【例文あり】インターンシップのお礼状の書き方とタイミング

インターンシップに参加した後のお礼状。書かなければならないと思っていても、「メールと手紙どっちがいいの?」「何を書けばいい?」「どんな便箋や封筒を使うべき?」とわからないことが多くて悩んでいる方も多いのではないでしょうか?

お礼状を書く機会は少ないので、わからないことが多いのは当然です。今回はインターンに参加した後のお礼状ついて、書き方や例文を紹介。メールと手紙、それぞれの気をつけるべきポイントも解説します。

お礼状
目次

お礼状は書くべき?

お礼状を書くのが一般的

近年の傾向として、「インターンに参加した後はお礼状を書く」というのが一般的となっています。大学のインターンシップ準備講座では、「インターンシップに参加した後は、感謝の意を示すために企業に対してお礼状を書くべき」、と指導しているところもあります。

書かなければならないわけではない

しかし、お礼状は必ず書かなくてはいけない、というものではありません。お礼状を書かない人ももちろんいます。書いた方が企業の採用担当者に好印象を与えられるので、時間があれば面倒くさがらずに書いておくのがよいでしょう。

メールにするか手紙にするか

メールでも手紙でもOK

まず、お礼状を送る際に悩むのは、メールで送るべきか手紙で送るべきかなのではないでしょうか?お礼状を送る上で重要なのは、企業に対して感謝の気持ちを伝えることです。

お礼状をメールで送っても手紙で送っても内容がしっかりしていれば、必ずあなたの感謝の気持ちは伝わるのでどちらでも構いません。

企業の風土や担当者を見て判断する

「お礼状を出すべきかどうか」「どんなお礼状を送るか」は、企業の雰囲気や担当者に合わせて判断するといいでしょう。礼儀や挨拶などを重んじる社風なら、きちんと手書きのお礼状を送るべきです。

担当者が忙しかったり、面倒な手紙などを嫌う性格の場合は、簡単なメールを送る方が好印象かもしれません。

【例文①】メールで送る場合

ここではメールでのお礼状書き方について、具体例とポイントをご紹介します。

件名:【○月○日インターンシップ参加のお礼】▽▽大学××(名前)

本文:
○○株式会社人事部
新卒採用担当 ○○様(わからない場合は新卒採用担当様)

こんにちは。先日、貴社のインターンシップに参加させていただいた▽▽大学の××と申します。

貴社のインターンシップでは大変お世話になり、誠にありがとうございました。

○日間と大変短い期間ではありましたが、貴社の皆様には丁寧に教えていただけましたこと、心よりお礼申し上げます。 現場での社員の皆さまの活躍を目の当たりにし、私自身、多くの刺激と学びを得ました。特に○○事業部の○○さんのワーク中の~という話は大変興味深く、またその志の高さに感銘を受けました。

今回のインターンシップを通じ、貴社で働きたいという思いが自身の中でより一層強くなりました。 お忙しい中、今回のような機会を設けていただきご指導賜りましたこと、心よりお礼申し上げます。

末筆ながら、貴社の発展と皆様のご活躍をお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
▽▽大学▽▽学部▽▽学科4年
×× ××
E-mail:××0123@asdf
電話番号012-3456-7890

【メールの書き方のポイント】
ビジネスの現場では、件名でメールの内容がわかるようにするのがマナーです。メールでお礼状を書くときは、インターンシップに参加した学生のお礼メールだということが一目でわかるタイトルを書きましょう。加えて件名には、大学名と氏名も記載し、本文の冒頭でもう一度名乗ります。

メールの最後には、メール用の署名を必ずつけます。大学、学部、学年、氏名、メールアドレス、電話番号などが書かれているテンプレートを作成しておくといいでしょう。

【例文②】手紙で送る場合

手紙でお礼状を書く際の具体例とポイントは次のようになります。

○○株式会社人事部
新卒採用担当 ○○様(または新卒採用担当様)

謹啓
時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日、貴社のインターンシップに参加させていただいた▽▽大学の××と申します。
貴社のインターンシップでは大変お世話になり、誠にありがとうございました。

○日間と大変短い期間ではありましたが、貴社の皆様には丁寧に教えていただけましたこと、心よりお礼申し上げます。 現場での社員の皆さまの活躍を目の当たりにし、私自身、多くの刺激と学びを得ました。特に○○事業部の○○さんのワーク中の~という話は大変興味深く、またその志の高さに感銘を受けました。

今回のインターンシップを通じ、貴社で働きたいという思いが自身の中でより一層強くなりました。 お忙しい中、今回のような機会を設けていただきご指導賜りましたこと、心よりお礼申し上げます。

末筆ながら、貴社の発展と皆様のご活躍をお祈り申し上げます。

敬具

○○年 ○月 ○○日
▽▽大学▽▽学部▽▽学科4年
×× ××(氏名)

【手紙の書き方のポイント】
便せんと封筒はビジネスでのお礼状によく利用される、白無地のシンプルなデザインが無難です。黒インクのボールペンを使うようにし、字は下手でも良いので丁寧に書くようにします。

お礼状の手紙は、一般的には縦書きが推奨されていますが、横書きでもマナー違反にはなりません。

書き出しは「拝啓」や「拝呈」のような頭語で始め、「敬具」や「拝具」のような結語で締めます。頭語の後に簡単な季節のあいさつを入れましょう。年中使える「時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます」のようなものでも良いです。最後に、いつ手紙を書いたかわかるように「書いた年月日」を入れます。

お礼状を書くタイミングは?

当日か翌日中に出すのが理想

お礼状は、なるべく早く書くようにしましょう。メールは、インターンシップが終了した日に家に帰ってから送付するのがベストです。

手紙なら、インターンが終了した翌日には発送するようにしましょう。遅くても終了してから1週間以内に届くようにします。

遅くなったら出さない方がいい?

どんな文面にしようか考えているうちに時間が経ってしまうことがあります。遅くなった場合はいっそ出さない方がいいと考える方もいるかもしれません。

お礼状で感謝の気持ちを伝えたいなら、多少遅くなっても出すのがいいでしょう。時間が経ってしまった場合は、次のような一言を添えるのがおすすめです。

「本来ならば早急にお礼申し上げるところ、遅くなりまして大変申し訳ございません」
「お礼を申し上げるのが遅くなりましたこと心よりお詫び申し上げます」

上記のような、型通りの文章でなくても構いません。感謝の気持ちとともに、連絡が遅くなったお詫びの気持ちが伝わるような文章を自分なりに考えて一言添えると印象も変わると思います。

お礼状を出すのが遅くなってしまったときは、こちらの記事も参考にしてください。

さいごに

中身のあるお礼状を出しておくことはプラスの評価になることはあっても、マイナスの評価になることはありません。面倒なひと手間かもしれませんが、メールでも良いのでおくるようにしましょう。

大切なのは具体的な感想を盛り込むことと、自分の言葉で感謝の気持ちを伝えることです。形式やマナーにこだわりすぎず、素直な気持ちが伝わる文面を考えお礼状を送ってみてください。



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