企業にメールを送るときのマナーと書き方例文を紹介

就活中は、質問したいことがあったり、日程調整をしたりと、企業の採用担当者にメールで連絡することが少なくありません。友達とメールする感覚で送ると評価を下げてしまう可能性があるので注意してください。

ここでは就活生なら知っておくべき最低限のメールマナーやメールの例文をご紹介します。返信の送り方、送っていい時間帯、土日に送ってもいいのかなど就活生が気になる疑問にもお答えするので参考にしてください。

メールの基本マナー

基本書式で書く

ビジネスメールには基本の書式があり、書くことや書き方がある程度決まっています。企業の担当者にメールをする際には、この基本書式で書くようにしましょう。

件名には用件を書く

企業の採用担当者は、毎日たくさんのメールを受け取っています。いちいち開かなくてもメールの内容がだいたいわかるように、件名にわかりやすく用件を記載するのがマナーです。

返信は24時間以内に

返信が早いと企業は学生のやる気を感じますし、話もスムーズに進みます。企業からのメールにはできるだけ早く返信することを意識して、24時間以内の返信を心がけましょう。

【例文】メールの基本書式

メールの書き方

ビジネスメールは、「宛名 → 挨拶 → 本文 → 締めの挨拶 → 署名」という流れで書くのが基本です。

まず宛名です。企業の正式名称、部署名、担当者名を書きます。会社名や個人名に間違いがあると失礼になるので、送信前に何度か確認してください。

次に挨拶です。初めての連絡なら「お世話になります」、2回目以降の連絡や電話で話したり直接あったことがあるなど面識がある場合は「お世話になっております」でいいでしょう。合わせて自己紹介として大学名と氏名を書きます。

本文には用件について書いていきます。本文はわかりやすく、簡潔にまとめることを意識してください。長々と書かれた要点がわかりにくいメールは評価を下げることになるので注意が必要です。

本文が書けたら、締めの挨拶で締めくくります。「何卒よろしくお願いします」「お忙しいところ恐縮ですがどうぞよろしくお願いします」などがあるので内容により使い分けましょう。

メールの最後にはメール署名をつけます。メール署名はメールアドレスや電話番号などが書かれたものです。署名をつけておくことで、メールを読んだ人が連絡をしやすくなるので、つけておくと親切です。

メール例文

テンプレート作成がおすすめ

「面接の日程調整」「インターンシップ」「持ち物の確認など」メールの内容ごとにテンプレートをつくって保存しておけば、一から書かなくてすむので効率的です。忙しい就活中はメールテンプレートをどんどん活用しましょう。

メールについてよくある疑問

返信するとき件名は変えるべき？

返信する際に件名を変える必要はありません。履歴がわかりやすいので、件名はそのままにしておくのがマナーです。「Re」のマークもそのままにしておきましょう。

メールを送っていいのは何時まで？

メールはその企業の就業時間中に送るのがマナーです。メールなら何時でもいいと考える人もいますが、中には急ぎの案件に対応できるよう、メール受信のタイミングでスマホに通知する設定をしている人もいます。深夜や早朝の時間帯に送ると迷惑になることがあるので注意してください。

土日にメールを送るのはマナー違反？

一般的に土日にメールを送ることをマナー違反だと考える人は少ないので問題ないでしょう。しかし土日に送る場合は、「お休みのところ失礼いたします」「お休みのところ申し訳ございません」などと、お詫びの一言を添えるようにします。

絵文字を使ってもいい？

就活中のメールで絵文字を使うのは避けた方がいいでしょう。色付き文字や強調表示もなるべく使わない方がいいです。ビジネスメールはシンプルにわかりやすく書くのがマナーなので、余計な装飾はしないのが無難です。

返信はどこまで続ける？

「返信不要です」といった文言がある場合は返信する必要はありません。何度もメールのやりとりをしたくないという担当者もいるので、必要以上に返信するのはやめましょう。何度もやりとりしなくて済むように要点をまとめて書くのもメールマナーのひとつです。

最後に

正しいビジネスメールのマナーは社会人になってからも役立つ知識です。難しいことはありませんし、一度覚えてしまえば使いこなすのは簡単です。この機会にマスターしておきましょう。