説明会を欠席するときの連絡の仕方！

就活が始まり、何十社もの企業にエントリーし、毎日説明会に飛び回っている人も多いと思います。

しかし説明会当日に体調不良になったり、テストや授業の日程変更で急遽行けなくなる…というようなこともあると思います。

そんな時、皆さんはどうしますか？今回は急に説明会をキャンセルしなければならなくなった時の連絡の仕方についてお伝えします。

説明会欠席においてやってはいけないこと

無断欠席はNG

まず絶対にやってはいけないのが、無断欠席（ドタキャン）です。つまり連絡をしないままキャンセルをするということ。

当たり前と思われる方も多いと思います。キャンセルする場合は連絡するのが常識であり、人としてのマナーです。しかし知り合いの採用担当者に聞くと、毎年必ず数名のドタキャンがでるといいます。

説明会の当日や直前に連絡するのもダメ

企業は、学生にきちんと会社について知ってもらうため一生懸命資料を作り、あなたの分の資料を印刷し、席を確保して待っています。説明会を欠席することは、採用担当者に多大な迷惑をかけることになります。

企業や担当者のためにも、事前連絡は必須です。キャンセルする必要性があると分かった場合は、なるべく早く欠席の連絡をするようにしましょう。

Web説明会でも無断欠席は厳禁

最近増えている、Web説明会。「Webだから欠席してもいいか」と、無断欠席をするのはよくありません。Webとはいえ、企業の会社説明会であることに変わりないのです。

Web説明会を欠席をする場合でも、事前にわかった場合は必ずキャンセルの連絡をするようにします。

説明会の欠席は選考に影響する？

説明会の「無断欠席」は選考に影響する可能性あり

説明会への参加・不参加が選考に影響するかどうかは、企業によって異なります。大規模な説明会の場合は、出欠の確認をしていないこともあります。

しかし、出欠の確認をとっている説明会を無断欠席すると、選考に影響することもあります。その後の採用選考に参加できなくなったり、マイナスの評価をされるなど自分にとっても不利益になる可能性があります。

説明会に出席しない就活生は志望度が低い？

また無断欠席でなくても、説明会を欠席すると「志望度が低い」と判断される可能性があります。説明会は企業の担当者に直接会ったり、話を聞ける貴重な機会です。できる限り出席するようにしましょう。

グループ会社の選考に影響する可能性がある

「説明会を無断欠席すると、他社への選考にも影響が出るのでは？」と心配する就活生も多いと思います。

他社への選考には影響しませんが、グループ会社の場合、影響する可能性が出てきます。同じ系列の企業を受ける予定がある場合は、注意しましょう。

数日前に行けないことがわかった場合のキャンセル方法

ではどのようにキャンセルの連絡を入れれば良いのでしょうか。

就活サイトで説明会の予約をした場合

まず、就活サイトから説明会の予約をしている場合、前日までであればサイト上からキャンセルの手続きができるはずです。その場合はサイトから手続きを行いましょう。

就活サイトからキャンセル手続きができるにもかかわらず、採用担当者に電話やメールをするのは避けましょう。直接連絡したいという気持ちもわからなくはないですが、これは非常に失礼に当たります。

担当者に無駄な時間を使わせてしまい、悪印象となります。そのためキャンセルの必要がある場合は、まず就活サイトで手続きができるかどうかの確認をする必要があります。

直接予約した場合

就活サイトを使っておらず、個人で予約を入れている場合には必ずメールで連絡をしましょう。電話は担当者に余計な気を使わせるだけでなく、何かの行き違いでトラブルになってしまっても大変です。数日前までであれば、必ずメールで伝えるようにします。

【メールの文例】

お世話になっております。
〇〇大学の〇〇学部〇〇と申します。

〇〇月〇〇日〇〇時から開催予定の説明会に参加する予定でしたが、〇〇（理由）のためキャンセルさせていただきたく連絡させていただきました。

つきましては、可能であれば〇〇月〇〇日〇〇から開催予定の説明会に参加させていただきたいのですがいかがでしょうか。

ご迷惑をお掛け致しますが何卒よろしくお願いいたします。

理由を必ず書く

この際、必ず入れなければならないのが理由です。数日前とはいえ説明会の欠席は印象が悪く、志望度が低いと思われてしまいます。

必ずしも本当の理由を書く必要はないですが迷惑をかけている手前、きちんとした理由を伝える必要があります。「どうしても参加が難しい・心苦しい・申し訳ない」という気持ちが伝わるような文章にしましょう。

次回の説明会の日程については、必ず入れなくてはいけないというわけではありません。その後の採用選考に参加したいと思っているのであれば、出来るだけ入れるといいでしょう。この言葉が入るだけで、志望度が高いことをアピールすることができます。

当日説明会を欠席する場合の連絡方法

当日の場合は電話で連絡する

当日に体調不良になったり、急な予定が入るというケースもあると思います。数日前であればメールで良いのですが、当日に連絡する場合は必ず電話を入れるようにしましょう。

電話連絡は、開催時間の直前にならないよう注意が必要です。早めに判断を行い、遅くとも1〜2時間前には電話をしましょう。

当日キャンセルをメールのみで済ませるのは絶対にやめましょう。説明会当日は担当者も忙しく、メールを見ていない可能性があります。連絡をしたつもりでも担当者は見ていないということも考えられます。説明会の時間になっても担当者はあなたがキャンセルしたことに気づかず、無断欠席をしたとみなされてしまうかもしれません。

謝罪の気持ちを伝える

連絡しても当日キャンセルという事実に変わりはないのでよい印象にはならないのですが、やむをえない事情の場合は仕方がありません。誠意をもって謝罪をするようにしましょう。
特別難しいことを言う必要はありません。以下のように手短に要件を伝えます。

【電話の例】
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。本日〇〇時から開催予定の説明会に参加予定でしたが、体調不良のためキャンセルさせていただきたく連絡しました。採用担当の〇〇さんいらっしゃいますか。

採用担当の人が出てくる場合もあれば伝言しておきますと言われて終わる場合もありますが、いずれにせよ必ず謝罪の言葉を伝えることが大切です。そして後日、きちんとした謝罪のメールを送ります。その際に次回の説明会に参加することができるかどうかの確認を行いましょう。

最後に

いかがでしたか？説明会の予約というのは企業との約束です。私たちが友達と遊びに行くときも、相手が連絡なしに来なかったら心配するし怒りますよね。それと同じです。採用担当者も、あなたが約束したにもかかわらず来なかったら心配するし怒ります。
そして「この学生は社会人になっても連絡なしで会社を休む人なのだな」と判断します。「キャンセルをするときは事前に連絡をする」そういった社会人として当たり前のマナーがなってない人を企業は採用しません。

些細なことでマイナス評価をうけないためにも、スケジュール管理と健康管理をきちんと行い、なるべくキャンセルをしないようにすることが大切です。そして万が一の時は、きちんとした方法で連絡をするようにしましょう。

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