内定通知のお礼メールの書き方!【例文あり】

就職活動を行っていく上で、一つのゴールとも言える内定通知。様々な努力や困難を乗り越えて内定をもらえた時の喜びはひとしおですよね。そして内定通知を頂いた場合は、こちらからもお礼状やお礼メールを送るのがマナーとされています。では、どの様に書けばいいのでしょうか。メール?手紙?断る場合は?例文付きで解説します。

内定通知のお礼メールの書き方!【例文あり】

内定通知メールのお礼はメールでもOK?

内定通知がメールで来た場合、こちらもメールで返信して問題ありません。就活をしている上で、企業とメールのやりとりをすることは多いですよね。それは内定通知も例外ではありません。電話+メールで採否の連絡がくるという場合もあるでしょう。

封書で通知を頂いた場合はこちらも郵送でお礼状を送る必要がありますが、こちらの記事では「メールでの返信の仕方」を具体的に解説します。

メールの返信はできれば当日中、遅くとも翌営業日の午前中までに

企業との連絡はすぐに行うのが基本です。これは内定の返信だけではなく、企業とのやり取り全てに言えることですし、入社後に仕事をする上でも大切なことです。

ですので内定通知のお礼メールは、なるべく当日に送るのが良いでしょう。営業時間内ならいつでもいいですが、できる限り早く返信する方が印象が良くなります。

もし翌日以降になる場合、遅くとも午前中に送りましょう。その場合は「返信が遅くなり申し訳ございません」などと文章の最初で謝罪しましょう。企業から期限が設けられている場合は、指定の期限内で、やはりできるだけ早く返信しましょう。

内定お礼メールの書き方

企業から内定を頂いた場合、その内定を受けるか否か伝えると共に、しっかりお礼を述べましょう。
ダラダラと冗長に書くのではなく、担当者にきちんと伝わることが大切です。

内定お礼メールの流れ

基本的には下記の流れで進めます。

・宛先
・挨拶
・お礼
・内定の承諾(or辞退・お詫び)
・結びの挨拶
・署名

<ポイント>

・引用返信
ビジネスメールの基本は元のメールの内容が分かる「引用返信」です。内定通知の場合も引用返信を使いましょう。

・件名
内定通知のお礼であることが分かるような件名にし、氏名(フルネーム)を付け加えます。

・宛先
基本的には採用通知の最後に記載されている署名の方宛てです。社名、部署名、担当者の名前(フルネーム)をそれぞれ改行して書きましょう。もし採用通知メールのCCに他のアドレスの記載があった場合は、個別返信ではなく必ず「全員に返信」ボタンを押し、本文内の宛先に「採用後担当者様」と付け足してもよいでしょう。

・挨拶
大学名と氏名(フルネーム)を名乗りましょう。

・お礼
まず初めに、内定を頂いたことについて、感謝とお礼を述べましょう。

・内定の承諾
わざわざ「承諾します」とい一文を入れる必要はありませんが、今後の抱負について入れるなど承諾であることを分かりやすく書きましょう。

・結びの挨拶
今回のメールは略式になりますので、結びの挨拶の文頭は「取り急ぎ」「略儀ながら」とします。

・署名
氏名、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスを一行ずつ改行して書きましょう。

内定お礼メール 例文テンプレート

件名: 採用内定のお礼/〇〇□□(氏名)

本文:
〇〇株式会社
△△部
□□〇〇様

お世話になっております。
先日面接をして頂いた、△△大学の〇〇□□と申します。

この度は採用内定のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございます。
御社で働けること、大変嬉しく思います。
入社までの期間、御社に貢献できるよう更なる努力をして参ります。

皆様と一緒に働ける日を楽しみにしております。
どうかご指導の程、よろしくお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ御礼申し上げます。

----------------
〇〇□□(氏名)
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇町1-2-3
電話:00-0000-0000
携帯:090-0000-0000
メールアドレス:aaa@xxxxxxxx

内定を辞退する場合

折角内定をもらっても、他の企業への就職が決まっているなど残念ながら内定を辞退する場合、一刻も早く企業へ辞退の連絡をしましょう。

「スルー」は絶対にNGです。これまでに、時間と費用かけて採用をくださった企業に対し礼を欠くことになりますし、大学名を名乗っている以上、学校の信用失墜にも繋がります。また、これからの社会人生活、どこで繋がりがあるかも分かりません。誠意をもってお詫びをしましょう。

■内定辞退メール 例文テンプレート

件名: 内定辞退のお詫び/〇〇□□(氏名)

本文:
〇〇株式会社
△△部
□□〇〇様

お世話になっております。
採用内定のご連絡を頂きました、△△大学の〇〇□□と申します。

この度は採用のご連絡を頂きありがとうございます。
しかしながら、大変心苦しいのですが、今回の内定を辞退させて頂きたくご連絡させて頂きました。

ご多忙の中、面接や選考のお時間を割いて頂いたにもかかわらず
このようなご連絡になり、誠に申し訳ございません。
就職活動を通し、□□様の他、ご担当者様方には大変お世話になり、貴重な勉強をさせて頂きました。
本当にありがとうございました。

本来であれば直接お会いしてお詫びを申し上げるべきではございますが、
メールにてご連絡差し上げること、ご容赦頂ければと思います。

末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

----------------
〇〇□□(氏名)
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇町1-2-3
電話:00-0000-0000
携帯:090-0000-0000
メールアドレス:aaa@xxxxxxxx

まとめ

いかがでしたでしょうか。
内定通知がメールで来た場合、速やかに返信するのが鉄則です。
承諾するの場合も辞退の場合も、ビジネスメールのマナーに沿いつつ、感謝の気持ちを忘れずにメールしましょう。



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