インターンの電話マナーとは？かけ方や折り返しの対応方法を例文つきで紹介

就活生のみなさん、電話のマナーに自信はありますか？マナーを理解しているつもりでも急にかかってくると不自然な敬語で話してしまったり、切る前に何と言えばいいかわからなくなったりすることがあります。

面接やインターン本番の印象が良くても、電話で悪い印象を持たれてしまうともったいないです。一度基本的なマナーを確認しておきましょう。

この記事でインターン参加時の電話への対応方法や気を付けるべきポイントについて解説します。

インターンの電話で慌てないようにマナーを確認

就活時期は企業から電話がかかってくることも多い

就活をしていると企業からの電話を受けることも多くなります。特にインターン応募直後は、面接の日程調整や合否連絡、参加時の事務連絡など電話で話す機会が増えます。企業によってはメールだけでなく連絡を電話で行うところもあるため、準備しておきましょう。

インターンの電話はどんな内容？

インターン前：インターン面接の日程調整

インターン前に電話がかかってきた場合、面接の日程調整や連絡事項を伝える内容であることが多いです。特に少人数で実施するインターンの場合、直接電話で連絡が来ることが多いです。

メールと違って後から見返すことができないため、面接での服装や持ち物を言われた場合はすぐにメモを取るようにしましょう。

「インターンの概要や必要な準備について改めて知りたい」という方はこちら！

インターンシップとは？概要や参加するメリット、選び方、必要な準備などをまとめて解説

インターン前：合否の連絡

インターンの合否連絡が電話でくることもあります。合格の場合、そのまま参加意志の確認や当日の持ち物、服装についての連絡が行われることが多いです。また、インターン選考に面接があった場合、簡単なフィードバックをもらえることもあります。

インターン後：リクルーター面談の誘い

インターン終了後に電話があった場合、先輩社員と1対1で話すリクルーター面談や座談会のお誘いであることが多いです。早期選考に参加できたり、エントリーシートを添削してもらえたりと貴重な機会なので、ぜひ参加しておきましょう。リクルーター面談の場合、インターン終了から日にちが空いて連絡がくることもあります。

リクルーター面談について詳しくはこちら！

リクルーター面談とはどんなもの？逆質問は何を聞く？

番外編：インターンをキャンセルする

大学の用事が入ってしまったり、別の企業のインターンと重なってしまったりなど、どうしてもインターンに参加できなくなった場合は、できるだけ早く担当者に連絡する必要があります。メールでも問題はありませんが、開催まで日が迫っていたりメールの返信が返ってこなかったりする場合は電話で連絡しましょう。

インターンを辞退する場合のメール例文はこちら！

【例文あり】インターンシップ辞退のメールの書き方とマナー

インターンの電話のポイント

就活期間中は非通知でも応対する

普段は非通知の電話は怪しいから取らないという方も多いかもしれません。しかし、企業によっては非通知で電話をかけてくることがあるため、就活期間中は応対するべきです。非通知の場合こちらから折り返しができないため、着信に気づいたらその場で出るようにしましょう。

一回かかってきた番号は会社名と名前で登録

企業の採用担当者が個人の番号でかけてくることもあるため、あとで検索しても企業名がわからない場合があります。一度かかってきた電話番号は、企業名と社員の方の名前をセットで登録するようにしましょう。電話を取る前に相手がわかるため、連絡内容が想像でき、落ち着いて対応できるようになります。

明るくはきはきと話す

意外と忘れがちなのが声のトーンです。電話ではこちらの様子が相手に伝わりません。対面で話すときよりも明るく話すことを心がけましょう。また、緊張すると早口になることが多いです。企業の方と話すときは意識的にゆっくりはきはきと話すようにしましょう。

電話を取るときの基本マナー

電話を取る際はできるだけ早く取るのがマナーです。もちろん手元に携帯がなく、出るのに時間がかかってしまうこともあります。その場合には「お待たせしました」と一言添えると丁寧です。

また「もしもし」はあまりビジネスでは使われません。普段の癖で言ってしまわないように気をつけましょう。

例文

自分：はい、○○大学の○○です。
相手：○○株式会社○○です。インターンシップの面接についてご連絡があり連絡させていただきました。ただいまお時間5分程度よろしいでしょうか。
自分：はい、問題ありません。
相手：ありがとうございます。エントリーシートを拝見させていただき、○○さんにはぜひ次のステップであるweb面接に参加していただきたいと考えております。
自分：ありがとうございます。ぜひよろしくお願いします。
相手：それでは○○日○時はいかがでしょうか。
自分：はい、○○日○時ですね。承知しました。
相手：ありがとうございます。当日の参加URLや持ち物については後ほどメールにて連絡させていただきます。
自分：承知しました。ご連絡ありがとうございます。
相手：それでは当日よろしくお願いします。
自分：はい、当日はよろしくお願い致します。では、失礼致します。

日時を言われた場合は復唱して確認しましょう。

電話を折り返すときの基本マナー

企業は学生が授業やアルバイトなどで忙しいことを理解しているため、電話が取れなくても問題はありません。ただし、電話はできるだけ早くこちらから折り返すのがマナーです。もちろん夜や早朝は避けて営業時間内にかけるようにします。また、相手が応答したら名前を名乗ったあとすぐに「先ほどはお電話に出られず、申し訳ありませんでした。」と一言謝罪を述べるようにしましょう。

電話を折り返す前にスケジュール帳やメモ、関連する資料を手元に用意しておきましょう。

例文

相手：○○株式会社○○です。
自分：お世話になっております。○○大学の○○です。先ほどはお電話に出られず、申し訳ありませんでした。 （以下、要件に沿って会話を続ける）

担当者に直接繋がらなかった場合は、「先ほどお電話をいただいていたのですが、○○部の○○様はいらっしゃいますか？」と聞いて繋いでもらいましょう。席を外していた場合は「何時頃戻られますか？」と予定を確認し、次に電話をかける時間を決めておきます。

担当者の名前が分かっていない場合、「インターンシップのご担当者様はいらっしゃいますか？」と聞くとよいでしょう。

電話をかけるときの基本マナー

折り返しの場合と同じく営業時間内にかけるのがマナーです。特に、こちらの用事で電話をする場合は忙しい時間やお昼休憩の時間なども避けるようにしましょう。

例文：インターンをキャンセル

相手：○○株式会社○○です。
自分：お世話になっております。○○大学の○○と申します。○月○日のインターンシップの件でお電話いたしました。インターンシップのご担当者様はいらっしゃいますか？
相手：少々お待ちください。
担当者：お待たせ致しました。インターンシップ担当の○○です。
自分：お忙しいところ失礼致します。○○大学の○○と申します。○月○日のインターンシップの件でお電話いたしました。ただいま少しお時間いただいてもよろしいでしょうか。
担当者：はい、問題ありません。
自分：ありがとうございます。○月○日のインターンシップに申し込みをさせていただいたのですが、急遽ゼミの発表が入ってしまい参加することができなくなってしまったため、辞退させていただきたいと思います。貴重な機会をいただいたのにも関わらず、このようなご連絡となってしまい大変申し訳ございません。
担当者：わかりました。こちらでキャンセルの手続きを行っておきます。
自分：ありがとうございます。このたびは大変申し訳ございませんでした。失礼致します。

最後に

インターンの電話の基本マナーと例文を紹介しました。はじめは緊張するかもしれませんが、落ち着いて対応すれば問題ありません。気負いすぎず丁寧に話しましょう。