オンラインのグループワークにおすすめのツール

昨今、授業や就活でオンライン上でグループワークを行う機会が増えてきました。WordやPowerPointといったMicrosoft Office （マイクロソフト オフィス）やGoogleスライド、Googleスプレッドシートなどオンラインでのグループワークで使える便利なツールを紹介します。

オンラインのグループワークにはGoogleツールがおすすめ

オンラインのグループワークで手軽に使えて便利なのが、GoogleドキュメントやGoogleスライド、GoogleスプレッドシートといったGoogleツールです。おすすめの理由や使い方を解説していきます。

Googleツールを使用するメリット

Googleツールの一番のメリットは全員で同時に作業できる点です。Zoomで共有しなくても同じ画面を全員が見られるためスムーズにグループワークを進めることができます。また編集した文章やスライドは自動で保存されるため保存できてなくて消えてしまったという心配もありません。

Googleツールを使用するデメリット

一方でデメリットは、全員がGoogleアカウントを持っていなくてはならない点と使い慣れていない人が多い点です。Googleツールを使うにはGoogleアカウントでログインしなければならないため、普段使っていない人は少し準備に時間がかかってしまいます。またほとんどの大学生はWordやExcel、PowerPointといったMicrosoft Officeを使っているためはじめは操作に不安があるかもしれません。ただ操作はほとんどMicrosoft Officeと一緒なので慣れるまでそんなに時間はかからないでしょう。

共有の方法

ここでは自分が新規でシートを作成して共有する場合の手順を紹介します。Googleツールの共有方法はすべて共通しているので、今回はGoogleスライドを取り上げて解説します。
はじめにGoogleスライドを立ち上げたら新しいプレゼンテーションを作成します。デフォルトは他者がスライドを編集できないようになっているためこの設定を変更する必要があります。 スライドが開いたら右上にある「共有」ボタンを選択します。

適当な名前を付けて「保存」を押します。 リンクを取得のところにある「リンクを知っている全員に変更」ボタンを押します。 右下のタブを「編集者」に変更します。ここで「閲覧者」に設定すると他者は閲覧はできるものの編集はできない状態になります。 「リンクをコピー」を選択します。これでリンクがコピーできたため、LINEやZoomのチャットでURLを送ることができます。 なおここでは「リンクを知っている全員」が編集できるという設定での共有方法をご紹介しましたが、そのURLをうっかり外部に漏らしてしまうとセキュリティ上問題があるような時は、相手のGoogleアカウントのメールアドレスを入力する方法で共有しましょう。

Googleツールがおすすめのグループワーク

Googleツールは最後にプレゼンが求められる場合やアイデア出し→深掘り→改善案というように複数回に分けてグループワークが行われる場合など、書く量が多い場合におすすめです。短時間の場合は書記は1人で問題ありませんが、長時間のグループワークやプレゼンのためのスライドを作る場合は複数人で編集できた方が便利です。役割分担をうまく行って進めましょう。

セキュリティなどの問題がある場合はMicrosoft Officeを利用

全員がGoogleアカウントを持っていなかったり、セキュリティの問題でGoogleツールの使用が推奨されていない場合はWordやExcel、PowerPointといったMicrosoft Office（マイクロソフトオフィス）の利用がおすすめです。

メリットとデメリット

Microsoft Officeを使うメリットはほとんどの大学生が使い慣れているという点です。日常的に使用しているため操作で困ることはないでしょう。
デメリットは1人しか編集できない、もしくは共有が面倒くさいという点です。Googleツールと同じようファイルを共有することはできますが、共有の手順が少し複雑です。

共有方法

Microsoft Officeの共有方法を解説します。ここではPowerPointを代表として挙げておきます。
PowerPointでスライドを開いたら、右上にある「共有」を選択します。 共有にはOneDriveにアップロードする必要があります。 適当な名前を付けて「OK」を押します。 メールアドレスを入力するか、スライドのリンクを送ると共有できます。複数人に共有する場合はリンクのコピーが便利です。左下の「リンクをコピー」を選択してLINEやZoomのチャットでリンクを送りましょう。

Microsoft Office がおすすめのグループワーク

Microsoft Officeを使うのにおすすめなのは、準備時間が短い時や書記が1人で十分な比較的小規模のグループワークです。共有の手間はGoogleツールに比べるとかかりますが、1人で使う分にはMicrosoft Officeの方が慣れているぶんスムーズでしょう。グループワークの設定時間が短かったり、準備ができないときなどはMicrosoft Officeを使う方がすぐに議論に入れます。全員でファイルを共有しない場合は、書記の人がZoomで画面共有しながらメモをとるなどの工夫をしましょう。

手書きのメモはZoomのホワイトボードでも可能

イラストでイメージを伝えたいときなどはZoomのホワイトボードが便利です。
Zoomを立ち上げたら下にある「画面の共有」のアイコンを選択します。 「ホワイトボード」を選択して「共有」します。 ホワイトボードが共有できました。とっさに手書きでメモを残したいときに活用しましょう。

まとめ

オンラインのグループワークで使えるツールを紹介しました。全員で編集したい場合はGoogleツール、書記1人がメモを取る場合はMicrosoft Office、手書きでメモしたい場合はZoomのホワイトボードがおすすめです。ニーズに合わせてそれぞれを上手く使い分けましょう。