【経営戦略としてのコスト見直し】オフィスコストを見直す前に確認したいポイント｜株式会社SYNTH

オフィスコストの見直しが求められる背景

近年、物価や人件費の上昇に加えてテレワークの普及や働き方の多様化が進み、企業の経営において固定費の見直しが重要な課題となっています。
特に課題になるのは、オフィスにかかる費用の問題です。

オフィスに関する費用は、一度契約すると長期間にわたって継続するケースが多く、見直しの機会が少ない傾向にあります。そのため、現在の働き方や事業規模に対して、本当に適切なのかを定期的に確認することが重要です。
本記事では、オフィスに関する費用の全体像を整理しながら、固定費を見直す際に確認したいポイントについてわかりやすく解説します。

オフィスコストの全体像

オフィスコストを適切に見直すためには、まずどのような費用が発生しているのかを把握することが必要です。
オフィスに関する費用は、賃料だけでなく、契約前から退去時まで、さまざまな費用が発生します。

オフィス契約前に発生する費用
・敷金・保証金
・礼金
・仲介手数料
・内装工事費
・オフィス家具・什器購入費
・通信環境の整備費

オフィス利用中に発生する費用
・賃料
・共益費・管理費
・電気・空調・水道などの光熱費
・インターネット回線費用
・電話・通信費
・清掃費
・設備メンテナンス費
・コピー機や複合機のリース費用
・備品・消耗品費
・セキュリティ関連費用
・内装補修費や家具の更新費

オフィス移転・退去時に発生する費用
・原状回復工事費
・引越し費用
・新オフィスの契約費用
・新たな内装工事費
このように、オフィスには賃料以外にもさまざまな費用が発生しています。

特に開業時期や事業拡大期には、こうした費用が想定以上に膨らみます。
まずは自社がどのような費用を負担しているのかを整理することが、見直しの第一歩となります。

オフィスコストを見直すための具体的な方法

オフィスコストを削減する際は、業務の運営とのバランスを考えながら進めることが重要です。

オフィス面積を見直す
確認したいのが、現在のオフィス面積が実際の利用状況に合っているかどうかです。
テレワークや外出の多い社員が増えて、使用されていない席やスペースが発生している企業もあります。
実際の出社人数に合わせて座席数や必要面積を見直すことで、賃料や管理費の削減につながります。

オフィス管理業務を効率化する
オフィス運営には、通信環境の整備や設備管理、清掃手配、OA機器の管理など、多くの業務が発生します。
これらをすべて自社で管理している場合、社員の負担だけでなく管理するコストも増加します。
設備やサービスが整ったオフィスを活用することで業務を効率化し、本来の事業活動に集中しやすい環境を整えることができます。

業務スタイルに合ったオフィスの利用法を選ぶ
すべての企業に専有個室が必要とは限りません。
出社頻度や業務内容に応じて、最適なオフィス形態を選択することも重要です。

例えば、SYNTHのプランに当てはめると
・毎日利用し、機密性や専有性を重視する場合はレンタルオフィスプラン（個室プラン）
・週に数回の利用であればラウンジオフィスプランやコワーキングオフィスプラン
・住所利用や郵便物受取が中心であればアドレスオンリープラン
など、自社の利用形態に応じて選ぶことができます。

立地や利便性を考慮する
コスト削減だけを優先してオフィスを変更すると、社員の通勤が負担になることもあります。
さらにオフィスは企業の信用にも関わります。
頻繁にオフィスを移転して住所変更を繰り返していると、取引先や顧客に不安を与えて、信用を得にくくなる場合があります。
賃料だけを見るのではなく、立地や利便性、企業イメージとのバランスを踏まえて検討することが重要です。

シェアオフィスという選択

オフィスを移転・新設する際、従来の賃貸契約ではなく、シェアオフィスを活用する企業が増えています。従来の賃貸オフィスと比較したとき、費用面でいくつかメリットがあります。

初期費用を大幅に抑えて、すぐに業務を開始できる
シェアオフィスでは、机や椅子、インターネット環境など、業務に必要な設備があらかじめ整っています。
そのため、内装工事や什器の購入、通信設備の構築などが不要となり、契約後すぐに業務を開始できます。

通常の賃貸オフィスでは大きな負担となる初期費用を抑えられるため、起業時や新拠点開設時にも活用されることが多いです。

出張にも対応しやすい
事業が成長してくると、出張が増える企業も少なくありません。
SYNTHでは全国20拠点以上の提携施設のラウンジが無料で利用可能です。
その提携施設のラウンジを活用できるため、出張先での業務スペース確保にかかるコストや手間を軽減できます。

管理業務の負担を軽減できる
シェアオフィスでは、受付対応や郵便物の受取、清掃サービス、フリードリンクなどが月額の利用料金に含まれています。
こういったバックオフィス業務を自社で行う必要がなくなり、本業に集中することができます。

人数の増減に柔軟に対応できる
企業の成長に伴い、社員数が増減することは珍しくありません。
一般的な賃貸オフィスでは、増員に合わせて移転する場合、原状回復費用や新オフィスの契約費用、引越し費用などが発生します。また、オフィスの住所変更に伴う各種手続きも必要になります。
一方で、シェアオフィスであれば、施設内で適切な人数の区画へ移動が可能であり、同じ住所のまま増員に対応できます。

まとめ｜オフィスコストの見直しを検討している方へ

オフィスにかかる固定費の見直しは、単なるコストカットではありません。

現在の働き方や事業規模に合わせてオフィス環境を最適化することで、事業成長に向けた取り組みに集中することができます。

まずは、自社のオフィスコストの内訳や利用状況を整理し、現在のオフィス環境が本当に適切かどうかを確認してみてはいかがでしょうか。
オフィスコストの見直しや移転をご検討の際は、お気軽にSYNTHへご相談ください。