので、自分はどの業務が得意なのかを知ることもできます。一つのインターンで数多くの業務への適性が図れて、スキルを上げられるというのはなかなかないことです。これも秘書インターン参加の大きなメリットです。

経営者の仕事を間近で見られる

秘書として社長や役員の補佐をすれば、自ずと社長の仕事内容や本人の人柄、信念をうかがい知ることもできます。人数が少ない会社であれば社長と仕事ができることは少なくありませんが、詳しいスケジュールや社外での様子を見られるのは秘書の特権です。

これは卒業後に起業したい方にもとても嬉しいメリットです。自分が起業したいサービスと同業種の社長の秘書をすれば、自分が経営者になった際のイメージが付きやすくなります。会社設立までの経緯や学生時代に何をすべきかを質問することも可能なので、起業志望の方はぜひ秘書インターンを体験してみてはどうでしょうか。

最後に

秘書はの業務は多岐にわたっているため、秘書志望の方以外も、多くの業界で役立てられる有用な経験を積むことができます。経営者のすぐそばで仕事ができるということで、起業したいという方にもおすすめです。多くの人に参加メリットがあるというのが秘書インターンの魅力の一つです。この記事を読んで、興味がわいたという方はぜひ秘書インターンの募集をチェックしてみてください。